信息化背景下OA协同办公系统对高校办公的影响

□李玲玲

一、高校OA协同办公系统的发展历程

办公自动化系统(Office Automation System，简称OA系统)是将现代化办公和计算机网络技术结合起来的一种新型办公模式。高校办公自动化系统主要经历以下3个阶段：第一阶段，20世纪80年代到90年代中期，随着计算机和办公软件的应用，实现了办公文档的电子化；第二阶段，20世纪90年代中期开始，随着网络信息技术的发展，以校园局域网络为依托，实现了工作流程的自动化；第三阶段，近10年以来，随着大数据、移动互联网、云计算等网络信息技术的迅速发展，以及移动终端设备的普及与智能化，形成以校园有线无线一体化网络为依托，实现工作流程规范、高效、智能和对有效数据信息的深度挖掘，为高校统一集中的智能化管理和科学决策提供支持[1]。

二、高校OA协同办公系统的建设背景

为深入贯彻落实党的十九大精神，加快教育现代化和教育强国建设，推进新时代教育信息化发展，培育创新驱动发展新引擎，国家制定了《“十三五”国家信息化规划》，颁布实施《教育信息化2.0行动计划》，为高校信息化建设提供了行动指南。随着高校校园有线无线一体化网络环境健全完善和办公人员的计算机操作使用水平不断提升，以计算机网络为主的信息服务融入渗透高校的各个应用与服务领域，但是高校的行政办公与管理模式仍未从传统模式中解放出来，信息化水平不高，制约了高校的行政办公效率与管理水平的提升，现有信息系统相互独立，没有实现互联互通，影响信息畅通和资源共享，难以为高校的教育教学、科研工作提供良好的保障，因此建设安全高效的更适应信息化高校实际应用的OA协同办公系统不仅是提高高校行政办公效率的必然路径，也是推动教育事业高质量发展的根本保障。

三、OA协同办公系统在高校办公中应用必要性

目前，随着高校办学规模的扩大与办学水平的不断提升，事务性工作不断增加，对办公效率与管理水平的要求也不断提高，需要更加高效、快捷的办公方式与科学化的管理模式，现行高校办公模式存在以下几个难以解决的问题。

(一)信息传达不及时。随着高校办学规模不断扩大以及多校合并等历史原因，师生人数不断增多，办公区域不断扩大且分散，跨校区办公不可避免，从而难以保证各种信息和文档及时上传下达到各部门，致使信息文档不能得到及时的反馈与处理，不利于业务的跟进和督办，影响办公效率。

(二)公文流转效率低。随着高校办学水平的不断提升，各级办公室需要处理各类公文信息，而人工进行公文信息的传输耗时耗力，尤其是公文的收发、登记、处理、传递、归档等环节消耗了办公人员大量的时间，且易出现传递失误或信息丢失，公文流转效率低下，减慢了事务处理的效率，延长了事务处理的周期。

(三)工作流程不规范且公开化低。当涉及多个部门协同办理的业务时，有时因部门职责不明确、办公人员责任意识不强，在业务流转出现差错时，部门间出现推诿、扯皮、“卡壳”现象，延误事务的办理；个别部门分管业务流程冗杂，而且事务办理流程不够公开化，致使师生办理业务需要往返多次才能完成，师生“多次跑、反复跑”现象严重。

(四)办公方式不灵活。当重要事务文件涉及多部门领导审批签字时，因高校领导与中层管理干部日常事务繁忙，常因工作任务需要进行外出办事、开会、学术交流或考察等，文件签批需要等待领导回校后办理，一定程度上影响了办公效率。

(五)业务交接不清晰明确。高校各部门管理人员流动性大，对于离职或转岗人员负责业务工作的开展情况没有明确的记载，没有固化的办公经验可以传授，新来的工作人员需要重新熟悉业务流程与工作细节，影响待办业务和急需推进工作的完成效率与质量。

(六)信息系统不规范、不全面。高校是信息知识的密集区，每天都会产生大量信息，即使一个学院或部门内部产生的信息也很繁杂，信息分布散乱无序，没有规范系统的信息存储管理模式，不利于信息的共享利用；各部门的信息系统相互独立，有些系统对信息进行重复采集录入，造成信息冗余，且各系统关键数据字段不统一，数据调取共享难度大，难以实现资源的合理配置，“信息孤岛”现象严重[2]。

四、OA协同办公系统对高校办公的影响

OA协同办公系统能够有效解决高校传统办公模式存在问题与不足，实现信息传输网络化、工作流程自动化、办公审批快捷化、决策执行科学化，推动高校管理信息化，助力高校的高标准、高质量、高水平发展。

(一)公文流转快捷高效。“公文流转”是高校日常办公的一项重要业务工作，OA协同办公系统提供了可靠的、可追查的公文流转平台，实现了收文和发文的全程电子化，解决了公文传递慢、信息不及时、不同步、办理情况不易跟踪和办理意见不易查阅等难题，有效缩短了公文流转的时间，加快了公文流转的速度，节省了办公人员的时间和办公资源。在系统完成公文的签收登记、拟办、批示、传阅、承办、督办、归档等收文过程，节省了办公人员进行收文登记、整理、影印、分类处理的时间，办公人员可以根据公文重要性、紧急性按照设定的流程进行流转，如需传阅的，走阅文流程，系统自动对传阅情况进行登记，如需签批办理的，根据阅办意见走办文流程，对承办部门的收文、办理情况进行跟踪查询，对即将超过办理时限的业务进行消息提醒，保证业务工作按时完成，提高办公效率；在系统内完成从公文起草、核稿、审批、会签、签发、盖章下发等环节的过程化管理，公文办理人可根据机关代字选择发文流程和公文模板，在发文流程中，对流程各节点的审批修改意见进行痕迹保留，如发文需要征集多部门意见时，新增、删除、修改意见内容一目了然，便于拟稿人快速整理修改，有效避免修改意见的遗漏和错改，确保了公文内容准确性，也使发文更加快捷；需要各级部门学习的文件，实现一键分发，直接传递至相关工作人员，有效避免人工发放的重发、漏发等情况，也减少了纸张、打印机等办公耗材的使用，节省办公资源，还可以监督各部门人员的查阅时间，保证公文信息被及时查阅，加快信息传递的效率。

(二)工作流程规范清晰。OA协同办公系统可根据学校各部门的实际需求建立标准化的工作流程审批体系，实现了多种业务办理流程的全程电子化、可视化、程序化，有利于对各种业务环节进行量化管理和控制，办公人员不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章等，减少了中间等待的时间，办公人员只需选择正确的电子流程表单，在表单填写过程中，可以按照参照填写说明、模板、历史表单等进行填写，有效避免了纸质表单填写时出现的错填、漏填、字迹不清晰等情况的出现，减少了办公人员因表单填写问题而需反复多次的问题，表单填写完成后只需选择正确的流程，系统自动进行流转签批，流程中各节点的审批人员可以进行电子签名或手写签名，审批办理方便快捷，如流程节点办理人因事不能及时处理业务可以转他人代为办理，减少了中间等待的时间和工作中的复杂环节，有效解决了教职工因工作流程不熟悉或部门流程不公开不清晰而造成业务办理“反复跑，多次跑”的难题，真正实现了让“信息多跑路，师生少跑腿”信息化办公模式。

(三)审批流程公开透明。OA协同办公系统可以根据不同的业务流程设置流程中各节点的处理人员、审批权限和审批时限，进一步明确了各部门教职工的工作职责，将工作任务细化到个人，强化教职工的责任意识和参与意识，激发教职工工作的积极性，对于递交到各部门的请示、报告等文件，发文人和流程节点处理人可随时查看办理意见与进展情况，减少等待等中间环节，增强工作的实效性，根据权限设置，对流转效率低下或停滞流程进行监察与督办，并发出短信提醒，避免遗忘重要事件。同时系统还对审批的流程、内容以及审批意见等进行客观记录，使办理过程有据可查、公开透明，有效杜绝推诿、扯皮、“卡壳”现象的发生，打破了跨部门、跨组织的沟通协调“瓶颈”，实现多部门的协同办公，极大程度地提高了协同办公效率；各层级领导能够及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况，实时、全面掌控各部门的工作状态，便于及时发现与解决问题，从而减少差错，防止低效办公。

(四)办公方式灵活智能。随着移动互联网和智能终端设备的普及应用，OA协同办公系统已不局限于PC端的使用，移动OA协同办公系统打破了时间和地域界限，使办公人员从桌面办公中解放出来，实现了移动办公、异地办公，有效解决领导和办公人员因公在外不能及时进行业务审批处理的难题，在移动端可以进行通知公告、新闻快讯、会议日程、待办事宜等查看办理，以及信息的远程分享和调取，及时高效地处理紧急或突发事务文件，提高了事务审批办理的时效性及办公效率。

(五)信息交流方便快捷。OA协同办公系统提供了学校各部门和教职工之间沟通交流的平台，打破了组织边界和地理位置限制的沟通方式，及时推送学校或本部门的新闻、公告、通知等，教职工更好地掌握与了解学校部门最新动态；建立论坛专区，促使教职工之间的交流更加广泛，有利于教学、科研、管理工作的沟通协作和有效开展；实现人与系统的信息互动，对办公室人员的业务办理情况进行合理规划，对待办业务、拟办业务、已办业务等进行归类标记，加强对办公人员的工作督促提醒，防止拖沓遗漏工作。领导还可以实时查看办公人员的工作完成情况，进行督导和综合评价，提升办公效率[3]。同时系统对办公人员的业务情况进行记录，人员变更时业务交接更加清晰明确，新来人员可以查看权限范围内的部门内部积累的各种知识，更快地熟悉业务工作。

(六)知识管理系统全面。知识是高校的无形资产，从形态上来看它包含了数据、制度文件、档案等显性知识和工作经验、专业技能、思维方式等隐性知识。OA协同办公系统构建科学化的内部知识管理体系，充分整合高校知识与信息资源，将知识管理从狭隘的文档管理扩展融合到高校整体业务管理和工作的各环节，实现了知识从获取、存储、共享、应用、创新，再到获得的循环积累和有序管理。OA协同办公系统通过建立档案库，对分散于各部门的基础信息进行统一录入和集中管理，根据不同的权限设置，可以随时进行信息的调取和使用；在业务流转过程中，可以实时查看、跟踪和挖掘业务流程中产生的知识，对各环节进行及时记录，将隐性知识更好地固化下来，流程节点处理人也可实时查看相关知识文档，提高决策的科学性和准确性；当阅读到精华知识或对同部门人员有价值的知识时，可以分享给某些人、部门、甚至是某些岗位，形成蒲公英式的知识连续分享传播模式，充分发挥知识的价值；可以从多种角度分析知识的结构、内容、下载阅读频次，更好地辨别知识的价值；对知识文档进行周期化管理，保证用户访问使用最新的和有效的知识文档，通过权限设置，办公人员和教职工随时可查阅、检索归档的知识文档资料，更好地为教学科研、办公管理工作提供便利[4]。

(七)数据挖掘精准有效。OA协同办公系统通过统一信息数据平台，实现了各信息系统之间的互联互通和系统间数据的统一录入与协同应用，避免了数据信息的冗余，办公人员根据权限设置进行数据信息的调取使用，切实解决了传统办公模式中数据调取难和不同系统间数据难以整合应用的难题，有效打破了“信息孤岛”现象；借助大数据技术，可以对系统中沉淀的各种信息数据进行多维度的分析挖掘，如可以对办公人员的工作效能、各流程审批效率、部门整理办事效能等情况进行综合分析，从而加强对办公人员和各个部门的督促管理，促进管理工作更加制度化、科学化；还可以对师资信息、教学信息、科研相关信息、财务信息、资产信息等情况进行分析，深度挖掘数据信息的潜在价值，提取有价值的信息进行研究和总结，也为领导提供准确、实时的辅助决策[5]。

五、结语

随着移动互联网、大数据等信息技术的发展，办公自动化必将取代传统办公模式，推动高校办公模式的革新。OA协同办公系统的建设与应用将有力推动高校的信息化进程，实现高校数字资源的集中整合和共享利用，为高校办公提供程序化、高效化、便捷化的办公环境，实现高校管理工作更加制度化、程序化、科学化，提升高校的整体办公效率与管理水平，推动高校教学、科研、管理服务等各项工作的高质量、高水平发展。