市政工程档案数字化建设与档案管理

2019-03-22冯军淼

传媒论坛 2019年14期

冯军淼

（山东省青岛市市政公用科学技术研究院科技管理科，山东青岛 266000）

市政工程对产生大量档案，传统工程方案都是纸质资料，需要的存储空间大，档案管理工作量大，对档案保存环境有很高要求，一旦发生火灾会造成市政工程档案大量流失，损失非常大。纸质档案管理需要投入人力和物力资源多，档案查找难度大，其应用价值不能充分发挥，容易破损和丢失，档案管理难度大。市政工程档案管理中引入信息技术顺应了发展需要，传统的档案管理方法已经不能跟上市政工程发展步伐，加快工程档案数字化建设，通过信息技术进行档案管理拥有很多优势，档案建立更加高效，不会出现档案的损毁或者遗失，因为可以对档案备份，档案能永久性的保存下去，对于后面的市政工程建设具有重要参考价值，还便于工作人员查找档案，提高了工程档案的利用率。

一、市政工程档案数字化建设的重要意义

市政工程建设中会生成大量的资料和文件，为每个工程建立档案是一项重要工作，传统的工程档案以纸质资料为主，档案管理难度大，而且档案丢失或者损毁的风险大。信息技术发展对市政工程档案管理产生影响十分大，彻底改变了档案管理模式，纸质方案常常面临着保存空间不够的难题，对储藏环境的要求高，不能过于潮湿，同时还要做好防光照和水淹的工作，档案管理任务繁杂，查找档案工作量大。市政工程档案数字化建设扭转了这种形势，是档案管理上的一次重大变革，彻底改变了工程档案管理模式，具有重要的作用和意义。首先，档案管理数字化意味着有无限的储存空间，可实现海量工程档案储存，再也不用担心空间不足的问题；其次，工程档案管理人员工作量减轻，以前的档案管理对人力资源、资金、物力资源需求大，数字化档案管理最大程度节省了成本，不需要很多的管理人员，只需要对档案分门别类，然后直接将其录入电脑中就行，采取的是信息化管理；最后，数字化档案管理可备份，这样就不用担心档案丢失，或者被恶意篡改，查找档案的方法简单快捷，只需要在固定的菜单内检索，极大地节约了档案查找时间，推动了工程档案资源共享，档案的利用价值更高，无限期保存，成为后面工程的重要参考依据。

二、市政工程档案信息化管理方法

（一）转变档案管理观念

我国市政工程档案人员要提高信息化意识，转变工程档案管理的观念，充分认识到市政工程档案数字化建设和管理的积极作用，全面推进档案数字化和信息化管理，摒弃传统纸质档案管理理念。市政工程档案管理意义重大，管理人员应形成终身学习意识，提高自身运用数字化技术管理工程档案能力，并且认真学习相关的法律和规章制度，档案管理效率更高，确保不会违背《档案法》，促进市政工程档案管理可持续发展。市政工程档案管理要重视数字化建设，将其当成核心工作去抓，档案数字化管理形式要灵活和多样化，做好档案分类和存储，加强档案检索能力。档案存储要科学合理，查找要方便，这就需要管理人员具有极强的数字化管理能力。

（二）控制安全风险

工程档案数字化管理有潜在安全风险，网络是一个开放环境，实现档案共享以外，还容易受到外部的攻击，比如病毒和木马，档案会被删除或者篡改，档案就会失去准确性和可靠性，使得一些重要的档案被窃取。所以，市政工程档案管理做好数字化建设以外，需要强化安全管理，工程档案管理计算机由专人负责，设置开机密码，每个入手要设置身份认证，做好防火墙的设置。数字化档案管理要完善制度，管理人员对档案要负责，一旦出现了档案遗失追究管理员责任，建立惩罚机制。档案录入认真自信，不能有任何一个部分遗漏，也要防止数据和信息出错，确保工程数字化档案的准确性和可靠性。数字化档案室严禁无关人员进入，管理人员提高安全意识和危险识别能力，当存储工程档案的计算机受到外部攻击时采取有效措施应对。做好工程档案的备份，档案被篡改和删除就要启用备份档案，还可利用云技术自动存储档案。

（三）建立数据库

市政工程档案数字化建设最为重要的工作是将文件转变成数字，也就是说档案数字化管理关键是构建档案管理平台，构建档案数字库。档案管理朝着信息化发展顺应时代发展趋势，代表了档案管理与时俱进，以数字系统的开发作为核心，必须引起工程档案数字化建设和管理的重视。档案数据库的建设不可能一蹴而成，需要循序渐进进行开展，根据档案馆的实际情况制定数据库建设计划，购买硬件设置，安装数字化管理系统和相关软件。工程档案管理不仅要完善数据库建设，利用电子档案完成检索和查找等任务，还要保存纸质档案，建立双轨制的工程档案管理制度，提高档案管理水平，增强工程档案的应用价值和参考价值。

（四）加强对管理人员培训

市政工程档案数字化建设和管理虽然运用了先进技术，但是整个过程是由人完成的，只有提高了工作人员的专业素质和信息化技术水平，才能确保档案数字化管理的高效性。管理人员既要熟悉档案管理，还要具有很强的信息技术操作能力。市政工程一个最为基础性的工作就是搜集和整理资料，然后将这些市政工程资料进行归档，在实际操作中需要从两个方面着手，通常情况下这些工作是由负责市政工程的项目部去完成的，根据国家所颁布的《档案法》以及市政工程档案管理要求，鉴别资料的真实性，防止归档中出现虚假资料，做好工程资料的筛选工作，最后要对资料进行分类，按照相关要求完成工程档案装订和编目。工程档案移交也尤为重要，工作人员要将所有的档案递交到档案室，按照档案信息管理系统的条目，为工程档案编排目录，把档案号输入电脑中，做好纸质档案的保存工作。市政工程档案管理数字化建设和管理必须规范流程，管理人员加强对自身要求，掌握数字化和信息化管理技能，只有这样才能防止工程档案数字化管理中出现重大事故，构建一个安全的工程档案管理环境。

（五）规范档案数字化管理采集和输入

市政工程档案数字化采集要坚持由简单到复杂原则，尽量先采集和输入一般档案，然后再输入比较复杂档案。工程档案数字化管理系统具有搜索功能，档案管理难度降低，将所有的工程档案输入系统中，通过平台对其进行有效管理。此外，工程档案数字化管理还要提炼关键性的信息，在搜索中就能通过不同关键词或者主题搜索需要的档案，档案管理服务功能更强。