EXCEL在外贸管理中的应用

2019-03-22华桂英肖婷婷

纺织报告 2019年1期

周仪，华桂英，肖婷婷，任玥

（江苏省纺织研究所股份有限公司，江苏无锡 21024）

EXCEL是常用的办公软件之一，也是在外贸业务中使用频繁的软件之一，EXCEL的自动计算、透视表和数据分析等工具是企业管理和信息化管理中常用的手段。

1 需求分析

我国加入WTO后，外贸业务进一步放开，大量的小微企业也加入到外贸出口的大军中。该类企业中往往存在业务面窄、人手少、资金少等问题，同时又面临订单小、产品杂、货期紧、物流成本高、出口风险高等因素。由于人手少，往往是一人身兼多职[1,2]，一方面要商务洽谈，另一方面又要寻找货源，制作单证，还要负责组织发货、安排物流、收取外汇等工作。这类企业流程简单，交易金额小，不太可能使用大型的外贸管理软件，但它们也希望把业务做得井井有条，并能进行有效的风险管控。EXCEL操作简单，结合网络云端和手机客户端等现代化手段，使用者随时都可以查看各订单的操作进度，做到有条不紊。在手机端显示的情况见图1。

图1 在手机端显示的情况

2 总体设计

对于小微商贸企业，很少涉及库存商品积压等问题，因此采购数量大体上就是发货数量，只是会存在分批发货，合并发货等问题。这样整个业务流程就非常简单，业务员接到订单后，就组织商品加工与采购。商品备齐后，根据客户要求完成制作单证、组织发货、安排物流、出口报关等工作。在此过程中，根据双方合同要求，还要时刻关注外汇收取以及加工与采购合同、支付加工和采购货款等问题。通过提炼可以简化为图2的业务流程，再加上独立的销售费用、管理费用等登记，这样整个的物品流和资金流全部可以反映出来。经过提炼的业务完全可以整合到一个EXCEL文件中，并存于云端随时取用，为方便手机端的应用，文件应尽量简单，缩小体积，避免采用宏，VBA，控件等元素。

由于EXCEL并非数据库，即使采用多个工作表的设计也不可能对各项数据压缩到很精简，必然会存在大量的数据冗余和重复输入。为尽量减少工作强度，同时又要确保数据的一致性，系统多采用数据选项方式。不能采用数据选项的地方，尽量方便数据的人工复制拷贝，最后再通过在重要环节设立数据校验，及时发现错误并及时改正，尽量减少操作失误带来的出错风险。

图2 简化后的业务流程

3 模块建立

在本EXCEL文档中的各个模块都是建立在工作表之上，这些模块主要有四大类：基本信息类模块、业务操作类模块、数据分析类模块、系统主模块。

3.1 基本信息模块

基本信息类模块主要是一些需要先行录入信息的模块，而这些信息在后续的工作表中多以下拉列表的方式进行选择性输入，这些信息主要有业务员名录、客户名录、供应商名录、物流及货代名录、商品名录、杂项、费用目录和汇率等。根据业务需要或数据分析的需要按列登记各项信息，同时还要考虑到这些信息是否方便与财务及相关部门的调取和使用，如结算币种、外汇牌价等。由于这些信息中很多内容都具有唯一性，最好有序录入和排列，为避免误操作，对于名称唯一的列做唯一性判断的检验，方便用户及时发现和更正。

在基本信息类模块中，商品名录的建立十分关键，必须对外贸业务中所涉及的产品有充分的了解，并以此为基础，按类别属性进行区分，由于这些内容之间存在互相关联，所以也必须分别建表，有序排列，并进行关联，在后续的模块中以多级菜单的方式进行选择性输入。

3.2 业务操作模块

业务操作类模块主要是记录各业务操作流程中的相关信息，这些信息都录入在各个工作表中，这些工作表主要有：登记订单明细、加工采购明细、发货明细、出口报关、发票开具、外汇收取、结汇、加工采购发票、货款支付、费用支出等。这些工作表是业务操作中常用的工作表，是记录各项业务信息的关键，也是报表分析的数据来源，所以数据的准确可靠和规范很重要。

3.3 数据分析模块

数据分析类模块主要是对外贸业务过程中涉及到的有关信息进行汇总、整理和分析，是对业务操作好坏提供判断和决策的依据。这些模块可以根据需要用工作表来建立，主要按月度汇总的信息，可以是收到订单、已发货订单、已开票订单、未完成订单、加工采购单、销出商品、客户销售。也可以是按商品汇总、客户汇总，还可以汇总发出商品、统计收付款信息、汇兑损益、销售费用、管理费用等等，这些数据若结合图表则表现得更直观[3-5]。

3.4 系统主模块

系统主模块主要是文档的主界面，如图3用于设定信息的采集年份，通过超链接的方式可以在各工作表间切换。

图3 系统主界面

4 应用实施

在进行工作表设计和操作时，一方面要考虑节省内存空间，加快运算速度，另一方面又要考虑到操作时的方便性。在定义名称时，对所定义区域按适用即可，适当放大的原则来定义；对频繁引用的单元格可以采用大公式来计算，如采用CNY计量的订单金额，既要考虑订单结算的币种，还要考虑当时的汇率等。本例按如下公式计算可得=IF(U6＜＞””,U6*IF(P6＜＞””,IF(O6=X8_C5,INDEX(X8_C,MA TCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONT H(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_D5,INDEX(X8_D,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_E5,INDEX(X8_E,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_F5,INDEX(X8_F,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_G5,INDEX(X8_G,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONT H(B6)+12),””),X8_A,0),),””))))),””),””)；为避免各模块在操作时出现溢出，可以在操作区域的末端加色标记，同样为避免数据输入时发生误操作，可以对不同操作方式的列和行加色区别，对关键的位置进行保护。

在实际的业务操作中，很多产品的名称相同，但产品的属性会有不同。在业务操作时，必须进行严格区分，通过唯一的产品编号来加以区别。同样，订单号、加工采购单号、单证上的发票号等都必须确保唯一，这些信息是各表间进行关联的关键。通过报关发票号，进行发票的开具人，其报关发票号就是唯一选项。在进行开票登记时，由于单张税务发票的最高金额有限，所以同一报关发票号下经常要对应多张发票，开票内容与报关单必须一致，所以必须按发票内容逐项登记，发票登记表见图4。