学校档案管理工作之我见

陈永光

学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育教学管理、教育科研、德育和学生学习等活动中形成的具有保存价值的材料，它能真实的反映学校在各个时期的工作和学生的学习情况。保存并利用好学校档案，能提高学校教育管理和教师的教学水平，对学校工作中起着承前启后的推动作用。

1 学校档案管理工作的重要作用

1）学校档案是学校的历史发展的见证者。学校档案包括行政、党群、教育教学、学籍、基建、财务、历史发展等方面的文字材料和声像、影像、电子资料，记载着全校教职工的德、能、勤、绩、廉，汇集着全校学生的最原始、最可靠的品德、学籍、学业成绩信息。它真实地记录了学校的发展历程，保存、利用好学校档案，对学校发展具有重要的推进作用。

2）学校档案是学校的教育教学总结。学校档案汇集了学校教职工的知识成果，是学校成长和奋斗的沉积，具有很大的开发利用价值。对学校档案进行综合分析，可以全面的掌握学校教育教学等方面的延革和演变情况，为新时期学校建设提供借鉴和依据，推动学校发展。

2 学校档案管理工作的现状分析

1）传统落后的观念制约。虽然档案对一个学校的发展起着重要的推动作用，然而长期以来，很多学校在实际工作中对档案工作却不够重视，没有认识到它在学校工作中的重要性和必要性，认为它们无足轻重，随意放置，导致档案搜集不全，档案管理手段不高，档案信息化建设发展滞后。

2）硬件、资金投入不足，设施不达标。学校档案应客观完整记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但笔者通过了解，发现很多学校在档案管理方面存在以下几种普遍现象：（1）硬件不能满足档案的需要。按照国家档案局对于档案管理硬件方面的要求，档案室、借阅室、档案整理室必须分开，可很多学校由于种种原因三室合一，有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案容易缺失或遭受破坏。（2）资金投入不足，档案管理信息化发展滞后。许多学校档案管理没有专用工作经费，档案室缺少必要的消磁设备、空调、办公电脑等，缺少信息化建设所需的基础条件设备，缺少采集电子文档、媒体资料、音视频资料所需的设备，没有购买安装档案编辑、裁剪、合成以及查阅、编排等方面的系统管理软件等，档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。

3）档案管理人员配备不足，档案管理人员业务素质不高，档案管理工作难度大。（1）档案管理人员配备不足，人员变动快。大多学校对档案管理不太重视，没有设置档案管理岗位，或有的学校仅安排1名办公室老师兼任档案管理员，或临时配备的。这些老师平时既要忙教育教学，又要处理繁杂的事务，还要管理档案，档案管理精力不够。大多学校领导对档案管理人员在工作、生活上关心不够，在评优树模、晋升职称等方面没有和一线教师相等的机会，导致档案管理人员信心不足，造成档案管理人员变动大、不太稳定，新、旧档案管理人员工作交接方面难免出现问题，影响档案管理工作的连续和稳定性。（2）档案管理人员业务素质不高。大多学校的档案管理人员不是档案专业出身，没有经过档案专业培训就上岗。这些老师平时工作很忙，很多市县也极少开展档案业务培训，档案管理员去省档案局参加档案业务培训的机会更少（98%以上的学校档案管理员都没参加过省级档案培训），无法获取最新的档案管理专业知识，导致档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。（3）整理档案难度较大。按照档案管理规范的要求，重要文件要及时归档，许多教育教学活动应该在活动结束后就要整理归档，可很多学校却是一年后才整理档案。整理时要做到分类准确，目录清楚、装订整齐，而档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象，也使得档案管理员在筛选、甄别档案时颇感头疼，档案整理工作的难度加大。

4）档案材料立卷不规范。档案管理员缺少档案管理专业知识，或仅凭别人传授档案整理经验，使得档案材料立卷不规范，主要表现在立卷目录不统一，把档案和资料区别不开，档案材料或有破损，没有及时修复，或不符合归档要求，不利于档案的保存和开发利用。

3 加强学校档案管理工作的对策

1）领导重视，建立档案管理工作体系。笔者在前边已经提到，档案对学校发展起着承前启后的推动作用，建议各学校高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，结合学校实际，建立一整套完善的《学校档案管理工作规定》、《学校档案室管理制度》、《学校档案利用制度》、《学校档案员管理职责》等制度，形成档案管理体系。建立健全档案收集、甄别归档、保管保密制度，规范档案的查阅、借阅流程，确保档案管理各项工作有条不紊开展。

2）加大学校档案管理资金投入。硬软件建设是提高档案管理水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。档案管理员要主动向主管领导汇报新形势下上级部门对档案管理的硬件要求和信息化建设要求，汇报当前档案工作中存在的问题和实际困难，争取资金投入。学校领导也要高度重视并支持档案管理工作，合理预算并下拨专用办公经费，努力改善档案管理硬、软件条件。学校要专门设立综合档案室，档案室、借阅室、档案整理室要分开，添购档案管理设施设备，编档管理，分类存放，做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

3）加强档案管理队伍建设。（1）加强宣传，增强全体教职工的档案意识。学校应通过多种形式，通过教工例会、网络等形式向全体教职工宣传档案工作的重要性，增强广大教职工的档案意识，促使全体教职工都重视并支持学校档案管理工作。学校要适时在教职工中开展档案知识培训，讲解档案产生、整理和归档的方法，提高教职工的档案搜集意识和能力。学校各科室、教研室（组）设兼职档案员，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。（2）选拔好专职（或兼职）档案管理员。有条件的学校要专门设置档案管理岗位，选拔政治思想素质和职业道德修养高，责任心强、业务熟练的老师担任专职（兼职）档案管理员，从事档案管理工作。学校领导要在工作、生活上对档案管理人员多一些关心，让他们在评优树模、晋升职称等方面和一线教师拥有相等的机会，让他们安心工作，保证档案管理人员的相对稳定。（3）提高档案人员业务素质。一方面学校要积极和上级部门联系，安排档案管理人员外出参加档案业务培训，提高档案专业理论水平；另一方面鼓励档案管理员积极参加网络学习，获取最新的档案管理要求，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高办公自动化管理水平。

4）加强档案整理归档工作。档案工作是一项积累性工作，首先需要各部门档案工作人员在日常工作中重视对本部门档案的收集和整理，积累有记录价值的档案资料。其次是把好档案的“入門关”。学校应按照新形势下的归档内容、格式、标准、时限等要求，指导各部门档案员按新要求整理档案，确保形成的档案整理规范，从档案形成源头上避免错误发生。三是重视档案移交工作。各部门档案管理员将重要档案整理完毕之后，应及时移交给学校综合档案室统一保管。综合档案室管理员在接收、整理档案时，发现有缺少的档案应及时向有关部门索要，避免时间太长而造成档案缺失，确保档案完备。

5）加强档案管理信息化建设。随着当今社会的进步和科技的飞速发展，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案工作发展的必然，学校要加快档案管理信息化建设，利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使文书档案和电子档案同步。

6）提高档案利用率。综合档案室应利用现代化管理手段将学校档案信息及时提供给学校领导、各教研室（组）和有关部门，为广大教职工提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，主动提供档案利用服务，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进学校教育教学工作的发展。