文书处理和档案管理的几点认识

刘雪玫

摘 要：文书处理和档案管理是不可分割的有机联系统一体，不仅要正确认识和处理好二者之间的关系，而且要规范文书处理工作，提高档案工作质量，才能更好地发挥档案的作用。

关键词：文书处理；档案管理；认识

文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理和档案管理是紧密联系、相辅相成的统一体，既相互衔接，又有许多共同之处。档案工作是衡量一个部门工作质量和管理水平的一个重要标志，档案工作要实现规范化、标准化和科学化，必须夯实文书处理这个基础。因此，要正确认识并处理好二者之间的关系，规范文书处理工作，才能提高档案工作质量，更好地发挥档案的作用。

1 文书处理与档案管理的关系

1）文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点。文书处理工作包括文件的收发登记、承办催办、借阅传递、整理保管等，档案管理工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等环节。文件是档案的来源，档案是文件的归宿；文件的形成是档案的基础，档案又是文件的精华；无论是档案管理，还是文书处理，它们都是以文件材料为对象，都同属一个有机联系的整体，是文件材料管理过程中不同阶段的不同管理形式。

2）文书处理工作的质量是做好档案管理工作的先决条件。档案主要来源于文件，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。同时，档案工作又可以检查文书工作质量，看文件格式是否符合要求，名称是否确切，文件来龙去脉是否清楚，文件在运转过程有无丢失和泄密现象及文件阅办得是否及时等，这对进一步改进文书处理工作都有很大的促进作用。

3）通过利用档案可以推动文书处理部门的再生工作。档案是历史的真凭实据，是工作查考、总结经验、科学研究的第一手参考资料。在实际工作中文书处理工作人员利用档案起草公文、准备讲稿、处理各种纠纷、落实党的各项方针政策、制定规章制度、编历史沿革等，都是互相联系的。

2 规范文书工作，提高档案工作质量

1）建立规章制度，注重文件材料的收集。文件从形成到归档应建立一系列规章制度，这样档案材料的收集来源、完整齐全才有可靠的保证。只有文件材料收集齐全了，才能反映日常工作活动的规律和真实面貌，保持文件之间的历史联系，更重要的是“要保持历史的本来面貌”，不管是对人还是对事，都要实事求是地立档，以提高档案查考利用价值。

2）严格办文程序，规范文书处理工作。文书处理工作包括：收文、发文、归档三方面工作。收文做好签收、登记、批阅、传阅、承办、催办、答复等环节，发文做好复核、登记、印制、核发等环节的工作。禁止滥发文件和发无效、无用的文件，涉密文件单独保管或及时退回，未经许可严禁复印或不需归档的，经领导批准后销毁；文件办理完毕要将归档的文件及时收集、妥善保管。

3）加强部门协作，做好档案利用服务。业务科室里有些人不愿将办理完毕的文件归档，固然有认识上的问题，也有怕文件归了档，要时查找不方便等原因，这就需要做好档案利用的服务工作。首先要科学管理，使档案在用时能及时调出来，使人感到方便；其次要采取措施主动提供服务，促使业务部门主动、及时归档。

4）利用现代技术，提升文档工作效率。随着文书管理OA系统的深入和现代科学技术的不断进步，文件、档案已向一体化管理过渡。这一过程既反映了档案管理对信息综合利用的需求，也反映了文件、档案管理工作发展的规律。这就需要用科学的观点和方法去设计和实施适合各部门、各专业档案管理系统，以提高文档工作效率。

5）提高人员综合素质，是做好文档案工作的保障。文书档案是办公室工作的一部分，也是一项专业性很强的工作，文档工作者除了担负文件的收发、登记、传阅、批办、归档等工作，还兼任着其它日常事务性工作。因此，工作性质和特点决定了既要甘于默默无闻、埋头苦干，又要不断学习，具备多方面知识和才能，以适应工作的发展和需要。

3 做好文书档案的整理与鉴定

根据《归档文件整理规则》将零乱的和需要进一步条理化的文件材料，按档案归档的范围、时间、要求进行分类、组织、排列和编目，使之达到系统有序，便于档案的保管、查找和利用。

1）归档范围：根据国家相关文件规定，凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属歸档范围。

2）归档时间：归档时间指各科室将需要归档的文件向档案室移交的时间，办理完毕的文件一般应在第二年6月底之前向本单位档案室移交。

3）归档案卷质量总的要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

4）文件分类：大致按两种方法进行分类。按年度—机构—保管期限分类法：根据单位内设机构对归档文件进行分类整理，它适用于单位组织机构分工明确，比较稳定，并具有一定数量文件材料的单位。先把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按机构区分类别；按年度—问题—保管期限分类法：适用于归档文件材料较少的单位。把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题区分类别。

5）案卷排列：文件经过立卷以后，还必须进行系统的排列。案卷排列就是根据一定的方法，确定案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之间的联系。文书档案排列的主要方法是：年度—保管期限—机构（或问题）、年度—机构（或问题）—保管期限、保管期限—年度—机构（或问题）。

6）目录编制：档案目录是固定案卷位置、统计案卷数量，便于档案的保管、检索、统计和利用的需要，是档案室最基本的检索工具。根据国家有关规定的要求，文书档案目录一般应区别不同的保管期限，分年度编制。

7）档案鉴定：档案的鉴定工作主要是考查档案的价值，确定档案不同的保管期限。按照国家的规定，文书档案新的保管期限划分为永久、30年、10年三种。

参考文献

[1]李金苓.关于文书档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2014.03.

[2]常静.浅谈对文书和档案管理工作的认识[J].办公室业务，2014.08.

[3]国家档案局编，梁毓阶.机关文书与文书工作[M].中国档案出版社，1994.