档案规范化管理浅析

摘 要：今天的现实将成为明天的历史，明天的档案就在“我们”身边。档案是历史记录、文化传承最为原始、最贴近真实的见证。加强档案管理，使之准确、科学地记录企业发展历程是重要的基础工作内容之一，同时也是企业发展的基础保障。

关键词：档案规范化；基础管理

1 档案规范化管理的意义

在浩瀚的历史长河中，中华民族五千年创造了璀璨的文明。由于历史学和考古学的发现，作为炎黄子孙的我们才知道了司母戊鼎、见识了钟鼎文，也见识了大篆小篆。前者有实物为证，后者有书（刻）写于竹简的记录。浩如烟海的文化典籍、实物在传承文化、展示史实等方面发挥了无可替代的作用，完整、详实的档案更是其中最权威、最完整的载体之一。

习近平总书记在中共十八届四中全会第二次全体会议中讲话：历史是最好的老师。经验和教训使我们党深刻认识到，法治是治国理政不可或缺的重要手段。在依法治国的大背景下，今天的我们具备前人所不具备的物质条件和科学、规范的体系，依法规范档案工作，对于昨天、今天、明天无疑具有重大意义。

2 档案规范化管理是企业基础管理的重要组成部分

档案管理是对企业的生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，企业发展需要依托各种信息、资料、数据支撑，作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面积极地发挥应有的重要作用。

在现实工作中，档案工作作为企业基础管理的重要内容，发挥着不可替代的作用。如果不重视企业档案工作，因企业改革重组、机构调整、管理人员更换、公章注销以及原始资料保管不善等原因，造成一些单位的基建项目、人事信息、科研成果等重要档案资料未能集中保管，散落各业务部室，一旦人员调整、办公场所改变很容易造成档案遗失。时间线性发展、历史不可逆转，保存历史发展轨迹的原始记录随着时间的流逝将越来越珍贵，一旦遗失将无可挽回。因此，要充分重视档案的重要作用，特别是在企业发展过程中，更应该留下企业成长的轨迹，为企业的基业长青提供方向和启示。

3 加强制度建设是落实依法加强档案管理的重要途径

《档案法实施办法》第十五条规定：“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化，标准化”。

3.1 建立健全档案管理制度

有了健全完善制度才能保证档案工作科学有序，才能使档案工作有章可寻，有据可依，工作才能落到实处。重点建立和完善《档案保密制度》、《库房保管制度》、《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案借阅注意事项》、《防火安全制度》、《企业管理暂行办法》等必备制度，根据各单位情况应相应制定各类评查考核制度，责任追究制度，完善纠错机制，坚持“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，在管理体制上理顺工作界面、明确工作职责，在制度建设上统一服务内容、细化服务标准。

3.2 严格监督 制度执行

各项工作制度制订后，档案部门只有认真、规范、不折不扣的执行制度，才能使制度在工作中发挥强有力的作用，否则制度将会是一纸空文。

1）强化领导，加强统筹。为了提高档案制度的落实效果，要加强领导和统筹规划，把档案工作制度与各项业务制度的落实结合起来，同步规划、同步检查。

2）严格标准，确保质量。档案管理是一项严谨的系统工作，来不得半点马虎和随意。因此，要严格落实制度规范，不能擅自行事。

3）突出重点，责任落实。重点加强档案产生部的责任落实。遵循“档案管理规定”要求，执行“电子文件、实体档案同时归档”及“谁产生、谁录入、谁审核”的原则。

3.3 开展考核 落实奖罚

档案管理工作是衡量各单位基础管理工作质量的一把标尺。要明确各层级人员职责，签订责任书。同时，年初要制定档案工作要点，对档案工作进行重点安排和部署；年中，要求各单位（部门）档案管理工作进行自检自查，组织对档案部门的档案工作进行专项检查；年末，对档案管理工作进行总结考评，针对单位中出现的机构不健全，利用手续不完备，归档材料不齐全，整理过程不规范，系统录入不准确等问题进行通报，要求逐项落实，限期整改。对有创新意识的先进做法进行表扬。并将考评结果纳入KPI考核管理体系，直接与单位的绩效进行挂钩，形成激励机制。

4 加强业务建设不断提升档案管理水平

面对社会经济发展和科学技术的进步，档案工作也由传统的手工操作向信息化、数字化电子管理转变。数据交换、信息传递、资料共享利用是新时期档案管理工作的基本要求，对档案管理员的工作提出了新的挑战。

4.1 慎重选派档案管理人员

管理人员的个人素质、工作态度决定其对完成工作质量高低。所以，慎重选派档案管理人员是管好档案的重要因素，各级档案部门领导要充分发挥“关键少数”作用，尽可能选派业务能力强，工作心细，品行端正，安心本岗位的党员或入党积极分子负责档案工作，确保档案管理队伍的稳定和质量。

4.2 全面开展档案知识培训

定期安排档案管理人员培训，学习专业知识、新型管理方法。通过学习，能不断深化了解档案管理方面的法律法规、持续提升档案管理人员的职业素养，为做好本职工作打下坚实基础。

邀请档案管理专家、有经验的专业人员普及档案新知识、新内容。让档案专职人员带动负责归档的档案兼职人员，以专带兼、以师带徒，运用传帮带方式完善档案队伍建设。同时，企业内部经常进行《档案法》及档案管理方面的培训，让全体员工具备档案知识，让档案管理在企业中透明。

4.3 加强交流 创造互相学习的平台

在每年的档案管理工作中，积极开展总结成熟经验和创新成果活动。让各单位（部门）之间加强沟通、了解，让兄弟单位间好的做法及先进经验得到推广，取长补短，查漏补缺，促使档案管理人员业务水平、工作能力、创新意识不断增强。

5 营造良好档案管理氛围

档案管理是一项重要的基础工作，需要领导的高度重视，更需要广大居民的积极参与。因此，增加居民的档案意识，形成人人重视档案、人人重视归档工作的良好氛围成为创新档案管理工作的着力点。

5.1 从居民关心点入手，加大档案工作宣传力度

以关注民生问题为宣传重点，多角度向社会宣传贴近民生、贴近公众的档案报道，利用内部电视台、院区公告栏、网络档案小知识答题活动、宣传册、“档案在你身边”等活动载体进行广泛宣传，让居民与职工认识档案、了解档案、走进档案。让大家自觉维护档案。

5.2 拓展档案收集工作视野

建立档案收集网络图、工作联系群，构建档案收集工作信息交流、沟通协调平台，利用电子档案精准、高效、易存、不易损的特性，实现电子化档案和传统档案良好融合，相互补充。

5.3 增强全员档案法制观念

为提高居民对档案的进一步认识，定期开放档案馆让公众参观，举办档案专题的报告会、讲演会、讨论会。利用6月9日“国际档案日”这个特殊的日子，举办各种档案展览，宣传档案知识、法律、法规，进一步加强档案法制建设，营造大家学法、知法、守法的良好氛围，培育档案法制观念，提高档案依法行政管理水平。從居民到学生到全员，普及档案法，普及档案知识，强化全员档案意识。

6 结束语

在新时代下，企业档案工作必须围绕着“为经济发展服务、为民生服务”，使之符合时代发展的要求，寻根溯源，维护企业合法权益不受侵害，依法处理各类矛盾、纠纷，总结经验、探求规律。持续推进档案管理的电子化、数字化的发展，在法制框架下实现规范化，不断加强和改进档案管理工作，推动档案管理工作水平的提高。为企业发展提供更大利用。

参考文献

[1]《档案法实施办法》

[2]《中国石油天然气集团公司档案管理手册》2014版

作者简介

徐冬梅，东方地球物理公司，信息档案站站长，中级馆员。