浅谈档案信息资源在医院发展中的作用

众所周知，档案信息资源在医院发展中起着举足轻重的作用。长期以来，在以医疗为中心的医院管理模式中，档案工作不被重视、更谈不上科学规范的管理。近些年来，通过开展档案目标管理的评审，使档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化、现代化，成为医院管理工作的一个重要组成部分。因此，医院档案部门要适应卫生改革的要求，有效服务于医院管理及各项工作，就必须从医院工作性质入手，以服务于医院全面工作为宗旨开展档案业务建设，提高整体水平，促进医院发展，让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗服务质量中发挥重要的作用。

1 档案工作要适应经济需要，讲求经济效益

适应市场经济的需要，是医院档案工作人员必须具有的观念。首先要树立档案工作的动态观。医院档案工作的发展是动态的，在档案管理中档案人员要改变“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕医院各项工作，积极主动提供利用档案。其次，要树立档案工作的时效观。医院参与医疗市场竞争，档案人员要树立效益观念，在档案提供利用工作中，及时、准确地为利用者提供档案，为医院竞争出力。三是树立档案的价值观。医院档案人员要充分认识档案的价值和作用，特别是认识到医学科学档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，更重要的是服务于患者，为广大人民群众的健康提供可靠的保障。

2 增强法制观念，建立健全各种规章制度

随着我国社会主义法制化进程的不断深入和发展，医院作为和人民群众的切身利益息息相关的特殊行业，依法行医、依法管理已成为该行业的行为准则。无论从医学方面的学术研究、科技交流，还是到医院的行政管理、法律纠纷，无不依赖医院的档案管理工作，所以，必须高度重视医院档案的依法管理工作。医院档案部门在促进档案业务建设过程中，应抓住国家加强法制建设这个契机，在档案工作中认真抓好《档案法》及实施办法以及相配套的有关档案工作的行政法规、条例的实施。要适应卫生体制改革的发展，在认真执行国家档案局、卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《医学科学技术档案管理办法》的前提下，联系卫生改革的实际制订本单位的规章制度体系，将档案工作诸环节通过科学的规章规范，使医院各类档案管理工作有法可依，有章可循。

3 培养良好的工作作风和研究学风，扎扎实实打好档案业务基础

随着卫生体制改革的不断深入，医院档案面临着范围广、内容新、任务重、责任大的挑战，这就要求档案工作者不仅要加强自身修养，狠抓业务水平的提高，还要积极参加学术研究和学术论文的写作。研究能力的提高可使档案人员敏锐地发现实际工作中存在的问题，及时总结经验，更好地将档案理论应用于实践中。坚持进行学术研究和论文写作，积极参加档案活动，必将有于专业人员理论水平乃至各方面综合素质的提高。档案人员理论水平和研究能力的提高，除了专业学习时形成的基础外，主要是平時工作中不断钻研和积累经验，不断开动脑筋，用新的思维方式开拓视野，吸收新知识并运用实践的结果。信息时代的到来，医院管理日趋规范化，导致了大量文件的产生，计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件。医疗保险制度改革的实施和医保专门档案的数量日益增多，导致医院档案内容不断更新，数量日益增多。因此，档案部门必须加强业务基础工作。一是扩大档案材料的收集范围，进一步完善归档制度，积极做好各门类、各种载体档案材料的收集归档工作，防止档案材料的流失，丰富馆藏。二是搞好档案材料的价值鉴定工作。医院要成立档案鉴定领导小组，对超期保管的各类档案进行鉴定销毁，保证馆藏档案的真实、完善、精练，优化馆藏。三是搞好档案材料的整理工作，提高案卷质量。对形成的档案材料要按照医药卫生档案分类方案进行基础的分类、组合、排列和编目，组成有序体系便于利用。四是完善档案检索工具体系，满足医院各方面对开发利用馆藏档案的需要。

4 档案管理现代化，要有现代化的管理理念

科学技术和经济的发展，医院对档案信息的需求也越来越多，而且要准确、快速、系统的提供。这就要求档案部门要改进档案管理手段和方法。首先，编制检索工具要科学、适用，切忌盲目追求数量，形成多、乱、杂。其次，在一个单位内编制何种检索工具，建立何种检索工具体系，都必须考虑能否迅速准确地满足利用者多角度查询档案的需要。创造条件，利用电子计算机、光盘设备等技术管理档案，是提高档案信息的储备和检索速度的重要保障。同时要加强对档案工作现代化的研究，本着使用与效能的原则，选编具有较强针对性的检索工具，确定，统筹安排，逐步实施，加速医院档案信息有传统管理向现代化管理转变的进程。

5 积极开发利用档案信息资源，增强服务功能

医院部门要大力开发利用档案信息资源，为档案利用者提供良好的利用条件和优质服务，满足医院各项工作对档案的需求。档案人员不但要搞好常规查档对象的接待工作，而且要加强与医院各管理部门的联系，及时了解医院各项工作的需求，为利用者准确提供档案服务。

搞好编辑研究选题，提供编辑研究服务。编辑研究材料要紧紧围绕医院当前或长远的医疗技术、科研活动以及各项管理的实际需要，在形式上可以多种多样，如：全宗介绍、专题汇编、文摘题要等，但必须忠于原文才有利用价值。

为保证档案材料收集的齐全和完整，搞好跟踪服务，特别对档案难度比较大的科研课题，和基建档案，档案部门可采取跟踪服务的办法取得宝贵资料，医院档案管理部门要以开发利用为目标，逐步从“封闭型”向“参与决策型”转变。档案馆藏由“单一型”向“综合型”方向发展。搞好档案、资料、情报信息的一体化服务，这样可以使医院的各种信息互相补充，互相渗透，构成医院信息的完整体系，使档案室成为信息储藏中心。

作者简介

黄本英（1980-），男，汉族，山东省潍坊市，专科，档案，昌乐县人民医院。