中职学校档案管理存在的问题及对策

文/徐 锋

档案管理是中职院校教育工作中的一项基础工作，做好档案管理工作，对于提升中职院校教育工作质量、推动新时期中职院校教育改革发展具有十分重要的意义。本文针对中职院校档案管理的现状和存在的问题，就改进和有效提升中职院校档案管理质量提出了有益的建议

档案管理工作对于中职院校的发展具有积极的意义。如何做好中职院校的档案工作，那就必须对它的内涵、现状和存在问题有所了解，采取有针对性的措施来改进和提高，才能发挥出档案管理带来的作用。

一、中职院校档案管理工作内涵

中职院校档案管理工作，首先能够对学校开展招生和学生就业指导工作起到帮助作用。前者树立形象，也能够更好地进行招生以及学生就业指导工作。当下随着社会的快速发展，学校成为连接学生与社会的最佳地点，其也真实记录了学校在运行管理以及教学中的各个阶段，可以说是学校的宝贵资源，因此有效对其利用可以促进学校发展。其次，档案管理工作也能够为学校的教学科研等工作提供服务，其能够记录教职工在校的工作状况，也能够有效利用档案管理中有价值内容来为社会的发展提供价值，同时通过记录的教学经验以及教学成果对后续的工作予以指导，因此其对于教育行业有着至关重要的作用。

二、中职院校档案管理现状

对于中职院校的档案管理工作来说，目前还存在着很多的问题需要我们予以重视。首先就是相关工作的开展不够重视和规范。一是学校领导没有像重视教学工作那样重视档案工作，没有为档案工作的开展创造良好的环境。二是档案管理人员自身的认知水平不够，工作理念也较为落后，还是用传统的思维来开展工作，要求不严，质量不高。其次就是没有建立和完善档案管理工作的相关规章制度。没有制度约束，就不能保证档案资料收集的齐全，管理科学规范，就会对后续工作的开展带来极大的不便和问题。再次就是档案信息化建设的滞后和缓慢。现代信息技术的发展，为各行各业的快速发展带来了机遇，为档案信息资源的共享创造了更大的空间。如果不重视档案信息化工作，不仅不能有效快捷地管理和利用好档案资源，而且也会使中职院校的后期发展受到严重的影响。

三、有效提升中职院校档案管理质量

（一）规范档案管理工作

近些年我国对职业技术教育非常重视，职业院校面临着前所未有的发展机遇，职业院校要想发展迅速，就必须做好各项基础工作，特别是记录自身发展历史、成就，服务学校教育、教学的档案管理工作一定要高度重视规范管理。虽然国家档案行政管理部门没有出台针对中职院校档案管理工作的相关规章制度，但是，可以参照和适用于中职院校档案管理工作的法规、标准很多，中职院校一定要高度重视档案工作，勇于面对新形势下档案工作遇到的新挑战，积极与档案行政管理部门联系沟通，建章立制，对接标准，加大对档案工作的规范化管理的力度，以此来保证档案管理工作能够更好地服务整个学校的教学、科研等工作，进而实现档案管理工作的价值。

（二）强化监察制度

当前对于职业院校的档案管理工作来说，由于缺乏有效的监督制度，因此使得很多时候相关工作的开展无法接近实际情况，所以一定要建立监督制度，强化对其内部的档案管理工作的监督，要将档案管理工作纳入到整个校园管理的考核项目之中，强化对各项档案管理制度的日常监管。以此来保证档案资料收集得齐全完整，整理得规范标准，保管的条件符合安全要求，同时还要建立激励机制，明确奖惩措施和标准，对档案管理工作做出贡献的管理人员，要予以奖励和表彰，对违反档案管理制度的人和事，要严肃追究其责任，积极为档案管理工作的发展创造一个良好的发展氛围，促进档案管理工作的规范化、制度化发展。

（三）做好宣传工作

对于中职院校的发展来说档案管理工作是一项重要的内容。因此学校的各级领导要高度重视这项工作的开展，要明白档案是不能再生的信息资源，要在日常工作中加大对档案工作的宣传，要利用校园广播、黑板报和网络来宣传档案工作和档案知识，要提高全校师生的档案积累、保护、利用意识，要充分调动全校师生参与和做好档案工作的积极性和自觉性，与此同时，还要加大对档案信息化建设和资源共享的宣传，督促师生利用现代信息技术开展档案管理工作，提升档案信息化管理水平，为师生查阅利用档案信息资源提供快捷方便的条件，为中职院校的更好发展提供好服务。

（四）提升管理人员素质

新时期的档案管理工作中，需要高素质的复合型人才。所以作为档案管理人员，一定要增强做好档案工作的责任感和使命感，要克服传统思维的束缚，摒弃传统工作中老旧的观念，要积极转变观念，认真学习档案法律法规，学习档案业务知识，学习新的档案管理理念和方式、方法，提高自身的整体素质。要开阔眼界，拓展知识面，掌握和运用现代信息技术做好档案管理工作。只有这样，才能把档案工作做好，才能使档案工作为中职院校的建设与发展起到促进作用。