医院会计档案管理存在的问题及建议

2019-03-19杨瑞红

财经界·上旬刊 2019年3期

杨瑞红

关键词：医院会计档案问题建议

一、医院会计档案管理的重要性

随着医疗体制的改革和医疗卫生事业的发展，医院管理者要根据医院的经济运行情况做出医院发展的经济决策。使医院管理者通过查阅会计档案，分析往年经济指标、对比分析各年度的财务数据和业务收支情况，利用技术上的优势，了解医院的经济结构和发展趋势，制定适合医院发展的方针战略决策。会计档案为医院的经济决策提供了强有力的数据依据，能更好的促进医疗卫生事业的发展。

二、医院会计档案管理中的问题

随着医院病人的增多和业务工作量的增长，以及税务审计部门的相关要求，还有新的结算方式的不断更新变革，医院会计档案数量不断地增长，管理难度增加。新会计档案管理办法的实施也对医院会计档案管理提出了更高要求，但目前会计档案的管理水平未能达到新制度的要求，也与医院整体发展不匹配，主要表现为以下几方面的问题：

（一）会计档案存储空间不足，管理难度加大

由于医疗行业的特殊性，在医院发展过程中坚持的是以改善就医环境，提高医疗服务水平为中心，因此在医院的规划建设中很少考虑档案用房，没有意识到会计档案管理对医院整体管理的重要性。以某三甲专科医院为例，2017年度会计凭证超过1000本，平均每月90多本凭证，是2012年的2.5倍，近5年是该院会计凭证增长最快的时期，每年以近20%的速度递增。但会计档案存储空间依旧是十几年前的水平。存放空间严重不足，无法适应医院日益增长的业务需求，同时在档案管理的设施配备上，缺少防潮、防火、防尘等相关的调控设备，给会计档案管理工作增加了难度，影响会计档案管理的规范性。

（二）纸质会计档案质量不高，不利于环保

会计资料是记录和反映医院实际发生的经济业务事项的会计专业资料，是医院档案资料的重要组成部分。长期以来大家习惯于传统的会计模式，纸质的会计资料较多，为会计核算人员和档案管理人员增加了工作难度。仍以上述医院为例，2017年每月的会计凭证中，其中药品和耗材33本，门诊住院收入12本，贫困患儿补助16本，其余均为日常业务报销凭证。上述凭证中未包括每月约34000张的POS机结算单，由财务部门单独保管。近几年按审计税务部门的要求，应对每份发票的真实性进行核实，尤其是医药耗材类的发票，为此每张报销发票均附有发票真伪查询单，每月的发票查询单占整个原始凭证的五分之一还要多，给会计审核人员及档案管理人员增加了很大的工作量。另外，在医院综合运营管理系统下，医院的物资采购及其他业务已经实现网上申请、审核和审批，但在实际工作中，仍将电子资料打印成纸质材料作为原始凭证，与新办法提倡的绿色环保发展理念相违背，既降低了会计档案的整体质量，也与新时期下医院的经济发展不适应。

（三）未将会计档案信息化管理

新的会计档案管理办法要求归档范围内的电子会计资料应以电子形式存储，作为电子会计档案进行保存。目前大部分医院会计档案管理仍是以纸质档案为主，所利用的电子信息仅是账务查询及数据备份，未配置相应的电子会计档案信息化管理系统对会计档案进行科学、有效的管理和利用。

（四）会计档案管理人员综合业务水平有待提高

医院的会计档案管理人员主要是由财务人员担任，其熟悉财务知识及会计核算工作，但不了解档案管理的专业知识，缺乏必要的档案管理技能及计算机应用技能。实际工作中，医院往往只配备一名会计人员负责档案管理工作，会计凭证的收集、整理及装订工作占据会计档案人员的大量时间和精力，还有服务于各部门的查账、资料复印等工作。会计档案管理人员综合业务水平的欠缺，无法保证会计档案管理工作高效运行。

三、加强会计档案管理的措施及建议

（一）加强医院管理者对档案管理工作的重视

会计档案承载了医院自建院以来的所有经济资料，是医院全部的经济活动的反映。医院领导应当加强对会计档案工作的重视，建立健全医院档案管理制度。加大档案管理中的人力、物力、财力的投入，改善会计档案存放环境，确保会计资料的安全、完整，是实现会计档案管理的根本保证。

（二）建立和完善会计档案管理制度

医院应当根据新的会计档案管理办法，结合单位实际情况制定并完善医院会计档案管理制度。在会计档案的收集、移交、保管、借阅、销毁等环节，制定严格的管理制度，指定专人定期检查和考核，并将检查结果记录在案，报告主管领导。医院领导和档案管理人员要从思想上、行动上加以重视，避免归档不及时，销毁手续不完备，查阅制度不规范，移交手续不齐全等不规范的行为发生。

（三）加强医院电算化会计档案管理

为了适应医院信息化水平和精细化管理程度的要求，医院要建立会计档案的数据库，利用计算机和新的网络技术等信息技术手段管理会计档案。医院不仅要保管好纸质档案，更要保管好有关电子数据、软件资料等。新会计档案管理办法，阐述了电子会计档案管理的必要性，明确了电子会计档案的归档范围及管理要求，医院要极力推进电子会计数据的开发和利用，使会计档案电算化水平进一步提高，更好的为医院决策和管理提供数据支持。

（四）提高会计档案管理人员的综合素质

会计档案管理具有特殊专业性和信息性，既具备会计业务知识，又有计算机技能，并熟悉通迅等电子软件方面知识，医院要加大人才方面的投入，定期组织会计档案人员进行培训，包括专业知识方面的培训和职业道德方面的培训，提高会计档案管理人员的综合素质，以适应大数据时代下电子会计档案管理的需要，确保会计档案工作有效管理。

四、结束语

综上所述，在新会计档案管理办法全面实施的背景下，医院必须重视会计档案管理工作，加强会计档案管理人员的培训，不断健全和完善会计档案管理制度，提高档案管理的质量，建立和完善档案管理考评制度，提高会计档案管理人员的综合素质，充分发挥会计档案的社会效益和經济效益，推动医院会计档案管理工作的创新发展，以此提高医院的财务管理水平，发挥财务管理的作用，适应医院改革的浪潮，促进医院持续、稳定和健康的发展。