加强新时期电力企业基建档案管理的研究

忽玉宁

摘 要：新时期，企业基建工程在电力事业发展过程中发挥着越来越重要的作用，并与电网系统的运行质量密切相关，为更好地了解基建项目的过程与发展成果，必须进行有效的档案管理。本文分析了目前电力企业基建档案管理的现状，从管理制度、人员素质、数字化建设三方面提出了加强电力企业基建档案管理的具体策略，希望对管理工作有所借鉴意义。

关键词：新时期；电力企业；基建档案

档案作为人类活动和历史的原始记录，是人类智慧和历史文明的重要载体，是事业建设的重要基础，是经济和社会发展的引擎。基建档案涵括了企业项目的建设结果，在未来创新和发展工程项目方面发挥着不可忽视的作用，因而加强电力企业基建档案管理至关重要。

1 基建档案管理的现状分析

在新时期的基本建设阶段，重技术，轻管理与重建设，轻档案已成为日益突出的一种现象，不管是电力公司的管理层还是档案专业人员，对档案管理的认识都存在不足，基本建设中档案的管理更是企业项目管理中最脆弱的环节之一。如果不强调在基本建设过程中收集信息资料，大量的工作量将被添加到后期的工作当中，可能会拖延电力工程的完成时间，浪费人力、物力和财力资源。项目建设期间，受利益或施工期限等因素的影响，往往只强调工程本身，忽视了工程档案，将重要文件分散在工程管理员手中，导致部分文件无法及时存档或归档，而且档案资料的收集和组织工作不能与项目建设相统一。档案资料的整理时间被推迟，直到工程竣工才急于整理，加上工程结束后人员的撤离，一些建筑单位不熟悉情况以及建筑资料手续不足，因而档案工作面临极大的挑战。项目工程建设中并没有集中收集文件资料，造成了后期大量的整理工作，不仅延误了工程的交工，而且还造成人力、物力和财政资源的浪费。

目前，大多数基建部门档案管理的工作者大多是經验少，资历不足的人员，往往不熟悉档案工作标准，对于档案管理工作更不甚了解。面对工作压力，心理承受能力较差，面对更难以应对的挑战、难以解决的问题时，缺乏应对措施，造成了档案内容的缺失。工程建设劳动力的流动性较大，因此档案管理工作容易出现脱节现象，再加上工程部门与档案管理人员之间缺乏沟通，档案管理的责任并没有落到实处。由于电力企业完全集中在企业本身的管理和生产管理方面，档案管理被视为一项兼顾工作，因此档案工作人员常常一身多职，缺乏了关于档案业务的专业知识，档案工作人员的业务素质欠缺，无法满足目前电力企业基建阶段档案管理的实际需要。由于工程建设单位企业文化和管理理念之间的差异，档案管理工作标准往往不一致，归档的文件质量不相同，文件格式和内容各不相同，影响了档案的规范管理。建设人员的流动性和电力公司档案工作者的不稳定，导致档案管理员无法持续完成这项工作，而且没有编制档案和信息开发的充分准备，因而基建档案在电力企业就没有发挥出应有的作用。电力工程中的建筑单位通常更多，来自不同的系统，因此，它们的管理和企业文化理念不尽相同，不能以档案管理的统一标准为基础，而一旦文件在存档时没有统一的内容规范和格式标准，将不利于实现基建档案管理工作的科学化。

2 新时期电力企业加强基建档案管理的措施

2.1 完善基建档案管理制度

建立完善的档案管理制度是新时期电力企业基本建设的要求，随着参与工程项目的单位数量的增加，电力公司基建档案管理的范围逐渐扩大，基建档案管理制度必须指定系统管理、功能划分、组织领导等主要内容，进一步确定档案材料的收集、分类和组织方式，以及工程项目文件的准备和验收的要求，在施工之前必须给参建单位提供完善的基本建设档案管理规范文件或行业标准，国家主要建设项目的文件归档要求，例如《归档文件整理准则》等，应详细说明电力企业的归档制度，以确保基建档案的管理基于规则和标准，有法可依，有据可循，提高基建档案的管理质量，不仅是对基建档案管理制度的贯彻执行，而且在一定程度上也有助于严格实施工程建设项目，及时有效地促进竣工档案的完成。

2.2 提升档案工作者业务素质

关于基建档案管理工作，它既是一种专业化的基础性工作，也是改善档案管理水平的一个关键条件，强有力的档案管理能力是确保档案工作进行的关键保证。由于档案工作不仅需要档案的知识，而且也需要熟悉与档案工作有关的文化知识和技术操作，电力企业的档案工作者要具备这些专业素质，企业就应加大培训力度，培训相关的计算机和管理知识，使他们了解档案的业务知识和企业管理知识，并更好地掌握利用计算机管理文件资料的方法。与此同时，电力企业档案管理员应努力提高其业务素质和综合素养，保持积极主动的学习态度，不断学习和提高自身技能，并通过各种途径了解目前档案工作领域的最新进展，时刻关注最新理论成果。采用以档案为基础的新理论和技术，指导和改进档案的管理，不断向复合型人才方向发展，以提高综合素质和能力。实现电力公司档案归档的标准化管理，有助于进一步开放档案信息，利用新技术和档案的前沿理论，对基本建设档案工作作出有效的改进，积极促进档案信息化建设。

2.3 推进基建档案信息化建设

近年来，数字技术的广泛应用不断推动着档案信息化建设，数字化技术为档案管理工作提供了新的动力，大量数据资料可以多样化手段显示出来，如图表、图像，音视频等，因此，重要的是要收集好前期工作的文件资料。在项目建设过程中，建筑单位应根据统一的方法、格式，将电子文件存储归档，以保证档案信息的原始记录性和可用性。信息技术发展使得基本建设中的档案工作出现了新的具体要求，基建档案的管理应充分利用计算机信息技术，调整基建项目的管理要求，建立基建档案信息系统，并根据工程项目和单位信息化水平，合理使用档案管理软件，以实现远程通信、访问以及保管利用，实现电子档案，在保管、使用标准方面科学有序地创建电子档案数据库，以提高企业部门之间的信息以及资源的共享水平。

2.4 档案工作与工程建设同步管理

电力企业基建档案资料是随着项目的建设逐渐形成的，这些资料一旦形成，其系统性就已经存在，因而从工程项目立项开始，就应高度重视文件材料的积累工作，确保文件质量，回忆式的资料不能作为档案利用的原始材料。从工程项目的提出、讨论初始，就应有专人对档案工作进行统筹规划，遵循档案工作规律，坚持档案管理与工程建设同步进行，工程一经立项需要提出档案管理和归档工作的要求，参建单位须明确分管档案工作的领导班子，妥善安排与工程建设相适应的档案部门以及档案人员。制定档案管理制度，保证档案保管的设施达到八防条件，如防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等。在项目建设的中期检查过程中，要同时核查档案工作的情况，在竣工验收时，同时验收项目档案情况，必须按要求严格进行项目档案资料的整合、编制工作。

完成好基建档案管理工作是电力企业管理中的重要基础，不但是电力企业管理工作的重要理论基础，而且还有利于电力企业的可持续发展。档案工作人员要有效保护和管理基建档案，自觉树立服务意识，不断探求改善档案管理的方式方法，坚持依法治档，从而更好地为电力企业的未来发展服务。

参考文献

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[2]辛学敏.提升电力企业基建档案管理工作质量路径探讨[J].内蒙古科技与经济，2016，（22）：19，21.