高校二级学院综合办公室的职能定位及实践

□阳 艳

现代管理体制下，高校二级学院成为相对独立的机构，包括了教学、科研，管理等职能，是高校各项工作得以顺利开展运行的重要组成部门，且随着高校管理体制改革的深入，管理重心的逐渐下移，二级学院在整个高校结构体系中的地位日益凸显，二级学院办公室作为学院管理工作的中心枢纽，发挥着承上启下、内部协调、外部联系的职能，承担着传达、联系、参谋的重要任务，其运行效率的高低，不仅直接影响二级学院的正常运转，还会影响全校的发展，因此，正确认识自身职能，转变工作态度，改善工作方式，将有利于学院教学、科研、管理工作的顺利开展和学院自身的发展。

一、高校二级学院办公室职能的解析

(一)上传下达的职能。二级学院是高等院校的办学实体，是实现学校人才培养目标的核心和关键，且具一定的独立性，需要落实学校党委、行政针对特定目标制定的各项计划、方针、政策，二级学院办公室必须对总目标进行分析和理解，并与学院实际情况相结合，制订相应的工作计划和方案，完成资源的配置和使用，进行相应的组织建设和制度建设。在高校科层管理体制下，落实和传递学校各职能部门的工作策略，同时将学院收集的民意或诉求反馈，完成信息的纵向传递。

(二)内部协调的职能。组织目标的实现，依赖于内部的自我控制，作为一个相对独立的运行主体，学院作出的各项决策和工作计划需要进行宣传和落实，而作为二级学院的窗口单位和枢纽部门，办公室需要协同学院领导班子处理好教学、科研、行政等各环节之间的关系，将学院发展的总体目标进行拆解和传达，督促教学、科研、学生管理等各运行主体的子目标的制定，并减少其中的摩擦和误会，减少内耗，节约资源，最后实现学院的有效运行和总体目标。

(三)外部联络的职能。“外部”主要是指学校以外的行业部门和兄弟院校，是学院人才培养阵地的延伸。高校的人才培养是为社会需求服务的，因此教学过程不能只局限于课堂教学和本学院的教师，与相关的企事业单位和高校进行联合培养，与行业的需求对接，加强学生实践环节，是培养行业所需的人才必经途径，作为彼此独立的单位，要实现共同培养，就必须相互了解，加强联系，良性互动的关系将为二级学院的办学和资源配置提供先机，二级学院办公室则是进行外部联络的窗口，为各类正式、非正式的协作活动提供保障。

以上可以看出，二级学院的职能可以用“服务”二字概括。

二、解析基础上的服务功能定位

(一)服务领导的参谋功能。高校管理重心的下移，使得二级学院领导的工作任务愈发繁重，二级学院办公室需要为学院党政领导的正确决策提供信息基础，并且对这些海量的来自学院内部和外部的信息进行甄别。主要有社会经济的转型升级，教育发展前沿等方面的最新情况，兄弟院校的动态等，并围绕学院重点工作开展调查研究，还有就是协助学院领导在非正式场合上与高层进行的信息互动，为学院的发展获得资源，把外来信息汇总、整理，了解掌握本部学院教职工的需求，经过分析、归纳，及时反馈给学院相关部门及领导，准确全面地为领导提供学院的信息，根据领导意图起草相关报告和文件，协助领导处理日常事务，对于重大事件提出合理化建议供领导参考。对内部行政、教学管理人员的坐班情况，教学人员的管理工作情况进行考核，参与年终绩效的分配和核算。

(二)服务师生的帮助功能。教师是二级学院的主要群体，也是二级学院办公室主要服务的对象之一。主要涉及本部门教职员工的困难，小问题及时帮助，尽量解决。由于部门教师主要任务是教学工作，一般不需要坐班，对各职能部门发布的通知和消息不能及时收到，同时有时也不太清楚一些行政工作的办事程序，这时办公室就需要及时传达和帮助教职工咨询了解涉及其切身利益和未来发展的有关文件和精神，如工资晋级、项目管理、职称评聘的材料，财务部门报帐的要求等。

(三)服务教学的协调功能。二级学院办公室承担的是内联外调的桥梁作用。这座桥梁是各种信息往来的通道，这些信息需要在主体和各相关主体之间进行流动，办公室就是促使其流动的载体，这个过程的实现就是沟通和协调。通俗一点就是，办公室需要将各职能部门及院党委、行政安排传达的教学、科研、师生、人财物管理的信息及工作部署传达给学院各部门，并协助有关部门进行贯彻落实。另外，也需要把师生们关注的焦点如人才引进、职称评聘、年终分配、进修提高、薪酬改革，教学设施、奖学金、推免评优、环境改善等及时反馈给相关部门领导，并协调好教学、科研及行政各个环节之间的关系，使其相互合作，形成整体，协调好不同主体之间的认识，如学院与学校职能部门之间、学院与其他二级学院之间、学院领导之间、领导与教师之间，使其形成共识，避免产生误会和冲突，调整关系、化解矛盾，促进学院各项工作和谐发展。

(四)服务学院的管理功能。二级学院虽然是教学单位，但是随着高等教育体制改革的不断深入，校院两级管理模式的深入，二级学院办学、管理自主权的加大，资产管理及维护，项目申报、文书档案及教师个人档案的归档整理，学院低值易耗品的采购及管理，印章管理等。

三、提高二级学院办公室服务功能的途径

(一)转变工作理念，提高主动服务的意识。作为二级学院的管理枢纽，学校的各职能部门的通知和文件都需要办公室传达和处理，工作任务繁杂，在人员有限的情况下，仍较多停留在对事物性工作的处理上，疲于应付，缺少系统性的思考和学习，目前，办公室的工作基本就是完成学校各职能部门和院党政领导交办的任务，服务的意识仅停留在浅层次的事务性工作的处理上，面对此种情况，办公室人员要克服被动工作的局面，将常规性工作和突发性工作进行分类处理，加大思考的广度和深度，紧抓重要环节，理顺工作方法，明确自身的权力和义务，化被动工作为主动服务。

(二)加强系统学习，提高服务的能力。顺应教育形势和信息技术快速发展的要求，改善工作流程，纠正“办公室长时间工作就是高效率”的误解，拒绝没有意义的应酬，抽出时间自觉养成规律学习、系统学习、持续学习的好习惯。一方面是政治理论学习，不断提高政治觉悟，培养高度的责任感和奉献精神；另一方面是学习办公室管理的先进理念、方法和手段，提高思维、表达能力，提高解读和策划能力，注重沟通技能的培养，提高与人交谈的能力，关心师生的需求，换位思考，化解管理的障碍。学习的方式上可以线上线下相结合，网络学习、专题培训和小组讨论学习相结合。

(三)利用网络技术，提高服务的效率。办公室各项服务功能的实现就是一个信息处理和传播的过程，建立和完善办公室信息化管理平台，借助计算机网络技术进行信息的收集、处理、传输和反馈系统，是办公室管理实现现代化的重要手段，通过学院网页、QQ、微信、公众号发布文件、通知、公告，既方便又快捷，在内，可以监督和了解学院师生的各种情况，及时纠正错误信息的传播，在外，可以宣传学院的办学成果和优势，打通信息流动的渠道，提高工作效率，提升服务质量。

(四)量化工作内容，创新制度建设。把办公室工作细化拆分，并将常规性工作和临时性工作分开，期初时制订工作计划，量化到人，使每工项工作“实化”，并建立评价考核体系，形成相应的激励机制，用适合办公室工作性质的考评体系、职称职务晋升体系、奖惩管理办法等制度化管理的手段，用人性化管理，目标考核的方式来促进办公室人员的自我激励，让办公室人员认识到自身的价值与提升预期，从而激发内在的工作热情，促进工作效率的提高。