浅谈档案数字化建设的价值与问题

摘 要：随着科学信息技术的发展，我们已经步入了大数据信息化时代，信息技术逐渐走入社会大众的生产生活之中，对我们的生活与工作方式产生了巨大的改变。在当前社会发展历程中，信息数据成为重要的资源，档案管理工作的好坏对机关、团体组织以及个人的生产生活产生重要的影响。档案信息的数字化建设成为当前社会发展的必然趋势。本文将主要围绕着当前档案数字化建设的必要性和价值进行讨论，并就档案数字化建设过程中需要重视的问题进行分析。

关键词：档案建设；数字化；信息技术

1 关于档案数字化建设的概述

在社会经济迅猛发展的时代背景下，数据信息成为社会发展所必须的数据资料，档案建设与管理工作的开展对机关、社会组织团体乃至个人的生活都带来深远的影响，是在发展过程中对每一项具有保存价值与意义信息的记录和保存。档案信息管理历来十分重要。但同时由于记载信息量之大，内容之繁杂，在浩如烟海的档案信息中进行保存和管理也成为一项相对困难的工作，在信息化迅猛发展的时代背景下，给档案信息建设与管理工作带来了巨大的革命浪潮。数字化档案建设转变传统档案信息管理工作困难，信息资源杂乱的现象，大大减轻了档案信息管理工作的压力。

2 档案数字化建设的原则

在进行数字化档案建设和管理的过程中，由于受到现实经济条件、人力物力和财力等诸方面因素的限制，在数字化信息建设的过程中会遇到一定的瓶颈，在工作中会遇到一定的麻烦。那么在处理数字化档案建设的工作过程中，需要严格根据一定的原则标准，最大程度的提高档案信息建设的效率和工作质量，提高数字化管理的实用性。

首先，在档案数字化建设过程中应当遵循价值性原则，对档案进行数字化转化与整理的过程中分清轻重缓急以及档案的价值，优先选择珍贵的档案进行数字化存贮，为珍贵的档案信息提供可靠的档案副本资料[1]。其次，遵循实用性的原则，在数字化建设的过程中，对利用率高、使用频繁的档案进行数字转化建档，一方面可以存储可靠的副本数据，另一方面数字化的档案资料能够更加方便信息的查询和使用，为社会生产生活等各个方面带来诸多便利之处[2]。再次，遵循开放性的原则，为实现档案共享的工作目标，在数字档案建设的过程中优先选择开放的数据资料。最后，遵循特色的建档原则，不同区域和领域的档案资料都有不同的特点，在进行数字化建档的过程中，应当充分发挥并保留自己的特色，最大程度的避免在建档过程中存在重复的现象。

3 档案数字化建设的必要性与价值

3.1 档案数字化建设的必要性

档案的数字化建设是社会发展的必然要求，信息化时代的到来为我们的生活和工作方式带来了极大的变革，也提供了诸多的便利之处，将信息技术应用于我们的生活和工作之中，提高工作效率，降低工作难度。其次数字化档案建设和管理是社会各界的强烈呼声，为了提高社会各领域工作的效率、提高决策水平和速度，减少不必要的时间浪费，对档案建设工作提出更高要求的呼声。因此，档案建设是当前社会发展的必然要求。

3.2 档案数字化建设的价值

1）提高档案管理质量。传统的档案建设和管理工作是通过人工处理进行的，建设与办理的程序繁琐复杂，工作任务量大、内容繁多，不仅仅对工作人员带来巨大的工作压力，并且人工的档案建设与管理工作，难以避免的在工作中存在一定的误差和纰漏，建档和管理工作环节出现的失误，很容易对后续的各项工作的开展带来一定的麻烦。除此之外，在人工管理的过程中，需要耗费大量的人力物力，占据较大的存储空间，维护工作相对较复杂。通过数字化建档的方式进行后续的档案管理工作，提高工作的准确度，在对档案资料进行提取利用的过程中，通过输入关键词的方式就可以在几秒的时间内进行快速的信息检索工作，最大程度提高工作效率。并且数字化的形式进行档案建设恶化管理，能够减少大量的人力物力资源的耗费，降低档案后期维护工作的经费投入和人力资源浪费。

2）创造更高的经济效益。传统的档案建设与管理模式一直采用粗放的方式，办公人员数量和办公所需的经费数目不断提升，为档案管理工作带来了相对较大的经济成本。通过数字化管理方式，将减少不必要的资源的浪费，同时提高工作效率，加快决策速率以及质量，为社会企业和团体带来更大的经济效益。

4 在数字化档案建设过程中需要注意的问题

4.1 做好档案建设所需的费用与价值权衡工作

在初步进行档案数字化建设的过程中，需要大量的资金投入，面对的工作量相对较大、耗费的资源较多，在这个过程中要重视对已有档案的价值筛选工作，优先促进珍贵、实用性和利用频率较高的数字档案建立，避免建档内容的重复[3]。在建档之前做好数字化处理的成本投入与后期数字化档案管理維护的经费投入预算工作，将档案的价值与其所产生的经济效益进行对比，如果档案信息所带来的效益小于初始阶段的资金投入，那么这一档案的数字化建设就相对没有太大的意义。

4.2 注重档案建设和管理工作人员队伍的专业素质建设

数字化档案建设和管理工作是伴随着社会科学技术发展应运而生的，其产生和应用的时间相对较短，各机关、社会组织和个人在使用信息技术进行档案管理的时间相对较短，在管理人员问题上可能存在缺乏专业人才的现象。传统的档案管理工作多归于后勤管理工作部门，很多情况下是退休人员或者一人身兼多职，这种现象已经不适用于如今的电子档案建设与管理工作。需要重视精通电子信息技术、掌握精深档案管理工作的人才从事该项工作。并且注重对人才对于的建设与培养工作，为数字化档案建设工作提供有力的人才队伍保障。

4.3 注重电子文件的收集整理工作

数字化档案的主要信息来源是电子文件，传统的档案建设工作是通过纸质文件目录的方式进行存储，在信息化时代下，为了提高档案建设工作的可靠性，在有条件的地区实行电子文件与纸质文档并存的双轨制建档方案。这就需要在平时做好电子文件信息的收集与整理工作，推进档案工作室的建设管理工作进程。

5 总结

科学信息技术的发展对如今的方案建设和管理工作带来了巨大的改变，传统的档案建设工作已经不能适应社会发展的步伐及要求，正确认识数字化建档工作的重要价值，最大程度发挥数字化建档对生产生活工作的积极促进作用。

参考文献

[1]周江山.档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势[J].现代经济信息，2018（04）.

[2]杨金洲.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中国新通信，2016（16）.

[3]朱琦.提高档案管理效率的若干思考[J].中国高新区，2018（05）.

作者简介

吴少君（1984-），男，汉族，广东中山，本科，馆员，档案员，中山市南头镇档案馆，研究方向：档案专业。