信息时代档案管理工作面临的问题及对策

倪疏影

摘 要：结合档案管理工作的信息化发展趋势，对信息时代档案管理工作面临的问题展开了分析，针对工作中存在的管理模式滞后、缺少信息化标准等问题提出了相应对策。

关键词：管理模式；信息化标准；数据安全性

在当今信息时代，信息技术已经渗透到了各行各业，促使各领域完成了信息化平台的建设。对档案工作而言，只有进行信息化建设，才能推动档案事业的不断发展和进步。因此，我们必须深度分析信息时代档案管理工作所面临的问题，以便有针对性地提出解决措施，不断推动档案工作的发展。

1 信息时代档案管理工作面临的问题

1.1 管理模式滞后

在信息技术取得快速发展的背景下，依然沿用传统管理模式导致档案管理工作无法适应时代发展要求。目前，大多数档案管理人员缺乏服务意识，重档案实体轻档案信息，将主要精力放在档案收集和整理方面，导致档案利用率较低。传统管理模式的沿用，档案信息化建设的滞后，造成档案管理工作效率低下，无法为查阅者提供满意的服务，而档案管理人员的作用也体现不出来，在单位内部被边缘化。

1.2 缺少信息化标准

在信息时代开展档案工作，需要体现信息化属性以确保档案能够得到统一标准化管理。然而，实际上，很多单位的档案部门并未制定信息化标准，在档案信息化建设过程中未统一标准。在档案管理系统软件方面，使用的软件只能满足短期内档案工作的需要。而不同档案管理系统软件之间是互不相通的，无法实现档案资源的共享。此外，由于缺少信息化标准，各单位的档案部门录入的档案信息存在一定差异，这不仅给档案管理工作的开展带来了困难，也使档案数据的真实性受到了影响。

1.3 数据安全性低

开展档案信息化建设，面临的主要问题是数据安全问题。档案信息网的出现，打破了时间和地点的限制，让档案查阅变得非常方便，方便了查阅者。然而在复杂的网络环境中，档案信息网会受到各种网络攻击。一旦黑客入侵，很可能出现档案数据丢失或损坏的情况，甚至导致档案数据泄露，给企业带来巨大的经济损失，严重影响企业的声誉和竞争力。

1.4 缺少复合型人才

采用信息化技术开展档案管理工作，要求档案管理人员具备丰富的档案管理知识，同时，能熟练使用计算机、扫描仪、数码相机，熟练使用Word、Excel等办公软件，熟练使用档案管理系统。但实际情况是，大多数档案管理人员熟悉纸质档案的管理规范标准，但掌握的计算机知识却不够，其综合素质无法达到信息时代档案工作的要求。受信息技术能力的限制，档案管理人员在工作中难以保持高效工作状态，无法发挥信息技术的优势，阻碍了档案信息化建设工作的推进。

2 信息时代档案管理工作问题的解决对策

2.1 创新管理模式

针对信息时代档案管理工作中遇到的问题，我们必须推动档案管理模式创新以迎合时代发展的需要。为此，国家需要结合时代背景进一步完善档案管理工作的相关法律法规，督促各单位加快档案信息化建设，采用现代化技术手段开展档案管理工作。以科学技术为支撑制定档案管理制度，能加快档案信息化建设，实现数据信息自动化管理，为档案利用业务的开展提供高效服务。档案管理人员应树立服务意识，应从思想深处认识到当今信息时代档案管理模式正在从以档案实体为重心转变为以档案信息为重心。档案部门应加快馆藏资源的数字化进程，分清轻重缓急，使档案资源得到拓展，同时加强档案资源的整合和利用，将档案管理的信息优势充分发挥出来。

2.2 完善信息化标准

进行档案信息化建设，应完善信息化标准，统一信息化管理规范，以确保档案管理工作得到规范开展。在档案数据采集、录入、查阅、调用等方面，都应制定相应的标准，确保录入计算机的档案数据的真实性、可靠性，确保档案管理工作能够高效开展，也为档案资源共享奠定基础。在档案管理系统软件方面，应吸取经验教训，制定统一规范，确保各单位的檔案管理系统软件相互之间能够顺利进行信息沟通和资源共享，同时满足档案管理工作的服务领域扩张需求。

2.3 提高数据安全性

我们应采取一系列措施保证档案数据的安全性、保密性，高质量建设档案信息网。

单位的网络管理部门（或请外包公司）应落实安全保护技术措施，充分利用网络安全保护技术，如VLAN、防火墙、防病毒网关、VPN、数据加密、网络隔离等技术，保证网络资源的安全和稳定。

应使用光盘、移动硬盘、数据库、异地备份等多种工具、方式存储电子档案，防止信息丢失。每两年抽检一次电子档案，抽检率不低于40%，如发现问题，应及时采取措施加以补救。在使用过程中，我们应做好保护工作。将单张光盘装盒或放入光盘册，避免挤压；尽可能将DVD光盘垂直于水平面放置；将光盘置于干燥、阴凉的地方，远离强磁场、强热源、有害气体；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%；对于需要进行标识的盘片，最好不要直接用油性笔在上面书写，可以在光盘盒上对光盘进行标识；当光盘脏了的时候，要用柔软的布（最好是镜头纸）由里向外呈放射状擦拭。

加强宣传教育，提高档案管理人员的安全意识，促使档案管理人员在工作中加强风险隐患排查，根据系统提示更新杀毒软件，定期杀毒，防祸于未然，从而保证档案管理系统和档案信息网的安全。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

推进档案信息化建设，离不开人才。为满足信息时代档案管理工作的需要，必须通过各种方式、途径提高档案管理人员的综合素质，推动档案领域人才体系的建设。

针对档案管理人员的现状，应实施统一培训，通过定期开展培训提高档案管理人员的专业技能水平，确保每位档案管理人员都能熟练使用信息技术完成档案数据的录入、查阅等工作。工作中发现很多档案管理人员愿意参加培训，但企业领导却以经费问题为借口不让档案管理人员参加脱产培训。各省市档案局作为政府的职能部门，主管行政区域内的档案事业，对行政区域内的机关、企事业单位的档案工作实行监督和指导，应切实担负起督促各单位让其员工参加脱产档案培训的职责。在培训方面，江苏省档案局做得很好，开通了档案远程教育平台，让全国各地的档案管理人员都能登录平台学习。其它省市档案局应该效仿江苏省档案局的做法，开通档案远程教育平台，让每一位想学习的档案管理人员都能如愿以偿地学习。

同时，应加强对档案管理人员的考核，考核档案管理、计算机系统、档案管理系统等方面的知识。通过考核，督促档案管理人员加强学习，提高业务能力，从而成为信息时代所需要的档案管理人才。

此外，通过校企合作培养人才，实现档案管理工作储备人才的培养，增加新鲜血液，扩大档案管理工作的人才来源，持续推动档案信息化建设。

3 结束语

通过分析，我们可以发现，在信息时代开展档案管理工作，必须顺应时代发展需求创新管理模式，完善信息化标准，同时做好数据的安全管理工作，提高档案管理人员的综合素质，如此才能真正提高工作效率，实现档案资源的高效利用，挖掘出档案中蕴藏的宝贵财富，促进科技和生产的发展，形成良性循环，最终推动档案事业迈向更高水平。