建立高标档案，推进城市管理

摘 要：随着我国社会环境日趋复杂化，在城市管理过程中，建立高标准的档案对促进城市的管理具有非常重要的作用，近些年，城市管理在推动社会经济发展方面的重要性日益凸显，而建立高标准的档案是加快城市发展的重要环节之一。而高标准档案的建立需要与城市系统化管理相结合，结合现代城市发展的方向，不断的创新高标档案的建设，才能使城市管理职能得到充分发挥。本文首先分析高标档案建立的必要性和对高标档案建设的评价；其次分析了高标档案建设存在的问题；最后针对高标档案建设存在的问题提出了解决措施。旨在全面提升城市管理的规范化和标准化。

关键词：高标档案；城市管理；与时俱进

目前，在我国的城市管理过程中，确立了一套城市执法的标准，而如何将执法行为录入到相關的信息采集系统，需要通过建立档案的方式来完成，一旦建立了档案，就可以追究不合理的执法责任，使城市管理达到法制化的执行效果，因此做好高标档案建设工作非常重要。

1 高标档案建设的必要性

行政体制的改革，带动了城市管理的综合执法工作，由于城市管理工作的内容比较庞杂，涉及的行业也比较多，尤其是对一些特殊领域的城市管理，没有相对固定的管理模式，导致部分执法人员容易出现拖延办案时间，盲目跟从，工作怕出错等消极对待工作的态度。加上考核制度的不严格，使滥竽充数的现象增多。因此建立一套对执法人员的高标档案势在必行，能使执法人员规范自身行为，端正工作态度，提高工作积极性。高标档案的建设可以很好的制约滥竽充数、怕、混等现象的出现。滥竽充数是不会干的冒充会干，怕是对工作畏缩畏尾，害怕工作出错；混是虽然人在岗位上，但是没有尽到岗位的职责。把人类的惰性全部都体现了出来，因此需要通过优化设计制度，来激励和约束执法人员惰性情绪的产生。而高标档案的建设可以记录每个执法人员的工作情况，还能体现出执法人员的工作效率，并通过每月公布一次执法人员的执法情况，使执法人员也能了解到同事的工作数据，对积极工作的执法人员进行表扬和肯定。这样可以对消极对待工作的执法人员敲警钟。还可以防止滥竽充数现象的出现，明确自己的岗位职责。高标档案的建设可以为人员晋升提供依据，为工作考核提供参考，为全面建立个人档案提供便利。

2 对高标档案建设的评价

近几年，通过高标档案的建设，细化了执法的数据，它把每位队员的数据都进行了细化，一定程度上取得了很大的成果。虽然对细化数据的采集工作增加了相关部门的工作量，但从长远来看，高标档案的建设具有很强的实效性。

1）高标档案的建设能客观的反映每位执法人员的工作量、处理案件的总量、承担相关责任的案件总量、制作各种文书的能力，通过对以上数据的综合分析，可以折射出该队员的工作综合能力。

2）高标档案的建设可以清晰的记录不同区域出现案件的频率和数量，什么案件在哪个区域内容易频发，可以一目了然的看出区域内发生案件的总量，为执法管理人员提供参考依据，进而采取具有针对性的政治措施。

3）高标档案的建设可以细化各队执法的数据，充分了解各队成员的工作状况，从而有利于执法业务的管理和发展。

4）高标档案的建设可以为上级领导提供数据查询的依据，并能实现及时、准确的向上级汇报。能让上级领导全面的了解到在城市管理过程中行政执法业务工作的开展。为领导做出科学、可靠的决策提供参考。据相关部门反映，档案的建设一定程度上增加了他们的工作量，但通过规范化的操作，取得了很显著的成效，档案资料上面清楚的记录着每位队员的工作量和业务特长，及在区域管辖范围内出现案件的频率和地点，为管理人员明确管理方向。同时对于档案所记录的每位队员的情况都真实有效，为队员的成绩考核奠定基础。

3 高标档案建设存在的问题

1）在高标档案建设过程中，取得了一定的成效，但是在实际操作中也遇到一定的问题。在档案建设之前，由于有两套表格可供选择，表格的内容有一定的偏差。其中一套是记录案件当事人和执法队员情况的表格。另外一套是记录管辖区域内发生案件的数目等相关内容。两套表格虽然各自具有自身的优点，如果两套表格分开使用的话，在数据采集方面容易出现局限性。对在不同区域和街道发生突击性和阶段性工作的展开具有一定的难度。不能准确的区分案件的主办和协办，从目前高标档案建设的规范要求来看，对这些活动的记录还存在一定的难度。

2）高标档案建设存在重开发，轻利用的问题

管理档案的相关部门，由于注重面子工程，过于追求对巡档查馆藏数字化的数量，没有对馆藏资源进行分析，就对数字化展开工作。高标档案建设本来任务就重，一定程度上浪费了人力和物力，盲目的开展数字化工作，造成了信息数据的储存压力。

4 高标档案建设存在问题的解决措施

高标档案的建设可以推进城市管理的法制化，从具体实践来看，取得了一定的优势，本文通过对城市管理实施情况的考察来看，高标档案建设对行政执法的发展具有一定作用。是值得领导部门大力推广的。

1）规范高标档案建设的数据采集。一般来讲，高标档案的建设都是以表格的形式记录各类执法信息的，每位队员都需要按照统一的格式记载相关数据的采集。高标档案的建设工作需要具有一定的前瞻性，将信息数据的采集移至对内勤数据的记录，以便更好的处理后续的问题。

2）统一记录突发性和阶段性活动的信息档案。每个分队对于处理突发性和阶段性活动的手段都有差异，虽然处理过程都有一定的道理，但是由于存在信息数据的差异，在上报过程中，就会造成数据的缺失，出现不公平的现象。因此在高标档案建设之前，需要借鉴好的经验和方法，不可丢失原则性和灵活性。

3）增强高标档案建设的研究力量。在高标档案建设的调研过程中可以发现，由于城市管理工作的内容比较庞杂，涉及的范围也比较广泛，造成执法工作人员任务重，时间紧，在执法过程中还需要承担起一定的责任，给执法工作人员带来了很大的工作压力。另外还需要经过长时间的探索，不断完善高标档案建设的工作。

4）培养高标档案建设综合型的人才。由于高标档案建设方面缺乏专业的综合性人才，因此需要加强对档案建设人才的培训，增强档案工作人员的素质，还要不断的更新知识，规范高标档案建设工作的相关流程，从而增加档案建设的安全性，减低档案缺失所带来的风险。同时还需要档案工作人员具有较高的素质，档案工作带有一定的枯燥性，但需要在枯燥中寻找乐趣和创新能力。同时还需要不断提升高标档案建设的安全性。

5 结语

总而言之，高标档案的建设可以更好的为城市管理服务，通过对数据的采集、记录为执法管理人员提供了解队员的参考依据。因此要不断提高对高标档案建设的管理秩序，尽量确保档案建立的有序化和条理化，为城市管理工作提供基础。针对高标档案建设中存在的问题，要采取积极有效的解决措施，强化档案管理工作人员的意识，确保高标档案建设的顺利进行。

参考文献

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[2]任留跃.发挥信息档案作用提高安全监察水平[A].2011年云南电力技术论坛论文集.

[3]张汉群.档案信息化，信息档案化[A].信息社会档案学理论与实践.

作者简介

姚莹（1980-），女，汉族，广西蒙山人，在职研究生，工南宁市城市广场管理处，研究方向：档案研究员。