高校档案信息化建设现状分析

2019-03-19□梁静

产业与科技论坛 2019年1期

□梁静

近年来，在我国社会主义市场经济迅猛发展的作用下，我国科研技术水平不断提升，网络信息技术更是展现出了良好的变革式发展态势。尤其是各种计算机管理软件的开发、升级和利用，对人们以往的生活、工作、学习方式方法产生了变革式的影响。而高校基于自身作为高等教育部门的特殊性，对于先进技术、知识信息、专业人才等各类优质资源有着很好的聚集作用，并且通过对这些资源优势效用的充分发挥能够充分提升高校信息化档案建设实力水平，使高校能够在全国的档案现代化建设方面发挥出良好的示范、带头作用。总体来讲，加快高校档案管理信息化建设，不仅是高校积极顺应当今信息时代社会发展的必然选择，更是当下档案管理部门对于高校档案管理创新改革的客观要求。基于此，作为一名普通的高校档案管理工作人员，有必要从自身档案管理工作实际出发，来结合信息时代特点，对高校未来信息化档案工作的实现探寻出一条更好的发展道路，为我国档案工作的新发展贡献上自身的一份力量。

一、现代档案管理概述

现代化档案管理是在计算机网络技术的支持作用下，逐渐发展而来的。在当今互联网信息技术的辅助下，具有功能多元化、信息多样化、使用便捷化等一系列鲜明的信息时代特点。现代档案管理倡导借助计算机网络信息技术来对传统档案管理理念、方式方法、模式进行革新，以促进档案管理以及档案信息储存的信息化、虚拟化、无纸化、动态化、标准化，是一种符合当今信息社会发展潮流的专业化的档案管理手段。现代化档案管理能够依据不同单位的需要，来对档案的种类、层次等进行统一划分和保管存档，并在计算机网络技术大数据分析的作用下，来对档案资料进行文字、图片等信息的提取和输送，极大地便利了档案管理流程。

随着当今高校教育事业的不断推进，高校不仅凭借自身在人才储备、科学研究、文化创新等方面的特殊优势，逐步开展并实现了教育信息化、现代化的发展，在与之配套的高校档案管理方面也开始朝着信息化发展方向迈进。尤其是高校对于自身信息化环境的构建，更是极大地促进了新型档案管理计算机技术在高校中的引入，档案信息存储技术的引入弥补了传统纸质档案资料不易保存的缺点，实现了档案资料的网络化信息存储，有益于档案的长久保存；大数据信息智能处理技术的引入将信息采集、处理、分析、存储、使用等流程融为一体，极大地提升了高校档案管理效率。

二、高校档案信息化建设存在的问题

(一)资源设施投入不足。尽管国家档案管理部门对于高校档案信息化建设工作一再强调，且高校的领导层对于建设档案信息化工作的重要意义有了一个相对全面的认识。但个别高校受自身办学能力的限制，在有限的教学管理资源与巨大的教学科研任务矛盾日益突出的情况下，只能够将档案信息化建设工作暂缓放在工作计划、口头层面，而将全部精力放在对于各专业教学科研活动的实施上，从而使得高校的信息化档案构建工作在缺乏充足资金保障的情况下，无法对各类现代化档案管理设备进行引进，导致高校档案信息建设工作的不足，使其无法为日益发展的高校现代化教育事业发挥出应用的教育科研信息辅助作用。

(二)人才素质水平不高。在以往很长一段时间内，高校受传统办学思想的限制，导致很长一段时间内档案工作都处于被高校各级领导部门所忽略的位置。由此也造成了高校档案管理人员配置工作的不足，如将档案管理看作是“闲职”，选调年事较高的教师来开展档案管理工作，亦或是让管理专业的学生轮流到学校的档案管理部门进行值日，并全权负责当天的图书借阅、档案归档等一系列工作。但现实情况是，这些临时配置人员要么缺乏丰富的档案管理知识、专业化档案管理技能，要么就是缺乏充足的强烈的工作责任感。这对于高校档案信息化建设工作的开展而言构成了极大的阻碍作用，使得高校所建成的档案信息化系统存在利用不足的情况，导致档案信息化作用无法得到充分发挥。

三、高校档案信息化建设策略

(一)提升认识。目前大多数高校已经认识到了档案信息化建设工作的重要意义，并将其正式纳入到了高校现阶段主要工作任务中来。但结合对上述问题的探究，可以得出对档案信息化建设工作作用、功能、内涵等认识的不足和不深刻，仍然是导致这一系列问题产生的根本性原因。为此，对于新时期高校档案信息化建设工作而言，要继续倡导高校各级管理者加大对于档案信息化建设的重视，真正从档案对于高校教学工作智库作用的发挥、对于发展规划制定参考价值的发挥的角度出发来重视档案改革工作，使高校各级管理人员真正从思想上认识到高校档案部门与科研、行政、教学部门一样，同属于高校管理体系中不可或缺的一个重要组成部分。与此同时，更要与学校上级领导部门直接牵头，组织现有档案管理人员开展新时期档案管理学习、调研、参观等工作，以此来在全校范围内提起人们对于档案工作的重视程度，改变人们对档案管理不关心、不了解、不重视的消极工作态度，为高校档案信息化的实现构建良好的基础性思想保障。

(二)加大资源投入力度。充足的资源保障是促使高校档案信息化建设事业得以朝着良好方向发展的基础性保障。为此，要继续加大对于高校档案信息化投入的力度。第一，建立转型基金，加大资金投入。高校要通过对本校现有教育管理资金的合理调配来结合目前本校的档案信息化建设工作需要调配出一定的资金用于支持本校的档案信息化工作，并要在政府教育部门、档案管理部门的协调作用下，为高校的档案信息化建设从社会中引入多方资金支持，以此来弥补本校教育管理资金不足的缺陷。第二，高校要加大对于信息化档案建设工作的硬件环境设备投入，不仅要对档案管理室中的计算机、宽带等设备进行及时的更新和维护，更要结合实际需要添置扫描仪、光盘刻录仪、缩微阅读机、多媒体等先进档案管理设备。在技术部门和档案管理部门的共同作用下加大对于校园档案在线管理系统、软件的开发，通过自主研发来在一定程度上帮助高校节约先进信息化档案管理技术引进所消耗的资金成本。第二，要加大人才保障，结合档案管理工作特点，建立科学的专业档案管理人才引进机制，使更多的专业档案管理人员能够参与到本校的档案信息化建设工作中来，切实提高高校档案管理人员的综合素质水平。

(三)扩大信息化覆盖面。档案信息化建设是一个系统性的工作，囊括了档案收集、整理、利用的各个环节。为此，一方面，要实现档案收集的信息化建设。在进行档案收集工作的过程中，加强信息化的建设进程，不仅要求高校加强网络等相关基础设施的建设，使得学生在入学之前，或者是在高校中进行学习的过程中，能够利用相关的网络设施，同时结合各种相关的终端设备，建设档案信息化的收集平台，从而能够进一步提高档案收集的效率。同时，还要在进行信息收集和录入的过程中，确保信息录入终端的正常运行，从而能够准确地过滤掉错误信息，确保档案录入信息的准确性、完整性；另一方面，优化档案信息利用。在现代化计算机信息技术的作用下，对档案进行整理和分类，然后打上对应的标签，能够为教师和学生提供良好的信息检索服务。同时，对其中部分重要的信息进行挖掘、备份和保护这些重要的数据。此外，在对高校档案进行信息化建设的过程中，不仅可以建立文字的档案，而且还可以建立声音、图片等其他形式，从而能够更加全面地对相关档案进行记录，能够保存数量更多的相关档案。