大数据时代高校档案管理模式的变革和创新研究

2019-03-20□刘畅

产业与科技论坛 2019年23期

□刘畅

在当前大数据时代，我国档案管理也开始步入新的历史发展阶段。在此背景下，高校的档案管理工作必须有效应对大数据时代所带来的信息数据海量增长的压力。但就目前来说，我国部分高校在大数据时代背景下的档案管理模式还存在着一些不足之处，需要采取措施予以优化。

一、大数据时代高校档案管理工作存在的问题

(一)运用大数据的意识相对薄弱。相关研究显示，人们的思想意识对于行为模式与问题处理具有直接的影响，可见，思想意识对人的影响是巨大的，在大数据时代背景下，高校的档案管理工作面临新的机遇和挑战，而在此关键时期，高校管理层对于大数据的认识和应用意识，也会对高校档案管理理念和执行产生深刻的影响。从近几年实践情况来看，高校档案管理工作对于大数据的应用意识还不强，管理层在大数据时代背景下未能充分意识到大数据技术对于处理海量信息、提高信息处理效率和信息处理准确性的重要作用。例如，目前我国部分高校的领导者由于自身所秉承的发展理念未包含或很少涉及对大数据技术的应用领域，因此，高校领导者对大数据技术的重视程度则显得相对不足，不能够很好地给予档案管理工作和大数据技术的融合以必要的重视，在日常工作中，对于高校档案信息化建设与管理的支持力度相对较小，必要的人、财、物等资源投入少，使得档案管理工作的效率与准确性都迟迟得不到有效提高。

(二)档案管理工作者对大数据技术的使用能力不足。高校的档案管理工作归根结底需要依靠于和依赖于档案管理工作者来开展和落实，因此，档案管理工作者自身所具备的专业素养与对大数据技术的使用能力高低会直接影响到高校图书馆档案管理工作的整体水平。但就目前来说，我国高校的图书馆档案管理工作在一定程度上还存在着档案管理工作者对大数据技术的使用能力不足的问题，在大数据技术与档案管理融合的工作当中不能够很好地满足当前高校档案管理需求。在当今大数据时代背景下，由于信息化发展步伐快速，对档案管理工作也提出了更多的要求。但是，不少高校档案管理人员对大数据这一相对较为新颖的信息科学技术认识程度相对不足，部分高校的档案管理工作者由于年龄相对较大，因此，对新技术和新思想的接受能力与接受程度相对较低，对许多档案管理之外的能力，诸如网络技术、计算机知识等了解缺乏，这就导致在高校档案管理日常工作的开展过程之中档案管理工作者自身会面临较多的阻碍。

(三)档案管理信息设备较为陈旧。在新的时代背景之下，高校的档案管理工作也变得更加复杂多样，为更好地满足用户的需求，不仅档案管理人员需要转变思想意识和工作理念与方法，提高技术水平，高校也要加强资金投入，对档案管理信息设备进行更新，解决设备相对陈旧的问题。例如，在有的高效档案管理工作中，设备更新缓慢，不少设备还停留在以往台式机器电脑设备的层面，未能够及时引进大数据时代背景下相对较为新型的信息管理设备，导致高校的档案管理工作缺乏必要的设备支撑，档案管理工作水平处于停滞状态。

二、大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化措施

(一)着力增强运用大数据的意识。由于目前我国部分高校在档案管理工作过程中运用大数据的意识不够强烈，相对薄弱，为彻底消除此种情况，我国高校管理层应当明确意识，积极解放思想，充分认识到大数据的重要作用，并将其引入到档案管理工作中，使之在档案管理中充分发挥作用。要实现这一目标，高校就需要从如下两方面考虑。

1.国家层面的方向性引导。国家要根据新时期的档案管理实际，提高对高校档案管理工作的要求，以时代发展规律为考量来督促高校档案管理工作与时俱进，在宏观层面上把握好高校档案管理工作的总体走向，为高校档案管理工作提供方向性引导。除此之外，国家还要从政策、资金、人才等方面，加强对高校档案管理的支持，通过多措并举，为高校的档案管理工作提供必要支撑。

2.高校自身提升对大数据的认识。从高校自身来说，因为在高校发展与管理中，领导者是非常重要且关键的因素，作为学校的掌舵者，其在制定高校发展战略时，要给予档案管理工作充分的重视，推进档案管理技术改进以及档案管理工作与大数据技术的融合。要以高校领导者为切入点，着力提升领导者对大数据技术的认识程度，使其意识到在大数据时代处理海量信息的繁重性和运用大数据技术的快捷性与准确性。只有在此基础上才能够确保高校领导者会在日常工作中，大力支持高校档案管理信息化建设，使档案管理与大数据技术积极融合，进而使高校档案管理实现健康、良性的发展。

(二)建设专业化档案管理工作队伍。针对目前我国高校在档案管理工作中存在的问题，高校应结合实际情况，构建具有专业水平的、高素质的档案管理队伍，同时，积极引进人才，推动高校档案管理提质增效的发展。

1.加强日常专业培训。分析原有档案管理人员情况，为其提供有针对性的专业培训，以促进其职业素养进一步提高。鉴于高校档案管理具有长期性、复杂性特点，因此，要想实现高校档案管理工作在大数据时代下管理水平质的飞跃这一目标不可以通过短期进行人力资源更换来实现，一蹴而就也是不可能的，必须要循序渐进地加强教育和培训，及时更新档案管理人员的知识结构。有的高校开展了讲座，通过这种培训方式来对原有档案管理工作者进行集中培训，在培训内容方面应当重点突出在大数据时代背景之下高校档案管理工作所面临的新局面，强调对原有档案管理工作人员大数据技术认识程度的提升和使用能力的增强，不断提高工作人员互联网、大数据和云计算等技术的使用水平。

2.积极引进人才。要根据高校档案管理实际需要，引进具有较高素质的优秀档案管理人才，使档案管理队伍整体水平提高，并使所引进的人才为档案管理工作提供新的发展思路，开拓新的发展格局。在引进人才的过程中，要坚持人才多元化、专业化的原则，重视其实践能力，并为人才创造良好的环境，这样才能实现人尽其才，才尽其用。

(三)更新档案管理信息化设备。巧妇难为无米之炊，目前我国高校档案管理工作质量迟迟得不到明显提升，其中一个原因在于高校的档案管理信息设备较为陈旧，无法有效支撑起大数据时代下的档案管理工作任务。因此，现阶段我国高校应当从更新档案管理信息化设备的角度出发，增加资金投入，为新型信息化管理设备的引进与购买提供必要的资金支持，使高校档案管理设备能够跟上时代发展步伐。但在此过程中需要注意的是，新型档案管理设备的引进与购买不能够听从市场导向盲目购买，而是要在深入分析自身档案管理需求、结合大数据技术专业人员意见的基础之上进行引进，力求能够在最大程度上确保档案管理工作设备的更新，发挥其最大作用。