对办公室文书档案的管理及常见问题分析

陶丽琴

摘 要：文书档案即是企业内目前建设情况的概括，同时也是企业发展历程的缩影，办公室文书档案的管理水平能够在一定程度上反映出企业档案管理的水平，随着人们对信息决策质量要求的提高，办公室文书档案管理工作的重要性就越来越明显。所以对办公室文书档案进行有效的管理，确保办公室工作及企业整体工作的良性发展已经势在必行。本文将对办公室文书档案管理工作中的常见问题及管理方法进行探究。

关键词：文书档案；管理；策略分析

文书档案的管理工作是组织内基础管理工作的重要组成部分， 办公室文书档案的内容体现在办公室及组织内部在进行各项管理或其他活动中所产生的行为结果及过程记录，所以，其管理水平的高低对档案的完整度及质量都有着直接的关系，如果文书档案的管理工作科学导致档案内容的真实、全面，那么将会为办公室及组织整体的发展提供有力的保障，所以在经济及竞争高度发展的今天，如何对办公室文书档案进行标准化的管理，提高档案的利用效率及真实有效性就成为了一个重要的课题。

1 办公室文书档案概述

文书档案是以文字作为信息载体，是用来记录组织或个人行为操作的文字材料，是办公室及企业或其他组织处理各种事物所用到的凭证。

文书档案具有收集与保存的特点，主要是利用纸张记录的方法， 将各项事件的发生过程收集、记录、分类，最终放置在统一的地方进行保管，所以，办公室文书档案需要确保档案内容的完整性与真实性，发挥出记载经历、借鉴未来的作用。虽然科学技术的不断发展导致各项记录工作都以变成信息化，但是文書档案仍然具有很强的不可替代性，其不仅能够为信息化的文书档案管理工作提供可靠的依据，还能够为整体的决策提供指导，在很多组织中，文书档案的管理工作都是各个部门管理的重中之重。

2 办公室文书档案管理的常见问题

2.1 管理意识薄弱

由于对文书档案管理的宣传不够到位，所以就导致了整体人员对 文书档案的管理意识都较为薄弱，相对于组织内的很多人员来说，文书档案的重要性不高，个别人员甚至认为没有存在的必要，对于文书的档案也仅仅是保存，缺乏利用的行为，这不仅造成了资源的浪费， 同时还对保存工作带来了消极的影响。同时，这种管理意识薄弱还体现在管理力度上，大部分的组织都对文书档案管理所需资金的投入比重较少，所以就导致了粗放的管理工作模式及方法，再加上管理方式不够科学，实际管理的内容与标准管理内容要求存在较大的差距。

2.2 管理方式不够规范

文书档案的管理是一项很复杂的工作，由于缺少管理意识，所以就导致了目前文书档案的管理方式不够规范，很多人认为文书档案甚至是对文档进行必要的写作和简单的整理，却忽视了管理的方法和管理的目的，所以就导致了现有的很多办公室文书档案材料散乱甚至是混杂，虽然有的档案按要求装订成册，但是却没有按照规定的格式及方法进行编辑，这使得档案与档案之间经常出现矛盾或雷同的内容，不利于后期的使用。

2.3 管理人员缺乏管理素质

在很多组织中，办公室档案的管理人员都不够专业，缺乏必要的文档管理能力及管理素质，在通常情况下，这种文书档案的管理工作基本都有办公室秘书负责，但是在实际的工作过程中，由于秘书的工作内容较为复杂，所以根本就无法充分的兼顾文书档案管理工作，在从普遍情况来看，目前专业的文书档案管理人员相对较少， 再加上随着内容的增加，管理人员不能够有效的进行专业管理，所以导致积累的问题越来越多，长此以往下去，必定会对办公室工作的开展乃至组织整体工作的开展带来影响。

3 提高办公室文书档案管理策略

3.1 提高对管理工作的重视程度

要想从根本上对文书档案进行科学的管理，那么首先就必要在基础上提高对文书档案管理工作的重视程度，这种重视程度不仅仅是要在管理人员、普通人员中提高，更要对办公室整体及领导人员提高，只有让全体人员共同参与加上上级领导的积极配合才能够有效的促进文书档案管理工作的有效进行，另外，相关的领导也要对文书档案管理的规章制度进行积极的制定，要结合办公室的实际情况加强对管理工作的规范化指导，从主观出发，从客观实行，确保文书档案管理工作的有效性与长期性。

3.2 规范管理工作内容

管理工作的质量直接决定管理的结果，所以要对办公室文书档案的管理工作进行规范，首先要坚持实用性原则，档案不仅要在收集与编写中具有严谨的步骤，同样还要在存放中具有严格的意识。例如：文书档案可以分为定期五年分类、定期十年分类、定期永久分类等，要严格的按照时间对文档进行更新或替换，这样才能确保档案管理的有效和质量。其次是科学性原则，要对管理的档案进行科学的分类，形成分类后的所属关系，例如：人事档案、行政档案、活动档案等。

最后，就是要实现文书档案的规范化衔接，在文书档案的记录和存放过程中，每个步骤都要标准、有序，例如资料的选取范围， 选取时间，记录纸张标准，编写格式等等都要按照规范化的标准， 这样才能够确保文书档案管理工作的效率性和准确性。

3.3 加强管理人员素质

人员的管理是提高管理工作的主要途径，所以，为了进一步的对办公室档案进行有效的管理，那么就必须要加强管理人员的素质， 笔者建议：可以采用在职培训的方法，因为文书档案的管理是一项复杂的工作，所以员工工作的质量对管理工作的质量有着决定性的影响，针对这一现状，要从实际出发，对管理人员进行多样性的培训内容。另外，也可以定期的举办培训及学习班，学习文书档案管理的相关知识及专业化技能，在根据实际情况建立起必要的激励制度，保证管理人员工作积极性的提高，最终不断提升自身的管理能力及管理水平，从而确保文书档案管理工作的有效进行。

4 总结

在本文中，笔者首先对文书档案的概念进行了归纳，其次对文书档案管理常见的问题进行分析，最后对提高办公室文书档案管理策略进行了探究，在目前信息技术的不断发展下，办公室文书档案仍然具有不可替代的作用，所以必须要对其管理工作引起足够的重视，希望通过本文的论述，能够为企业办公室文书档案管理工作的有效运行提供一定的理论依据。

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