大数据环境下创新高校干部人事档案管理的实现途径研究

李明 湖南城建职业技术学院

2019年3月中共中央印发修订了《党政领导干部选拔任用工作条例》，条例的出台是我国干部人事制度改革的进一步深化改革，如何利用大数据做好组织对干部个人全过程的跟踪监督管理，有效利用干部人事档案，是我们值得探讨的重要议题。作为高校我们更应适应时代与国家大政方针需要，不断提升高校干部人事档案管理工作实效与水平，充分利用大数据引入现代化化管理理念和信息化管理技术为高校干部人事工作选人用人提供有效、安全、便捷的信息科学决断。

一、大数据环境下高校干部人事档案管理信息化的作用

(一) 有效保护纸质载体的干部人事档案

在高校，随着我国高校改革步伐的加速，对人才的管理显得愈益重要，高校中人才流动的加大、教职工的职务调动、因干部考察、职称评聘等对纸质干部人事档案的查阅需求也进一步增大，仅每年人事工作中对每份纸质干部人事档案的查档每本至少达到2-3 次。纸质干部人事档案的人为使用损毁、使用过程中的档案材料遗失、档案纸质介质老化、字迹不清等纸质档案损坏屡见不鲜。大数据环境下，对档案管理也提出了更高要求，利用现代科技，做好干部人事档案信息化建设能够有效避免纸质干部人事档案的直接接触，最大程度降低对纸质档案的损坏程度。

(二)提升干部人事档案利用的时效性

在大数据背景下高校干部档案信息化管理能够有效提升干部人事档案利用的时效性。大数据环境下高校干部人事档案管理信息化能够根据用户权限，分级导入干部人事档案信息，包括干部本人也可以及时了解本人基本信息，在信息更新过程中如发现个人基本信息有误也能够及时予以更正，保障干部人事档案信息的时效性。

(三)提升档案管理水平与档案人员工作效率

实现高校干部人事档案信息化管理后，电子数据的统计和归档可使高校干部人事档案管理区域自动化、批量化、网格化，干部人事信息精准录入一次后即实现多重更新、获取、共享与利用，高校干部人事档案信息检索和查询工作流程简化，逐步摆脱时空与繁冗查阅申请流程影响，无论是高校干部人事档案管理还是档案管理专员，工作成效都是显而易见的。

(四)提供科学决断，精准“选人用人”

自2014年，中央组织部在省、市、县逐级开展干部人事档案专项审查工作，在“选人用人”工作中如何科学决断，精准“选人用人”，对人事档案管理工作也提出了更高要求，高校干部人事档案管理信息化能够及时有效实现干部人事档案的信息资源共享，为相关组织(人事)部门和领导考察各级干部工作情况和干部队伍现状提供有效依据，为组织“选人用人”提供可靠保证。

二、大数据环境下创新高校干部人事档案管理信息化的构建内容

目前，高校干部人事档案管理信息化建设仍比较滞后，大部分高校能够开展相应高校干部人事管理信息化工作，但工作内容仅限于基本的信息录入、由原始纸质档案转为电子档案的过程，难以达到真正无纸化办公要求，为上级组织“选人用人”提供真实有效的决策信息。因此，我们亟需促进高校干部档案管理信息化进程，转变原有干部人事档案管理模式，我们可以主要从以下几个方面来具体构建：

(一)高校干部人事档案管理信息化硬件设施

信息化硬件设施建设主要包括办公软硬件环境、电子档案机房、控制室、信息安全与信息共享标准局域网、高校干部人事档案信息管理服务平台等用于高校干部人事档案信息化管理的技术规范与数据库设计的统一标准等。如借助大数据、云计算、物联网等技术建立干部人事档案实体的智能感知网络，改变以往干部人事档案储存方式，对易受损毁、重复使用率高的重要档案，通过网络化、数字化等信息技术处理，创建具有能够储存电子档案及物联网产生数据的基于大数据的云计算存储平台，随时为高校干部人事档案信息管理服务平台提供利用、分析、预测等全方位信息服务。

(二)高校干部人事档案管理信息化专业团队

在高校干部人事档案管理信息化建设中不但涉及网络信息技术专业知识，如档案信息化管理实际工作中也涉及到原始档案数字化、电子档案的信息获取、信息共享、信息利用、信息保密与信息安全等问题，也涉及到档案管理专业知识，如高校干部人事档案归档、检索方式、查阅等问题，档案、信息技术专业知识的应用里不用人的管理。因此，高校干部人事档案管理信息化专业团队建设也是大数据环境下高校干部人事档案管理信息化建设的重要一环。

(三)高校干部人事档案管理信息化标准体系

以往高校干部人事纸质档案存在数量庞大、存量大、占据空间大、干部档案史料参考价值小、管理、查阅难度大等诸多问题，归其根本还在于其标准体系建设存在缺陷。因此，在高校干部人事管理信息化工作中需以标准体系建设为保障，各项工作开展均需要进行有效标准论证后严格统一执行。

(四)高校干部人事档案管理信息化安全保障体系

与其它档案信息相比，高校干部人事档案信息直接关系高校干部“选人用人”的公平公正与科学决断，而海量的电子文档信息在带来时效性强、受地域影响小、查档范围广等档案信息获取与共享便利的同时也存在档案信息的篡改、伪造、泄露、窃取的保密和安全等问题，因此，通过高校干部人事档案管理信息化安全保障体系建设应及时纳入高校干部人事管理信息化建设范畴之内。

三、大数据环境下创新高校干部人事档案管理信息化的实现途径

(一)建立高校干部人事档案信息化管理制度体系

高校应根据干部人事档案管理信息化工作实际，对高校干部人事进行制度约束与规范，建立高校干部人事档案信息化管理制度体系。首先，依托原有干部人事档案信息资源，不断完善与细化干部人事档案工作中各类安全管理、干部人事档案备份、借阅、共享、信息恢复等工作标准；其次，明确干部人事档案管理信息化工作中的具体流程、目标、任务，设置各层级干部人事档案管理权限，建立科学可行的干部人事档案信息化工作规范；再次，高校应将干部人事档案信息化规范逐步形成制度，使各部门在高校干部人事档案管理信息化工作中有章可循，逐步形成高校自身的干部人事档案信息化管理制度体系，不断提高干部人事档案综合管理水平。

(二)优化高校干部人事档案信息化管理人才队伍

实现高校干部人事档案信息化管理的关键在于专业团队的建设，因此要加强档案管理专员的招聘职数、职业素养及专业能力培训等规划设计。第一，择优人才选配。高校应按照每千卷档案不少于一名档案管理专员负责的职数要求，择优选配政治素质过硬、有责任心、保密意识强等职业素质良好的人员，严格遵守高校干部人事档案信息化管理制度，做到干部人事档案信息严格保密；第二，档案专业能力与信息技术能力双重培养。要实现档案信息化离不开信息技术应用，在科技飞跃发展今天，就要求档案管理专业定期参加档案专业培训同时也需及时掌握前沿信息技术技能，以确保高校干部人事档案信息化工作的有序推进；第三，加强档案管理相关人员约束。在进行高校干部人事档案管理信息化的进程中，对于周边档案管理相关人员应予以相关培训，制定相关涉密规定与制度，严格按程序规定(如严禁更改数据、严谨截图拍照、严禁接触高校干部人事档案管理信息化服务平台终端设备等)有效合理使用高校干部人事档案。

(三)加大对高校干部人事档案管理工作的政策引导与资金支持

高校干部人事档案信息化建设是一项长期规划性系统工程，因此，必须获得上级有关部门与高校自身政策引导与资金支持。一方面，干部人事档案管理部门应积极获取上级政策支持，只有自上而下落实好了相关政策，才能确保高校干部人事档案管理信息化工作有序开展，确保高校干部人事档案管理信息化服务平台价值得到有效发挥；另一方面，高校干部人事档案管理信息化设备的采购以及相关网络支撑与建设、高校干部人事档案管理信息化服务平台的投入、构建、运转、更新、维护均需要大量资金投入，高校干部人事档案管理部门也应提前做好资金准备与资金规划，如前期建设投入大主要以财政资金为主，后期维护性投入可考虑其它融资性渠道。此外，还应注重资金使用过程中的监督与审计，确保高校干部人事档案管理信息化工作的稳步推进。

(四)构建高校干部档案信息安全保护屏障

高校干部人事档案关系着高校干部“选人用人”的公平公正与科学决断，决定着高校未来的发展方向。第一，源头信息安全保障。高校干部人事档案从生成数据的源头起，档案管理专员就应严格各项操作程序，确保在数字档案的鉴定、生成、归档、管理等每一项程序中的数据真实可靠并以只读模式并添加水印等防伪手段将数字档案存储于私有云等安全储存平台中；第二，构建高校干部人事管理信息安全保护系统。干部人事相关管理部门可通过构建该系统确保高校干部人事档案管理信息化服务平台等软件系统的安全保护，通过对主数据库和备用数据库方式备份信息、加密技术、网络防火墙等手段提高系统软硬件的安全性能；第三，明确数字档案查阅权限与查阅标准化流程。应对相关查阅人员进行查阅权限分级与设置，如设置双人双重密码、分级阅档等，以防查阅单位和查阅部门在相关查阅数字档案过程中越级和窃取行为。

(五)充分利用大数据助推高校干部人事档案管理信息化工作

要实现干部任用的地域界限实现干部档案信息的区域共享，提升高校干部人事档案信息的共享能力，提升档案管理质量，提升档案信息获取的有效性与利用率，促进高校干部人事档案管理的创新发展。高校干部人事管理部门只有通过大数据技术应用，不断深挖档案信息、提升档案信息化建设质量才能实现。同时，我们也应不断开拓干部人事档案管理创新思维，借助大数据技术加强信息深度挖掘，组建大数据中心与数据服务终端，通过对高校干部档案大数据分析，总结相关的规律，提取有效信息，以制定高校干部“选人用人“的规章与制度管理。

总之，大数据环境下高校干部人事档案管理信息化建设，需要从档案信息化管理制度体系、管理人才队伍、政策引导与资金、信息安全保护、大数据信息技术等方面不断努力，需要自上而下全员参与，才能形成良好管理格局，全面提升高校干部人事档案管理信息化。