房产档案数字化建设及其管理研究

夏立红

摘 要：改革开放以来，我国的经济得到了快速的发展，人们的工资水平也在大幅度提升，于是对住房要求也在不断的变高。在此前提下，房地产产业发展态势大好。但随着互联网时代的到来，人们的个人信息很容易遭到泄露，信息安全得不到保障。所以，对房产档案进行数字化管理，是大势所趋。本文就目前房地产档案数字化建设中存在的问题以及如何管理展开讨论，旨在建立高效的房产档案数字化管理系统。

关键词：房产档案；数字化建设；管理研究；问题

房产档案是房产归属权的重要凭证，所以房产档案的信息安全十分重要。近年来。我国房地产产业高速发展，这对其档案的数字化建设提出了更高的要求。但就目前房地产档案数字化管理的现状来说，还存在一些不尽如人意的地方，这就需要我们去完善这些不足之处。

1 房产档案数字化概述

房产档案管理随着房地产应运而生的，在互联网技术并未普及的情况下，房产档案管理的整理工作都要工作人员手动完成。整理工作需要耗费大量的时间和占用很多人员。经过长时间的工作，工作人员会整理出纸质版的资料，这上面记录着房产所有者的信息。这种工作方法有一定弊端，其一是人长时间的工作极其容易产生疲倦感，因此在整理房产档案过程中不经意间会出现工作错误，让人不易察觉。其二是完成了房产档案整理工作以后，之后在信息的检索过程中，特别不方便，这需要工作人员去手动翻阅，拉低了工作效率。之后随着科学技术的发展，我国在房产档案领域也开始采用了电子信息化模式，现今已经完全取代了纸质版的档案。它在对用户信息方面，具有方便、快捷、高效的特点，深受房产从业者的喜爱。

2 房产档案数字化建设存的不足之处

房产档案数字化建设存在的不足之处主要是：工作人员专业度不够；房产档案缺乏抗风险能力。

2.1 工作人员专业度不够

二十一世纪是信息化的时代，每个人都更加注重个人的信息安全。房产档案里面记录了房产所有者的重要个人信息，一旦被泄露，会造成很严重的后果。要保证房产信息安全，则需要专业能力强、品质好的工作人员。我国目前很多高校已经开展了档案学这个专业，旨在培养高素质的人才。但由于工资低廉种种原因，档案学专业人才流失率十分严重，学本专业而不做本专业的现象很普遍。于是，我国的档案学工作就由很多非档案学的人来做，他们大多只经过简单的培训，之后便上岗。在急需用人的情况下，他们很可能是从别的部门抽调过来参与数据整理的，后期一旦出现问题，根本找不到问题是出现在谁身上，这样也就无法展开问责了。人员的非专业性，严重的影响了工作进度。

2.2 房产档案缺乏抗风险能力

相比国外来说，我国不太注重房产档案抗风险能力。首先，我国房产档案行业目前只是对数据进行简单的保护。工作人认为房产档案记录只是一种形式，应付检查，数据的完整性和安全性不是那么重要，于是大多采用纸质文件记录。工作人员的疏忽意识，拉低了房产档案的抗风险能力。一旦发生火灾或者水灾等意外事件，那些纸质档案就会毁于一旦，造成大量数据的丢失，因此建立档案化数字化系统十分有必要。将房产所有者的信息建立一个数据库，积极的进行备份，这能极大的防止数据丢失。再者，建立了房产档案数字化系统，还是有一定的风险。比如一些不法分子，利用黑客技术，传播木马病毒，侵犯房地产公司的电脑，盗取用户个人信息。之后去从事违法犯罪活动，这会造成不可估量的后果。因此，房产档案管理的信息安全，要积极预防，提高风险意识，不给不法分子可乘之机，积极有效的维护用户信息安全，提高抗风险能力。

3 房产档案数字化管理研究

如何提高房产档案数字化管理水平，主要从以下方面入手：提升房产档案从业人员的专业水平；加大房产档案管理质量同数字化结合力度；加强房产档案的抗风险能力。

3.1 提升房产档案从业人员的专业水平

房产档案管理工作对工作人员要求严格，需要工作人员具有极强的专业素养和极高的人格。在招聘人员时，必须严格的审查筛选，尽量招聘最适合的工作人员。在录用以后，要定期的对其开展职业培训，同时，对单位里的老员工也要开展促进其工作能力的专业技能培训。积极引导员工去自觉学习，主动吸纳新知识，鼓励员工去创新。计算机知识在档案管理中也十分重要，要不定期的对员工的原有知识进行更新，激发员工的潜能。

3.2 加大房产档案管理质量同数字化结合力度

房产档案数字化管理是档案管理的新趋势，房产档案同数字化相结合是管理的核心。首先良好的设备是提升管理质量的保障，相关部门要及时的购买、更新相关设备，与时俱进。同时，要引进先进的技术，建设良好的信息管理系统，保证信息的安全。信息共享对档案管理也是很有必要的，这能够实现信息共同，提升管理效果。其次，引进了先进设备及技术，对技术和设备进行管理和维护是必不可少的。设备具有折旧性，所以在使用的过程中，要积极的维护，不可过度使用。对于技术，要定期的更新，保证先进性。

3.3 加強房产档案的抗风险能力

加强房产档案的抗风险能力，任重而道远。第一，要建立完善的安全管理制度，这个制度必须涉及每一个环节。比如在档案出库前，就加强管理。同时，要细化责任。每个人负责什么，必须有明确的划分，严禁责任不清、推诿的现象出现。致力专业化管理，每个人负责区域以及内容，不能随意更改。私人物品和工作物品分开，工作区域和休闲区域不能混淆。第二，更加注重房产档案的保密性。首先要培养从业人员的保密意识和职业道德操守，禁止房产档案的泄露。对于泄露房产所有者的人员，要加重处罚力度，绝不姑息。其次，从业人员应该谨慎的运用计算机先进技术，确定计算机没有潜在威胁再去使用。对于不安全的磁盘，要及时的销毁。最后，要定期的对计算机进行杀毒，防止病毒入侵。也可以聘请专业的计算机人才，提升管理系统的安全系数。档案从业人员也要有灾害意识，对于重要的信息，及时的储存，减少不必要的损失。

4 结语

对房产档案进行数字化管理是保证房产所有者信息安全的重要保证，虽然目前我国在数字化管理过程中还存在一定的问题，但这个行业正在不断地发展，不断的完善这个领域的不足。提升档案从业人员的专业技能和职业操守，加强房产档案的抗风险能力，这是完善不足的必要途径。同时，加上合理的规划，在不久的将来，房产档案数字化必将发展成一个很成熟的系统，房产所有者的信息安全得到极大的保障。

参考文献

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[2]刘丹.谈房产档案数字化管理出现的问题及解决对策[J].才智，2017.