大数据环境下档案数字化成果在企业开放利用的管理难点和要点

王辉

摘 要：大数据时代下，企业档案管理工作的开展，应当充分明确档案数字化建设的重要性，明确档案数字化成果在企业开发利用中的具体要求及具体方法。本文首先就大数据环境下企业档案数字化成果对于企业管理的难点进行分析与阐述，进而探讨企业档案数字化成果在企业开发利用管理工作的工作要点。

关键词：大数据；档案数字化；档案管理

大数据技术可以在一定时间范围内，通过现代化的软件系统实现对于数据信息的精准捕捉，强化数据信息的处理与集合，具备较强的数据处理能力，可作为企业决策及管理工作的技术支撑，保证企业信息资产的多样化及高增长率。对于企业而言，可利用大数据技术支撑企业档案数字化建设及管理工作的开展，充分发挥档案信息的巨大价值。

1 大数据时代下档案数字化成果在企业开放利用的管理难点

1.1 大数据时代下的数字档案安全性不足

大数据时代下，对于企业而言，档案资料信息化开发与管理工作中，保证档案信息安全是档案数字化工作的一大难点。在档案开发与档案管理过程中，从档案资料的拆封、采集等全部过程，都可能造成档案资料的泄密，影响档案安全。另外，在大数据时代下的档案数字化开发与管理工作中，对于数字化档案的调阅，也有可能由于木马病毒或黑客攻击等原因，导致档案信息被盗取，给企业造成损失。企业在开发与利用档案信息资料的过程中，应当充分重视档案保密与信息安全的重要性，严格避免档案信息的资料外泄与完整性缺失等问题。

1.2 大数据时代下档案数字管理模式陈旧

大数据时代下，企业档案信息化的开发与管理工作中，应当对信息开发与档案管理模式加以创新，为档案信息化建设提供保障。在这一过程中，相关企业及单位应当做好基础设施建设，做好企业档案信息管理的硬件保障，保证企业档案信息化管理的全面化与系统性发展。相关企业在进行的档案资料的申请与调阅过程中，需要通过全面化与系统性的档案管理系统，保证档案存取与档案调阅过程中的信息传输与资料审批的实时性与流畅性，以适应档案信息数字化的发展进程。如何切实保障档案信息化需求单位在资料信息化建设中的统一性与协调性，就成为企业档案数字化开发及管理工作的一大难点。

2 大数据时代下档案数字化成果在企业开放利用的管理要点

2.1 做好统筹规划设计工作

大数据时代下，档案数字化成果在企业开发利用过程中的工作要点，应当提前制定档案数字化建设规划与方案，对档案数字化开发与建设的流程及环节进行统筹规划。在这个过程中，应当充分考量企业的实际情况与实际需求，对企业档案管理工作的核心诉求加以明确，将档案数字化开发与建设的具体实际、工作范围及工作内容等相关信息加以重点考量。同时，充分考量企业档案数字化开发与建设工作的具体事宜，确定招投标外包工作流程及工作重点，合理开展团队建设与人员管理工作。做好企业文档管理工作，对企业原本的文件资料管理、处置及备份情况加以有效梳理。明确企业档案数字化建设项目的安全管理工作流程及工作重点，做好资料档案开发与建设中的安全保密、权限开发等工作，加强资料档案管理与控制。

企业应当对档案开发及管理模式加以创新，制定社会一体化的开发与管理模式，确保档案数字化管理模式与传统的档案管理工作相互协调与共同发展，从而充分满足档案管理工作的实际需求。企业要做好基础准备工作，包括搭建软硬件及数字化系统，基于自身的实际发展规划工作及档案管理特点，合理选择相应的服务器与计算机等设备设施。明确档案数字化开发与建设工作的重点，从而实现企业档案数字化管理软件与办公自动化系统之间的有效衔接，保证档案信息化管理的一体化与全面化，实现对于档案信息的安全控制[1]。

2.2 信息档案安全管理工作

对于企业而言，档案信息管理工作中的安全性与保密性，是档案管理工作的重点及难点，要求企业的档案管理部门对档案资料安全价值有明确了解，确保的档案管理制度得以合理建设与全面落实。为切实保障档案信息管理工作的安全，做好人员培训与教育工作，确保档案数字化开发与建设人员充分明确档案数字化开发与管理工作安全的重要价值。企业应当从多方面、多层次开展档案数字化安全教育工作，建立整体化的安全保密思维，保证档案信息安全保密工作的稳定开展。

对于档案数字化及信息化管理工作而言，应当不断提高安全意识与责任意识，不断对档案数字化管理工作模式加以优化与创新，全面推进档案管理工作的树立开展。企业在开展档案数字化开发与建设工作的过程中，不断提高并优化自身能力，要求企業档案管理人员具备娴熟的业务知识，同时也能够掌握足够的计算机操作技能，定期进行档案数据信息备份，避免人为疏漏或人为泄露等原因，对档案数字化信息安全造成影响。在对档案信息进行安全保密的过程中，应当严格按照我国《档案法》《保密法》等相关法律法规，结合企业自身的实际情况，建立相应的规章制度，保证安全保密工作得以有法可依、有章可循。在完成企业档案数字化开发之后，应当对相关数据信息加以汇总、关联及备份工作，建立相应的档案目录数据库，通过数据关联以提高数字化档案的检索及利用价值。

2.3 制定档案管理巡查机制

对于企业而言，档案数字化开发与建设工作的开展，应当重视档案管理的巡查工作，建立相应的档案巡查机制，为数字化档案信息开发及信息利用提供充分保障，对档案数字化管理成效加以检验。档案数字化开发、建设及管理工作的开展，应当由档案管理部门根据实际需求建立相应巡查工作机制，保证档案信息巡查工作的长效性与严谨性，避免在档案数字化开发及建设工作中出现思想松懈、工作推脱等问题，强化档案数字化管理模式的有效管控，对档案管理巡查工作加以强化与落实，全面保障档案数字化管理的安全与保密。

企业档案数字化开发、建设及管理工作中，应当强化内部网络化管理工作的开展。在企业尚未建立网络化档案管理工作体系时，企业员工可根据自己的实际需要，对数字化档案信息加以调取与查阅，尽管员工可通过一定的档案调取及检索工具利用档案资料，但这一过程需要投入较大的工作量，导致企业员工对于档案信息并不十分看重，这种情况就会对档案数字化开发及管理工作带来较大影响。企业档案数字化的内部网络化管理工作的开展，是基于现代化的网络信息与数字化及大数据技术，强化数字化档案信息的管理与更新能力，为企业员工调取数字化档案提供便利与途径。企业档案数字化开发与建设工作中，应当基于先进的为信息技术与网络技术，保证档案信息的网络化及开放性共享[2]。

3 结语

在大数据时代下，企业档案数字化开发与管理工作的开展，应当首先保证做好统筹规划设计工作质量，进而强化信息档案安全管理，合理制定档案管理巡查机制，保证企业档案数字化管理工作的工作得以顺利开展，充分发挥企业档案建设及管理的重要价值。

参考文献

[1]李冬.大数据时代企业档案资源体系建设初探[J].大庆社会科学，2015（3）：69-71.

[2]陈永生.大数据背景下的数字档案馆与档案数字化建设[J].广东档案，2013（4）：10-10.