数字化时代高校教学档案信息化管理路径及实践探索

连伊娜 吴新玲

摘 要：档案信息资源是较为重要的公共资源形式，在信息时代背景下，档案信息资源的价值受到广泛的关注。本文结合大数据时代背景，对高校教学档案信息化管理进行了分析，在整合现阶段高校教学档案信息化管理存在问题的基础上，针对问题提出了有效对高校教学档案信息化管理进行改革的路径，力求能够实现对高校教学档案资源的优化利用，真正发挥档案资源的重要价值。

关键词：大数据时代 教学档案 信息化管理 管理路径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）02-000-01

在大数据时代背景下，受到先进数字化技术和信息技术的影响，高校在组织开展教学档案管理工作的过程中，传统的档案管理模式已经难以与新时期的档案管理需求相适应，只有结合信息技术和数字技术的应用构建全新的教学档案管理模式，加快教学档案管理工作的信息化发展进程，才能全面提高管理工作的科学性和有效性，突出档案管理工作的综合发展成效。

一、高校教学档案信息化管理重要性

对高校教学档案管理进行分析，发現档案涉及到的范围相对较为广泛，主要包含教育主管部门所下达的不同类型文件，如教育改革文件、教学计划文件、招生就业计划相关规定等；学校招生工作方面形成的材料，如招生简章、招生计划、心声名册等；与学籍管理相关的材料，如学生登记表、学生学籍变更表等；与教学活动相关的材料，如教学计划、教学大纲以及教学改革方案和教学总结等；学生奖惩方面的资料，如学生考试污点记录，学生获得奖学金记录等；与教材相关的资料，如课本指导性意见、教材使用目录、教材大纲等等。在大数据时代背景下，高校的这些教学档案现阶段已经基本上能够实现电子化和数字化转化，并且现阶段形成的档案资料本身就是电子档案和数字档案格式的，因此要求高校在组织开展档案管理工作的过程中能够结合大数据信息技术的应用制定更为科学的统一管理模式，打造信息化管理体系，确保档案管理工作的开展能促进教学档案资源的优化利用，为高校发展过程中教学组织管理工作的开展提供良好的资源支持，真正发挥出教学档案资源的重要作用，辅助高校对人才培养工作进行全面革新[1]。

二、大数据时代背景下高校教学档案信息化管理存在的问题

在大数据时代背景下，高校在针对教学档案管理工作进行改革创新的过程中，结合大数据技术的应用，针对信息化管理进行了适当的探索，并且在多角度制定了相应的信息化管理模式。但是结合高校档案管理工作实际情况看，能够看出在大数据时代背景下档案信息化管理工作的开展仍然存在明显的问题，会对高校档案管理工作的开展造成严重的制约：

1.软硬件基础设施的配备相对较为落后

结合实际情况对大数据背景下教学档案信息化管理工作的基本情况进行研究，发现虽然很多高校受到大数据时代的驱动已经配置了计算机网络、电脑等基础的设备，并且引入了对教学档案实施信息化管理方面的软件设施，能够支撑教学档案信息化管理工作的基本需求得到满足[2]实际开展教学档案信息化管理工作的过程中，软硬件系统作用的发挥受到极大的限制，在加上不同系统之间的兼容性问题难以得到及时有效的处理，会在一定程度上增加教学档案信息化管理工作的难度，对管理工作的持续稳定开展产生消极影响。

2.档案管理人员综合素质水平偏低

在高校组织开展教学档案信息化管理工作的过程中，档案管理人员的综合素质对各项工作的开展产生直接的影响[3]。研究发现，现阶段在我国高校教学档案管理工作中，存在明显的档案管理人员综合素质不足的问题，教学档案管理工作者信息化素养偏低，无法综合分析大数据时代档案管理工作的现实需求加强对信息技术和大数据技术的应用，并且档案管理人员的服务意识弱化，难以结合高校教学管理和人才培养工作的现实需求对档案管理工作进行改革创新，会制约档案管理工作的综合开展，也会影响信息化建设和发展进程。

3.高校教学档案管理信息化模式相对滞后

在大数据时代背景下，高校要想结合信息时代建设和发展的现实需求对档案管理工作进行改革创新，全面提高档案管理工作的综合效果，就要对档案管理模式进行优化调整，增强档案管理模式与时代发展需求的契合度[4]。但是研究发现，现阶段高校在针对教学档案实施信息化建设和管理的过程中，并未结合大数据时代的影响对管理模式进行调整，在经费不足和标准化建设不到位的情况下，仍然采用分散式的管理模式，会对档案资源的利用造成不良影响，不仅难以提供高质量的档案信息服务，甚至还会对高校档案管理现代化建设造成严重的制约。因此必须加强对大数据时代高校档案管理工作的重视，并制定科学的管理方案，辅助高校各项管理和建设工作的全面优化开展。

三、大数据时代背景下对高校教学档案实施信息化管理的措施

1.积极树立大数据管理工作理念

在大数据时代背景下对高校教学档案管理工作进行改革创新，加快档案管理工作的信息化建设和发展进程，主要就是要结合大数据时代的影响制定相对科学稳定的管理方案，指导教学档案信息化管理工作的开展。在实际工作中，一方面高校教学档案管理部门应该对大数据时代的影响进行明确的解析，在此基础上加强对教学档案大数据化建设和管理重要性的认识，以大数据技术支撑档案管理信息化发展，争取能够在实际开展管理工作的过程中，形成全新的大数据信息化管理理念，真正在开展教学档案信息化管理工作的过程中，提高档案资源的利用率，为综合管理水平的增强创造理想化的条件[5]。另一方面，档案管理人员应该积极加强对相关知识和技术的学习，在综合应用大数据技术的情况下主动开展信息化管理和服务工作，使高校教学档案信息化管理能够与大数据时代档案管理工作的现实需求有机结合在一起，全面提高高校教学档案信息化及建设和管理实效，在高校开展教学工作和人才培养工作的过程中，实现对档案资源的优化利用。如此，树立正确的大数据时代高校教学档案信息化管理理念，就能促进管理水平的提高和管理资源的优化利用，为高校持续稳定运行奠定相应的档案资源基础。

2.加强对高校教学档案大数据管理平台的构建

大数据时代背景下，高校教学档案信息化管理工作的开展与大数据信息技术的支持存在紧密的联系，所以要对大数据信息资源进行有效的开发，并通过合理应用大数据及时促进教学档案资源在新时期高校人才培养工作中的广泛利用，突出资源管理成效。在具体工作实践中，必须要保证数据资源信息建设过程中坚持开放化和标准化的原则，对教学档案信息资源实现数字化整合，提高管理成效。换言之，在大数据时代影响下，高校只有能够构建应用于教学档案信息化管理的大数据平台，才能进一步增强档案信息化管理工作的针对性和高效性，加快高校档案管理工作的信息化建设和发展综合进程。例如，部分高校在开展教学档案管理工作方面存在不同院系独立存档的情况，没有对档案实施及时的共享和统一化的管理，对教学档案的开发和利用造成严重制约[6]。针对这一情况，高校可以结合本校情况积极探索完善大数据档案管理平台的构建，并且通过平台对不同院系和部门之间的教学信息实施统一的整理、归纳、凝练、开发，最终在应用不同档案管理资源的基础上，为教学工作的开展创造便利，有效助推高校人才培养工作实现长远发展的目标。如此，就能真正发挥出高校教学档案大数据平台的重要作用，加快档案管理工作的信息化建设和发展综合进程，为高校档案资源综合利用目标的实现创造理想化的条件。

3.推进高校教学档案数据库的构建

受到大数据时代的影响，高校在开展档案管理工作的过程中，涉及到的档案信息资源更加丰富，要想提高档案管理工作的综合成效，实现对教学档案资源优化利用的目标，还要积极探索教学档案资源数据库的构建，确保能够对原始的档案信息实施更加可靠的管理，以此为基础推动档案管理水平的全面增强。在实际工作中，高校可以综合分析本校教学档案管理信息化建设工作的基本需求，对国内外相关经验进行整合，制定与教学档案数据库建设相关的长远发展规划，并对各项建设标准进行明确，争取能够构建多媒体数据库、全文数据库以及文件条目数据库等，增强教学档案资源储备的丰富性和兼容性，突出档案信息化安全，为档案资源的及时归档创造条件，突出综合管理成效。唯有如此，在全面推进高校教学档案数据库建设的基础上，才能使高校教学档案资源信息归档和共享工作的及时性和有效性逐步提高，为档案信息化管理和开放化应用奠定数据库基础，为高校人才培养工作的开展提供更为全面的教学档案资源保障。

综上所述，在大数据时代背景下，高校教学档案的信息化和数字化管理已经成为必然发展趋势，高校档案管理人员要想实现对教学档案的优化利用，就要从多角度制定相应的管理方案，全面贯彻高校教学档案的信息化管理工作，切实突出管理工作的信息化建设和发展水平，为高校教育教学工作和人才培养工作的开展提供良好的支持。

参考文献

[1]黄战凤，刘柳.高校教学档案数字化过程中信息整合研究[J].兰台世界，2015（5）：11-12.

[2]赵一，金丹.信息化背景下高校教学档案工作的创新路径[J].兰台世界，2017（15）：45-47.

[3]周曌.高校教学档案管理信息化管理探析[J].新教育时代电子杂志（教师版），2017（25）：177.

[4]任志強.高校教学档案信息化建设探究[J].潍坊学院学报，2016（3）：117-118.

[5]何亚洁.高校档案信息资源数字化建设研究[J].办公室业务，2018（6）：100.

[6]倪峰，李世俊，侬艳琼， 等.高校教学档案数字化建设探析[J].兰台世界，2016（10）：42-44.