科研单位人事档案管理的问题及对策

李慧玲

摘 要：人事档案，作为具备重要特色的中国人事管理制度之一，收录着一个人的学习、工作经历，政治面貌，科研成果。这些记载个人情况的文件材料，可对科研单位的人才选拔提供重要参考依据。随着经济的飞速发展，人事制度的改革创新，人事档案管理工作的不足日渐暴露，对科研单位的人才选拔产生一定滞后影响。本文就科研单位的人事档案管理工作进行简述，并针对人事档案管理存在的问题提出相应对策。

关键词：科研单位；人事档案管理；问题；对策

科研单位的人事档案除了包含个人身份、学历、资历等基础信息资料外，还有专业技术职称的评定、工作期间取得的重要成果等个人荣誉的记录，是个人人生轨迹的真实记录，为科研单位选拔、任用、考核人才提供重要依据。然而由于各单位对人事档案的日常管理工作并未做到足够重视，其应有的社会服务价值也未能到很好的挖掘。为此，加大对人事档案管理工作的投入，更新完善相关规范制度，发挥其应有的价值，做到同社会经济发展与时俱进，是当前人事档案管理工作的重中之重。

1 人事档案对于科研单位的重要性

人事档案包含职工的政治面貌、个人履历、工作表现、考评结果等相关文件材料，真实记录职工不同时期的发展成长、专业素养、进修情况，并随着职工工作环境的变化、时间的推进更新，所以说人事档案是职工个人信息的缩影，具有全面性，现实性，真实性和动态性的特点，通过人事档案可快速了解职工的基本信息及表现情况。高端人才汇集的科研单位在对人才的选拔、任用或考核时，有着严苛的审核筛选制度，这时职工的人事档案便会作为重要参考依据，职工的学习经历、工作经验、或是工作期间所获得的科研成果，都会成为单位用人决策的重要影响因素。为此，加强科研单位人事档案管理工作刻不容缓，档案的全面、真实、时效性更是发挥其作用的前提。

2 人事档案在科研单位难以发挥作用的阻力

2.1 认知不足，重视度不高

上至领导层，下至基层技术人员，对职工人事档案认知仅仅是个人基础信息的填写。由于对档案的错误认知，科研人员普遍不重视档案信息的更新维护，导致很多职工在档案资料填写时，缺乏严谨意识，出现填写不规范或是内容不完整、时间衔接不一致、更新不及时等情况，严重的制约着档案归类管理[1]。

其次，科研单位管理机构普遍存在工作人员少、工作量大的问题，档案管理均为兼职工作，不配备专职档案管理人员，工作人员精力投入少、重业务工作轻档案管理。领导层过于简单的认为档案管理只是将档案材料归档、保管存储的工作，只要做到不丢失不泄漏即可，所以对档案管理关注投入甚少。经费投入不足、缺乏专业人员配备、管理机制不完善，都是导致人事档案管理工作滞后的原因。

2.2 档案管理人员专业素养的不足

伴随着科研单位的人事体制变革，单位有限的编制、岗位数量，使得档案管理岗位更是受到极大缩减和限制，有些科研单位甚至直接取消该岗位的设置，由人事管理部门委派一名工作人员兼职负责档案管理工作。由于缺乏专业系统的档案管理培训，对档案管理知识知之甚少，在面对一系列枯燥繁琐的档案收集分类，整理归档工作的同时还需要负责其他业务工作，工作人员精力过于分散，面对责任大、耗时久却难见成效的人事档案管理工作，往往是最容易也是最先被忽略的[2]。

2.3 人事档案管理机制的缺失

一套系统完整的档案保管体制，是人事档案管理工作有效进行的关键。科研单位可根据单位用人情况、所在领域属性，建立一套符合自己实际情况并可操作实施的档案管理体制，其中材料的归档制度、核查审核制度、转递移交制度、保密制度和统计制度五大基本内容必不可少，在这些基本制度之外再增加一些特色制度，是档案管理工作的人性化体现。

人事档案从最原始的档案收集，整理分类，再到复查审核，最后归类存档，这一系列工作涉及的信息量巨大，工作繁琐，时间跨度长，如没有一个系统完整的管理制度，人事档案的管理将会异常的分散凌乱，碎片式的档案并不能为科研单位的人才任用提供有效的数据支持和参考依据[3]。

2.4 缺少完善的基础设施，信息流通效率低

档案管理工作除了需要专业的人员进行维护之外，基础设备的投入对档案的安全管理、存档质量有着实质性的影响。对于“重成果”的科研单位而言，有限的经费更多的是用于科学研究，档案管理的办公经费可谓少之又少，甚至一度的缩减。紧张有限的经费直接导致基础设备的不足，甚至将工作人员的办公场所与档案文件的库房混合在一起，违反档案管理规定的同時也给档案保管储存带来诸多不便和隐患。

另外，缺少相应的档案专用处理设备，如文件扫描仪、归类统计的计算机等等，这些配套设备的缺失，工作人员只能手工抄录，纸档存储，不仅增加档案管理的工作量，且在没有电子录入归档的情况下，档案信息的比对复查、审核、信息更新效率低，也给档案的查阅检索带来诸多不便。

3 人事档案管理的应对政策

3.1 多方面提高科研单位对人事档案管理的重视程度

在科研人员中展开人事档案知识讲座，让广大科研人员了解人事档案对其自身职业发展的重要性，提高科研人员对人事档案管理的重视度，让他们有意识的对其档案进行补充完善。其次，通过提升人事档案管理在单位人才选用的影响力，增强单位领导层的重视度，进而提供必要的支持，不管是物质上还是精神上的保障[4]。

3.2 设立专业的管理部门，提升从业人员的专业技能

为确保人事档案管理工作能够持续有效的进行，应成立专门的管理职能部门，由专业人员进行专项管理。其次，通过对从业人员的选拔，上岗前的技能培训，及定期组织专业知识讲座等一些列措施，提升档案管理人员的能力，增强职业素养。另外，单位主管部门，也可以通过档案抽查及不定期的技能考核，及时给予档案管理工作指导建议。

3.3 设立健全的档案管理制度

从档案的收集、整理分类，到建档录入、审核归档、查阅更新，每一步都应建立相应完善的管理机制，将各项工作细则指标落到具体的工作中，做到规范系统化，让日常的管理工作做到有章可循，有法可依。将档案管理作为该岗位管理人员绩效考核的重要指标之一，持续有效的推动人事档案管理工作的规范化，系统化。

4 结束语

人事档案不仅是个人工作经历、政治情况、工作成果的记录，更是科研单位对人才选拔、启用、调动等决策的重要参考依据。为确保人事档案的真实全面有效性，对人事档案管理工作的投入是非常有必要的。不管是对人员的投入，还是设备的完善，建立完整的管理体系，都只是为人事档案能够发挥其应有的价值和作用提供保障。就现阶段而言，很多科研单位的人事档案管理工作依旧存在诸多的问题，但随着重视程度的提升，配套设施的投入和管理体制的不断完善，人事档案将会发挥其真正价值，为科研单位的人才管理储备提供帮助。

参考文献

[1]孟芳芳，李颖，张伟，等.科研单位人事档案管理的问题及对策[J].黑龙江科学，2017（15）.

[2]焦银珠，肖红，郝楠，etal.新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议[J].辽宁农业科学，2017（2）.

[3]李燕飞.科研单位人事档案管理问题与对策[J].办公室业务，2017（8）：163-163.

[4]王清华.事业单位人事档案管理存在的问题及对策研究[J].才智，2016（28）.