新形势下企业档案管理信息化建设研究

□王志平

一、企业档案管理工作及其重要性分析

(一)企业档案管理概念。所谓企业档案管理是指企业的档案管理部门按照档案管理规定和制度，对企业的生产、经营、销售、资金流动、人事变动等活动以各种不同形式进行记录，如文字、图表、影像等。档案管理工作在如实记录和反映企业发展状态和情况的同时，也对企业里每位员工的发展进行着详细的记录，是企业未来发展规划和员工个人晋升的重要参考依据。档案管理工作是一个复杂、持续的过程，这就要求档案管理部门必须通过科学的分类整理，对各类档案资料进行严格、细致的统一管理，切实发挥档案管理工作在企业发展过程中应有的作用。

(二)企业档案管理工作的重要性。档案管理工作本身就是每个企业行政管理工作的一个组成部分，它能够给企业所有的行政决策、制度制定提供详实、准确的资料依据。档案管理工作做的好，就可以使得企业发展所有的数据资料得到及时、科学、合理的归类和保存，行政部门就能够随时随地掌握和了解这些信息，确保行政决策、企业发展规划的科学性和连续性。在企业运营过程中，良好的档案管理工作能够为项目运营提供各种详细真实的数据信息，运营部门能够迅速地将这些档案资料所反映的信息应用于实际工作中，促进项目运营经济效益和风险保障。同时，全面的档案管理工作对于企业发展历程中的点点滴滴都进行着详细的记录，其中所反映出来的企业文化和价值观都是弥足珍贵的，是对企业内部向心力和凝聚力的真实写照和良好传承，是非常生动、真实、贴切的员工教育和培训资源。而且，坚强有力的档案管理工作，对于企业在经营管理过程中遇到的各种风险能够提供强大的法律证据支持。详实、丰富的数据信息可以全面、真实地反映出业务活动进行的状态，确保企业的合法权益不受任何损害。

二、我国企业档案管理工作存在的问题及不足

长期以来，受传统观念的影响，我国企业档案管理工作一直得不到应有的重视，档案管理工作理念、方法、设备都比较落后。随着企业现代化水平的不断提高，企业发展进入新的阶段，档案管理工作逐渐引起了人们的关注，并且得到逐步加强。然而，由于基础薄弱，发展水平不高，档案管理工作还存在许多问题，需要广大档案管理工作者不断的探索和创新。

(一)企业档案管理工作得不到重视和认可。长期以来，企业管理者和员工都将注意力放在了行政部门和其他运营部门，对于像档案管理这类支持型和服务型的工作不够重视，认为其无法为企业带来经济效益，只要整理好文件资料，做好基础工作，不需要过多人财物投入，致使档案管理设施陈旧，管理人员不专业，管理手段老套。久而久之，档案管理质量停滞不前，工作人员缺乏积极性，工作混乱，档案管理工作的积极作用得不到有效发挥。

(二)企业档案管理缺乏制度保证，规范性差。由于企业档案管理工作在企业内部长期得不到重视，也就没有形成相关的规章制度，缺乏相关的档案管理操作标准和规范要求，档案管理工作处于闲散状态，混乱无序，归档的好多材料信息根本不合格，问题层出不穷。有的企业虽然也制定了一些档案管理方面的规定，但是并不健全，仅流于形式，而且在实际工作中执行力差，得不到切实遵守。

(三)档案管理软硬件设施水平低，管理手段落后。受传统思想影响，企业往往不在档案管理上过多投入，档案管理技术设备条件差，档案室陈旧不堪，相关软硬件不配套，导致档案文件归档混乱、丢失、霉变。同时，由于档案管理人员缺乏专业知识，对档案管理工作的重要性认识不够，在档案资料的收集、整理、鉴定、统计、归档、装订等环节疏于专研，工作模式和方法死板老套，仍然采用手工管理的模式，严重影响了档案管理水平。

(四)档案管理人员缺乏责任心，综合素质不高。企业管理层对档案管理工作的不重视，没有相应制定的奖惩激励机制，导致档案管理人员对本职工作缺少积极主动性，接受能力差，不去学习和掌握新的档案管理知识和方法，对档案的收集、整理、分类、保存、借阅等工作都疏于管理，工作局面混乱。而且，相当一部分档案管理人员缺乏相应的专业知识，有的还身兼其他职务，对信息化条件下的档案管理设施和技术缺乏深入认识和了解，安全风险意识薄弱，应对能力差，难以适应档案管理信息化需求，严重限制了企业档案管理工作的效率。

(五)档案管理信息化水平低，安全风险应对能力差。随着计算机网络技术的不断发展，信息化已经成为大数据条件下企业发展的新动力。目前，我国企业档案管理的信息化程度还比较低，缺乏专业的设备和技术支撑，档案管理人员对于信息化一知半解，不具备信息化条件应该掌握的计算机网络技术和专业的数据管理知识。对于信息化条件下的各种信息安全风险认识不深刻，并且没有足够的能力来应对。

三、信息化条件下企业档案管理工作呈现的特点

大数据时代的到来，使得人们的生活、工作、学习都发生了翻天覆地的变化，纷繁复杂的数据信息让人目不暇接。企业档案管理工作也不例外，档案管理工作的模式、手段都有了全新的变化，逐步将纸质文献资料的手工线性管理转变为数字化资源的计算机网络虚拟管理，档案管理工作更加高效，管理质量也大大提高。

信息技术的广泛普及，将自动化办公系统和企业档案管理系统无缝对接，各种信息资源相互共享，各个工作环节同步进行。同时，让档案管理工作的复杂性简单化，通过信息化手段，档案管理人员可以非常容易、准确地收集、整理、录入资料信息，所有的信息资料都将以数字化的形式存入计算机虚拟空间的资料库中，并通过计算机进行更为精细、各种形式的分类和储存，人工操作条件下的各种失误减少，档案管理效率提高。而且信息化的档案存储设备更加安全，不容易出现信息损坏、丢失等情况，也易于备份和转移，确保档案资料的安全性和完整性。使用人员可以随时查阅，信息检索方便快捷准确，提高了档案访问时效性，大大降低了管理成本，切实减轻了管理人员的工作量。

四、企业档案管理工作的信息化建设策略

目前，全社会都在大力推进信息化建设，企业档案管理工作的信息化也被提上了日程，必须充分借助信息化条件下的新技术和新手段来不断创新档案管理模式和方法，提高工作效率，提升档案管理水平，全面实现企业档案管理工作的信息化管理。

(一)转变观念，加大对企业档案管理工作的投入。企业管理层要从根本上改变思想，正确、深刻认识企业档案管理工作的重要性，并且教育广大员工都能够对档案管理工作有全新的认识，在日常工作中给予积极配合和协助，在企业内部为档案管理工作信息化营造良好的内部氛围。企业管理者要适时深入调研企业档案管理部门，加大在人、财、物等方面支持力度，按照信息化的要求，完善基础设施建设和配备，教育和激励档案管理人员主动去学习新技术，确保软硬件设施相互配套，资源充足，夯实企业档案管理工作信息化的软硬件设施基础。

(二)完善企业档案管理体系，制定严格的操作规范和标准。企业要根据自身实际经营管理情况，尽快制定或健全本企业的档案数据信息收集、管理、利用服务、安全保密等系统，并形成统一的档案管理体系，只有完整、科学的档案管理体系才能够从根本上保证信息化技术在工作中的合理应用。企业要围绕档案管理工作，制定相应的档案信息操作、保密、共享、查阅、交接等规则制度，明确责任，重点环节设置独立的操作规范和标准，相互监督，严格执行，促进档案管理工作中的各个细节更趋规范化，这样档案管理工作就能够在科学、有序、安全、高效的模式下顺利进行。

(三)充分运用现代信息化技术，提升档案管理水平。近年来，大数据条件下的科学技术日新月异，各种现代化的新技术为企业发展注入了新的活力。企业档案管理工作可以积极利用这些新技术和手段，来提升档案管理工作。要根据实际，对原有的基础设备进行升级换代和优化更新，或者增加全新硬件设备，确保计算机网络技术有坚实的运行载体。同时，结合企业档案管理现状，在引进其它先进档案管理软件的同时，深入研究和开发具有企业特色的档案管理相关软件，让信息化技术应用于档案管理工作各环节，使企业档案管理工作在现代化技术的支撑下为企业发展发挥最大效能。

(四)健全档案管理人员培训机制，提高人员职业道德和技术素养。企业所有的运营管理工作都需要强大的人力资源支持，档案管理工作更是如此，人员素质的高低直接决定着档案管理工作水平。企业要注重对现有档案管理人员的教育培训，通过参观学习、座谈、讲座等方式不断提升档案管理人员的专业素养、道德素质、信息技术、安全风险防范知识储备。通过相应的奖惩激励机制，引导和督促档案管理人员以良好的心态认真负责，深入钻研，积极主动地去学习现代化的档案管理方式方法，并且能够在日常工作中广泛应用和创新。企业也可以根据工作需要，大力引进年轻有为的专业型档案管理人才，这些人员集档案管理专业知识和现代化信息技术于一身，工作起来会更加高效。

五、结语

总之，信息化建设会给企业档案管理工作注入新的活力和动力。企业内部从管理层到档案管理人员都将面临着新的机遇和挑战。大数据时代条件下的信息资源大爆发，档案管理工作会更加复杂多变，管理人员必须积极学习和利用信息化技术，转变档案管理理念、模式、方法，并且在实践中不断的探索和创新，为全面实现企业档案管理信息化建设贡献自己的力量。