高职院校档案管理信息化建设分析

杨丽丽 山东外贸职业学院泰安校区

高职院校档案管理工作的主要内容就是开展党政管理以及科研等资料的收集和归档工作，能够真实的体现出学校历史发展的轨迹，并且对学校的发展和改革历程进行最为原始和客观的记录，对于高职院校的发展起到了至关重要的作用。

一、高职院校档案管理信息化建设的意义

高职院校档案信息化管理能够提高档案管理工作的作用和效果，领导在进行决策的时候主要依据就是档案信息的更新效率。如果校领导能够及时、准确的掌握相关决策，才能够保证政令的通畅，管理工作能够得到顺利的实施，最终才能够做好学校的管理工作，保证自身的竞争力。反之，如果校领导在进行决策的时候，信息不够及时和准确，就会导致学校管理水平比较低，甚至会远远落后于其他学校，无法保证自身的竞争力，逐渐的被其他学校赶超。所以，在高职院校发展过程中充分的利用档案信息，才能够发挥出自身的优势。能够提高高职院校档案管理工作的效率和水平，高职院校在进行教学和教育的过程中会逐渐的形成众多具有保存价值的教学档案以及教务档案等资料，为了能够充分的利用档案的价值，必须要积极的采取先进的信息化管理措施，逐渐的促使档案管理工作由传统的封闭式管理转变为现代化的开放式管理模式，打破传统的人工操作管理模式，不断的提高档案的收集和管理效率和水平，最终保证档案资源能够实现最优化的配置，最终为高职院校的发展提供优质的信息服务。在进行教学研究工作的时候，通过信息化档案管理工作能够提供更为智能化的服务，档案信息化可以实现一次投入多次产出，实现资源的共享，在进行二次教材信息编写的时候能够有效的缩短编写的时间，从根本上实现了档案信息利用的实效性。

二、高职院校信息化建设的实践与发展策略

(一)增强信息化意识

高职院校在进行信息化管理建设必要性的重视程度并不够，建设意识比较薄弱，最终无法保证思想的统一性，组织和管理方面不能实现统一，最终导致时间和资金上的投入也仅仅能够满足基本的需求，在进行信息化管理建设的时候必须要做好以下几个方面。其一，领导必须要真正的重视信息化建设，重视时代的发展，积极的转变传统的管理模式，积极的引进新技术，最终达到提高管理效率的目的。其二，必须要统一全校思想，在校领导的带领下制定符合自身实际情况的信息化管理建设方案和制度。其三，必须要投入充足的资金，才能够真正的保证制度得到有效的落实，保证信息化管理建设能够得到顺利的应用。

(二)建立合理科学的总体规划

高职院校必须要意识到信息化建设的重要性，积极的参与到整体规划中，规划是保证信息化建设的基础条件，高职院校在进行档案信息化建设的时候必须要坚持统一规划、分歧建设的基本原则，不仅需要制定长期的规划，还应该具有短期的规划，不能出现盲目规划的现象发生，必须要结合自身的实际情况和需求，做好市场调研工作，并且听取相关专家的意见。在制定长远规划的时候应该从整个学校的高度加以考虑和分析，结合各个部门的实际情况和需求，才能够保证部门之间的协作，将每个部门进行有机的结合，才能够避免信息出现滞后现象的发生，最终将各个部门建设目标与全校的建设目标高度保持一致。

(三)加强信息化团队建设

必须要重视信息化团队的建设工作，积极的引用专业技术人才，并且要做好内部教师和管理人员的培训工作，从而才能够保证自身团队的综合素质和专业技术水平，最终保证高职院校信息化建设的稳定性运行。通过专业技术人才能够提高信息化管理水平和维护效率，从而制定高效的信息化管理系统，从根本上保证信息化建设的有序开展，还应该成立信息化技术培训团队，对高职院校的教师和管理人员开展信息化技术的普及和深化培训工作，还可以通过校园论坛探讨以及定期考核等诸多机制实现对高职院校教职工的参与度，不断的加强团队的信息化建设工作，从根本上保证教师和管理人员的能力和水平，提高教学科研和办公管理的效率。

(四)创新高职院校信息化管理模式

当今时代主要就是信息时代、大数据时代，传统的档案管理模式远远不能满足新时代快速发展的要求，会制约高职院校的进一步发展。必须要积极的引用先进的信息技术，实现档案的信息化管理，从根本上提高档案管理效率和水平，通过全新的信息化管理方法不断的优化和创新管理服务，提供最为全新的优质服务，实现信息化管理工作。必须要提高管理力度，在进行学校内部建立多级管理体制，实现相互之间的制约工作，不断的完善学校内部的监督和管理体制，才能够促进档案管理工作的可持续性发展。

(五)构建完善的安全管理制度

高职院校在进行档案信息化管理工作的时候，仅仅通过网络技术和杀毒软件等措施远远无法保证档案信息的安全，这些防护技术仅仅是辅助手段，高职院校必须要不断的完善安全管理制度，两者之间共同作用能够构建一个安全的网络信息空间，在进行实践的时候必须要明确管理目标，在一个完善的管理目标基础上构建具体、科学的安全管理制度。具体安全管理制度主要包括了安全服务措施以及信息安全管理防范措施等内容，最终保证每个环节能够得到有效的落实。科学、合理的安全管理制度能够从根本上提高计算机设备运行的环境，即便遇到病毒入侵也能够得到有效的预防。

三、结束语

高职院校在进行档案管理的时候，必须要积极的进行信息化建设工作，不断的优化和创新档案管理工作，才能够充分的发挥出档案资料的价值和作用，最终促进高职院校的进一步发展，更好的为社会发展培养优秀人才，促进我国社会的可持续性发展。