诊改背景下高职院校党政办公室信息化建设的路径探索

万 劼 张 曦

(常州工程职业技术学院 江苏常州 213164)

0 引言

自2015年职业院校质量管理新时代全面开启以来，职业院校的教学诊断与改进工作(以下简称诊改)正在全国范围内开展。《高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案(试行)》(教职成司函〔2015〕168号)(以下简称方案)明确指出：提升教育教学管理信息化水平，强化人才培养工作状态数据在诊改工作中的基础作用，促进高职院校进一步加强人才培养工作状态数据管理系统的建设与应用，完善预警功能，提升学校教学运行管理信息化水平。构建网络化、全覆盖，具有较强预警功能和激励作用的内部质量保证体系必须依托信息技术的支撑。智能化校园建设和诊改数据平台建设是学校基础性、长期性、创新性的系统工程，其建设水平是学校整体办学水平和人才培养质量的重要标志。

党政办公室作为行政组织机构中的核心部门，主要围绕学校整体部署和中心工作，发挥着承上启下、联系左右、参谋统筹、监督协调的桥梁和枢纽作用。相较于其他部门，党政办公室工作对象更广、接触内容更多、服务要求更高、运行速度更快，是学校管理工作的标杆，代表了学校的工作成效和管理质量。结合党政办公室工作的特殊性和重要性，基于诊改理念的信息化建设将为党政办公室工作的效能提升带来全新改变。

1 高职院校党政办公室信息化建设的重要意义

1)依法治校的客观需要。《教育部关于加强依法治校工作的若干意见》中明确指出：实行依法治校要完善学校各项民主管理制度，实现学校管理与运行的制度化、规范化、程序化。管理人员的综合素质存在不可控性，高职院校实现从人治到法治的转变唯有借助信息化手段。党政办公室管理一旦全面信息化，所有过程数据将从“黑箱”走进“白箱”，所有业务流转主动接受监督，既能倒逼学校自上而下不断完善各项规章制度，又能督促管理人员依法依规办事。同时，通过信息管理平台将上级政策和校内决策依法依规公开，也能确保教职工深入了解校情校务，为实施民主管理提供有效途径和载体。

2)科学决策的重要依据。进入大数据时代，高职教育面对更开放的管理模式、更高效的管理要求，数据分析对于人才培养质量提升显得愈发重要。学校领导要依靠准确、全面的数据采集，进行有效的管理和教育资源分配，做出正确判断和科学决策。党政办公室承担辅助学校领导决策的重要职能，需要对各种数据进行收集、整理、加工和反馈，有效提炼出对学校实际发展有用的信息。人工管理不仅实效性差，且容易被主观意识影响。而信息系统通过实时采集、储存海量的动态过程数据，形成全局数据库，为党政办公室提供的事实依据和数据分析能更客观地反映问题，切实满足学校教育事业发展需要。

3)提升效能的基础保障。高职院校党政办公室工作的特点是繁琐和细致。信息化建设对于强化办公室的协调、服务和管理职能具有重要的促进作用，主要体现在两个方面：一是技术革新，高度智能化使办公室的主要职责，如公文发布、通知传达、会议室管理、印章申请等均可通过信息管理平台完成，有效减轻了管理人员的工作强度，提高了党政办公室的工作效率；二是管理理念的更新，具有事务溯源化、信息透明化特征的信息系统能实时掌握各个工作流程的当前节点和运行痕迹，师生可实时关注申请的业务流程并进行在线评价，促进管理人员自觉强化与时俱进的现代意识，主动提升职业素养。

2 高职院校党政办公室信息化建设的现状

1)重视程度仍需提高。任何管理工作的转型升级都离不开领导层面的重视度和管理人员的执行力同时推进。长期以来，不少高职院校的主要领导对信息技术在教育教学管理中发挥的关键性意义的认识仍模糊不清，直接影响党政办公室管理人员的积极性。目前，虽然大部分高职院校党政办公室都设有相应的信息系统，但大多数管理人员缺乏对信息系统的操作兴趣和网络信息资源共享的思维意识，依然习惯于凭经验办事，一旦时空环境和条件发生变化，经验就有可能失去价值和有效性。主观上，依赖经验的管理人员容易陷入满足，产生心理惰性，不愿意对问题产生的根本原因进行深入分析，甚至轻视、无视看到的新问题、新情况，也就无法为领导提出具有科学性、可操作性的解决措施。

2)“信息孤岛”广泛存在。高等教育信息化建设近20年来，依托教育部的大力支持取得了显著成效，然而在实际操作过程中却因过分强调硬件投入和规模化，一直没有建成一个统一构架下的数据共享体系。现行平台系统各行其道、互不兼容、上下不通、条块分割，成为“信息孤岛”。错综复杂的采集平台内部架构，以及数以百计的条目辨析和名词界定，如果指挥失误就难免出错，出现许多“错误数据”[1]。重复建设不仅使大量资源被浪费，也影响信息的流动共享。以整合学生数据为例，大部分高职院校的学籍管理系统、学工管理系统、招生就业管理系统、图书馆管理系统中关于新生和毕业生的数据不一致，党政办公室制作一份报告需要和二级学院、教务处、学工处、招生就业处、图书馆等多个部门联系协调，对他们的信息进行收集和处理。学校平均每年需要上报的各类口径数据上百份，党政办公室不断重复劳动，浪费了大量人力、物力和财力资源。

3)管理机制亟待完善。信息技术提供了科学、便捷、智能的管理工具和手段，但信息化建设不是一蹴而就的，还要依靠制度去保障、规范使用者的操作行为，尤其信息管理系统一旦上线使用后，建设重点从实施转向优化，运维保障、安全机制就会变得格外重要。从目前高职院校党政办公室信息化建设的现状看，虽然部分学校有一些初步的信息化管理机制，但是因为缺乏系统性研究，还不完善。一是内容不全面，党政办公室管理人员不是专业的信息人才，制定制度时缺乏科学的方法，容易在硬件、软件和网络安全等技术性环节出现漏洞；二是缺乏必要的约束力，对于违反规定的行为和相关人员没有直接问责的机制，致使制度流于形式；三是数据管理相关制度仍是空白，数据从采集、录入、管理、审核到应用都存在风险，其真实性、完整性、规范性、时效性都无从保证。信息工作的责权不清晰、分工不明确，效率和质量缺乏监控，也反过来影响了信息系统功能的实际运用，导致信息化建设进程缓慢。

3 基于诊改理念的高职院校党政办公室信息化建设有效路径

1)自上而下，全面解放思想。实现教育管理信息化就是打开教育改革发展的现代化之门。从诊改试点高职院校的实践经验看，智能化信息管理平台是实现内部质量保证体系的重要支撑，在相当程度上决定了诊改工作的成效，是实实在在的“一把手工程”“全员工程”，特别是学校主要领导的认识程度、推动决心、工作力度直接决定着任务成败。

《中国教育现代化2035》指出：要加快信息化时代教育变革，建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台。党政办公室管理信息化作为实现智能化校园的关键一环，学校主要领导一是要转变管理理念，提高信息素养，思想上重视信息化建设的重要价值和可行性，行动上主动推进党政办公室各项业务流程在网上流转，公开决策和办事过程；二是要树立大数据思维，从疲于应付、迎评达标的填报动机转向主动采集、诊断改进的价值取向转变，建立规范统一、互联互通的人才培养工作状态数据开放体系；三是要加强宣传培训，全面提升党政办公室管理人员的信息能力和信息素质，主动为创新管理机制出谋划策；四是要保障建设经费，从硬件投入到软件开发，信息化建设是长期持续、循序渐进的过程，必须整合校内外优质人才资源，组建面向长期发展的专兼职系统研发队伍和保障队伍，结合不同业务的特点和实际在实践中完善，有计划、分阶段、分步骤实施。

2)顶层设计，消除信息孤岛。教育部要求建立高职院校的内部质量保证体系，旨在充分发挥高职院校自身主体作用，促使高职院校通过对学校治理流程的全面梳理，进一步理顺内部管理，诊断并改进内部各个方面质量生成的环节工作，不断提高各个方面的质量水平[2]。

在常州工程职业技术学院建立的“五纵五横一平台”内部质量保证体系总体架构中，学校层面年度党政工作要点和目标任务分解、每月的目标任务完成及预算经费执行情况过程考核、年中诊改、年度重点目标任务完成情况总结都由党政办公室负责。为实现学校内部治理的精细化、科学化、现代化，形成高质量发展的治理生态和创新活力，党政办公室信息化建设必须先消除“信息孤岛”，杜绝“伪数据”的产生。学校一要组建信息化建设领导小组，对智能化校园建设的方案、规划等进行明确、全面、统一的管理，协调责任分工、资源分配管理与绩效考核，彻底解决“信息孤岛”问题[3]。二要整合资源，科学布局，以党政办公室为中心，建立一套贯穿教学、科研、管理与服务四大核心业务的智能化服务模式，搭建统一的信息管理平台，统一数据标准。三要建立大数据分析平台，党政办公室和学校领导可利用平台随时关注关键要素即时状态的主要表现指标，及时诊断、预警、调控与改进，实现常态化监控。

3)建立标准，制订长效机制。《教育部办公厅关于建立职业院校教学工作诊断与改进制度的通知》中提出：以诊断与改进为手段，促使高职院校在学校、专业、课程、教学、学生不同层面建立起完整且相对独立的自我质量保证机制。全国诊改专委会由此提出“8”字形质量改进螺旋：目标—标准—计划—组织—实施—诊断—激励—学习—创新—改进。目标是“8”字形质量改进螺旋的逻辑起点是诊改动力产生的源头；标准是衡量目标的标尺，是目标的具象体现，也是目标本质特性的显现。诊改首先要制订目标和标准[4]。

信息化管理流程具有科学化、程序化、标准化的特点。实现各类日常事务的智能化管理，首先要厘清党政办公室的职责和具体的岗位职责，即明确行动目标。之后根据WBS(Work Breakdown Structure)工作分解原理将职责分解成一项项具体化的工作，并对每一项工作进行标准制订[5]。工作标准是指对工作的范围、程序、质量、效果和评价方法所规定的标准，要便于绩效考核，尽可能量化指标；要契合信息化特征，明确每个节点的责任人和权利责任。其次要梳理个人管控事项，从服务师生的需求出发设计作业流程，尽可能优化、简化办事过程。

以常州工程职业技术学院党政办公室为例，党政领导班子重大决策性会议会务工作是秘书科的一项重要职责，具体可分解为党委会、书记办公会、党政工作例会、院长办公会、专题院长办公会等五项工作。其中，院长办公会会务工作的工作标准是：①双周周二召开会议，按照学校会议议事规则组织会务，议题衔接紧密，校领导等待时间不超过2分钟。②前次会议决议抄告后，通过网上办事大厅发起下一次会议议题申报，单周周五下班前关闭流程。双周周一下班前打印上会材料以备院长使用，材料齐全且符合上会要求，顺序与议题排序相符。在会议召开至少1日前提醒学校领导班子完成网上办事大厅议题传阅。③提前查看会场设施是否到位，做好会议录音及现场记录，会议内容零泄密。④会议召开后3个工作日内完成会议记录和纪要，依次提交办公室主任审核、院长签批。院长签批后，于当天内通过OA平台发给其他校领导传阅。如其他校领导对纪要内容存在异议，应及时上报院长确认后在领导班子范围内通报。纪要文本忠于会议，无错别字，表述简洁清晰，便于执行操作。⑤纪要传阅无误后2个工作日内进行决议抄告，同时通过网上办事大厅院长办公会督办系统向责任部门发送督办通知。每月汇总决议执行情况，对执行不力的决议进行催办，每季度将会议决议执行情况报送监察处。形成相对稳定的工作规范后，即使岗位出现人员变动，新的工作人员只需依规而行，不仅能规范做事，保证质量，也降低了管理成本和学习成本，提高了管理效率和工作效率，真正实现制度管人、流程管事。

4)建章立制，强化数据管理。质量管理的重心在于管理制度的建立，制度建设是诊改工作的双引擎之一，结合信息化时代背景特征，对没有的制度查漏补缺，对已有的制度健全优化，更重要的是建立可以不断修订完善、质量不断提高的螺旋上升的良性工作机制，包括责权分工、引导鼓励、违规惩戒等操作性强的措施。

党政办公室作为辅助学校领导科学决策的重要机构，需要高效准确地处理各种信息数据，把数据上升为信息和知识。但大多数高职院校配套的管理和制度建设依然是空白。一是要成立决策型数据研究中心挂靠党政办公室。大量的数据产生，应安排专人专岗统一扎口管理，做好数据的采集、整理、分析、挖掘，盘活数据资产，客观评价学校、专业的办学状态和人才培养水平，发出数据预警，提出改进方案，为教学科研和各级领导决策提供支持，促进学校教育管理水平和治理能力的提升。二是要建立一套科学有效的数据管理制度。强化数据统一管理和相关问责机制，有利于提高数据的真实性和准确性，保障数据的安全性和有效性，从源头和采集环节保证数据质量，有效发挥数据在教学、科研、管理与服务中的重要作用。

4 结束语

基于诊改理念的现代信息技术和党政办公室管理的结合将改变高职院校传统的管理模式，创新一种更科学、更高效、更透明的行政管理模式。然而，信息化和网络化的迅猛发展也带了严峻的信息安全挑战。学校须研究出一套完整的安全措施保障整个内部信息管理系统的安全，如加强管理人员的安全意识，严格划分权限，完善认证授权；加强网络建设的安全性，做好内网和互联网的物理隔离；加强信息安全的制度建设，将保密知识的宣传工作落实到各个基层等，这是高职院校党政办公室信息化发展的重要基础。