企业档案管理的问题、对策与归档整理新方法

刘婷

摘 要：立足新时期，档案管理是企业发展过程中不可或缺的内容。基于此，结合企业发展实际，深入剖析企业档案管理过程中存在的不足与问题，构建行之有效的应对策略，运用先进归档整理方法，切实提升企业档案管理效率，为企业实现长远发展创造更加优质的条件。

关键词：企业；档案管理；问题；对策；归档整理；新方法

目前，整个社会经济进入高速发展阶段，企业作为社会经济的关键组成，面临更加激烈的竞争。为了寻求可持续发展，企业内部管理工作不容忽视，而档案管理是企业管理项目中不可或缺的组成部分。只有保证档案管理工作的有序开展，才能维护企业信息数据的安全性与可靠性，为企业发展提供更加有力的信息支撑。为此，要以企业档案管理实际为基础，深入剖析管理中存在的问题，制定科学应对策略，采取先进归档方法，切实提升档案管理水平，为企业经济行为提供更加优质的信息资源。

1 深入剖析企业档案管理过程中存在的问题与不足

1.1 企业缺乏对档案管理工作的深刻认识，档案管理工作形式化严重

纵观当前企业发展，档案管理工作尚未得到足够重视，传统思想根深蒂固，思想上认识不到位，很难实现档案管理水平的提高。面对行业竞争，企业更多关注的是经济效益，忽视档案管理工作的开展，尤其是严重落后于信息化发展趋势，很难加快档案管理信息化建设步伐，在根本上制约了其对档案资源的有效利用。

1.2 档案管理制度建设停滞不前，档案管理工作无据可依

对于企业的发展，高效的管理制度是根本，也是保证企业各项工作有序开展的关键。尽管档案管理机构出台了相关法律法规，但是，制度建设工作尚未得到妥善落实，档案管理制度建设停滞不前，很难为档案管理人员提供有效指导，档案管理效果受到影响。

1.3 檔案管理者专业能力不强，综合素养亟待提升

随着信息化建设的发展，档案管理工作者综合素质面临考验，其素质与能力成为影响管理效果的重要因素。立足当前，档案管理者专业能力不强，缺乏专业培训，整体素质落后于行业发展速度，与档案需求不相适应，很难顺应新形势，无法满足档案管理工作的新要求，制约现代化档案管理的顺利开展。

1.4 档案管理设备落后不前，先进设备严重不足

对于当前企业档案管理工作，比较突出的问题是管理设备处于落后状态，现代化设备严重不足，成为制约企业档案管理信息化建设的主要因素。当前档案管理领域，设备更新速度较慢，先进管理设备严重不足，很难达到档案信息建设的标准。另外，企业重视文档质量管理，忽视声像等形式的档案资料的存储，传统理念影响较深。档案管理的高效性与可靠性很难实现，无法为企业提供更加全面与准确的信息资源，影响企业长远发展。

2 如何全面提升企业档案管理水平

2.1 积极转变思想，全员范围内增强对档案管理的重视

首先，需要在全员范围内增强对档案管理的重视，合理加大资源投入，为企业档案管理的顺利开展创造条件。具体讲，管理人员要重视转变思维，增强对档案管理工作的认识，切身感受到档案工作的社会价值，明确新时期档案管理的方向。另外，要加快部门建设，培养专业化人才，构建管理体系，强化档案管理工作的全范围普及。结合档案管理信息化与现代化建设，制定科学高效的管理流程，在根本上保证企业档案管理工作与时俱进，渗透创新。

2.2 加快企业档案管理信息化建设，提升企业档案管理规范化与现代化水平

随着信息技术影响力的不断扩大，信息网络技术得到大范围普及，企业档案管理工作也要积极引入，这也是保证企业档案管理紧跟时代发展步伐的重要途径。首先，企业要将档案管理纳入企业管理范畴，制定资金计划，实现对档案管理技术以及管理设备的引进与更新，构建现代化档案管理系统，为提升档案管理规范性与准确性奠定坚实物质基础。同时，营造优质的档案管理环境，创设充足的工作空间，防止因空间过小而影响工作效果，最终难以发挥对企业发展决策的信息支撑作用。

2.3 以国家法律法规为基础，制定符合自身发展的档案管理机制

对于档案管理工作，为了保证其顺利开展，完善的档案管理制度是关键，能够有效发挥对档案管理工作的制度性保障作用，强化管理效率的提升。为此，企业要加强档案管理法律法规的学习，以企业发展为依托，构建针对性的档案管理制度，不断优化与完善，保障其满足国家及行业发展要求。

3 新时期企业档案归档管理方法介绍

3.1 重视文件资料的甄别与鉴定，构建适合企业发展的归档范围及期限

对于企业档案管理部门，并不代表文件的“回收站”。也就是说，企业要结合相关法律法规，确定档案归档范围，对企业生产经营以及管理中的文件进行逐一甄别，判断其归档价值，明确保存期限，目的是保证每一份档案资料都能够有效发挥对企业发展的实际指导意义。要将甄别鉴定工作落到实处，在工作中不断完善。

3.2 将档案管理纳入企业发展规划，切实提升档案归档与利用效率

为了推动企业档案管理的顺利开展，为档案归档处理创造有利条件，要将档案管理工作纳入企业发展规划之中，提上领导议事日程，同时，与相关人员工作职责与绩效考核相融合，在根本上形成有效的督办机制。具体讲，要实现档案资源的集中管理，组建专门管理机构，依托系统化管理制度，将档案管理纳入管理制度范畴，与绩效挂钩，有效提升企业对档案管理工作的重视，促使档案归档、处理以及查询利用效率都显著提升。

3.3 构建企业档案管理台账，做好统计工作

结合企业发展实际，构建档案台账，主要包含库藏情况、档案设施设备情以及人员情况等，实现对档案归档全过程的反映。依托档案台账，能够实现对档案管理状况真实而全面的了解，是档案归档的流程体现，也是实现档案了解与总结的重要手段，是提升档案管理水平的途径。另外，要对档案进行分析，实现档案管理工作的量化考核。从考察角度分析，需要关注档案归档率以及利用率两个方面。因此，要正视不足，对归档方法进行不断完善，以实现档案归档率与使用率的有效提升。

3.4 加快电子档案发展，打造企业数字化档案体系

随着社会的不断进步，信息技术飞速发展，档案管理也要与时俱进，否则将难以适应新社会，工作效率无法提升。借助互联网优势，能够为档案管理制定更加标准化与科学化的流程，维护档案的完整性与规范性，切实提升归档效率。企业要积极建立电子档案中心，构建科学检索机制，依托网络优势，提高档案利用效率。

4 结束语

综上，在新的发展阶段，档案管理工作受到整个社会的重视，企业档案管理工作备受瞩目。为此，对于新时期企业而言，要将档案管理工作纳入企业发展规划，正视当前档案管理的不足与问题，分析原因，制定行之有效的发展策略，应用科学高效的归档处理方法，维护档案资料的准确性与可靠性，为企业发展决策提供更加全面与有力的信息支撑，在根本上为企业实现长远、可持续发展提供坚实的保证。

参考文献

[1]李长威.新形势下网络环境中企业档案信息组织与开发研究[J].机电兵船档案，2018（06）：49-51.

[2]刘颖，赵文青.知识经济时代背景下企业档案管理策略的思考[J].才智，2018（32）：215.