大数据思维与医院公文档案信息化建设路径

摘 要：信息科技时代，信息技术呈现出“几何式”的发展速率，信息技术对各行各业的影响程度加深。医院公文档案中记载了医院各项工作的基本情况和信息，是医院拟定发展计划的重要参考凭证。近几年来，在国家大力发展医疗事业的背景下，公众就医量显著增加，医院公文信息资源随之增加。因此，有必要利用最新的信息技术，借助信息技术工具来对医院公文档案资源进行处理，提升公文档案服务效能，防止医院公文档案管理工作的边缘化。本文以档案信息化建设为研究背景，就医院公文档案管理与服务展开阐述，希望能助益于医院公文档案管理实践。

关键词：大数据；信息化；公文档案；运用

1 理论概括

医院各县工作中会产生大量的文件，部分文件在经过人工筛选环节后，就组成了医院公文档案。医院公文档案意义巨大，其不仅是某一项工作的具体凭证，也是证明医院工作人员履职成果的重要凭

证[1]。除此之外，医院公文档案还能够帮助医院进行决策，提高医院决策的科学性、合理性与针对性，确保医院能够可持续化发展。大数据思维则是一种数据管理思维，起初广泛运用与计算机数据分析领域和电商领域。伴随着大数据技术的发展与升级，该项技术被运用到档案事业当中，提高了档案管理的安全性。大数据技术与医院公文档案管理的融合，符合时代发展趋势与要求，对医院公文档案管理工作的推动作用明显。

第一，医院业务量的增多，势必会导致各种公文信息和公文档案的增多。医院档案管理人力、财力和物力是有限的。因此，很容易出现档案管理需求、档案服务需求与档案管理资源相矛盾的状况，为了解决这种状况，则需要充分利用新型信息技术，发挥信息技术的优势，推动公文档案管理[2]。第二，大数据技术是一种数据分析和数据处理技术，能够与公文档案管理工作的性质相契合。医院将大数据技术融入到档案管理中，能够迅速的对档案资源进行筛选和检索，优化档案服务与管理工作。第三，档案信息化已经成为一种趋势。随着信息技术的发展，未来档案管理方式、档案服务内容甚至档案管理人员都会发生一定的变化。在这种背景下，医院必须紧跟时代潮流，提升医院核心竞争力。综上所述，医院将大数据技术和其他信息技术融入到公文档案工作中，既是医院自身发展需要，也是适应时代发展趋势的要求。

2 主要面临的问题

2.1 技术运用问题

相较于国外，我国大数据技术起步较晚，其在医院公文档案领域的运用仍停留在探索阶段。部分医院在运用这项技术时不知道从何入手，导致大数据技术始终难以融入到档案信息化建设环节。首先，部分医院没有利用大数据技术开发相应的档案服务平台，其他部门在查阅、检索和利用档案时需要花费较长的时间。其次，部分医院没有利用大数据技术来加强对公文档案的安全管理，档案遗失和损毁事件时有发生。医院公文档案中包含着许多有价值的信息资源，一旦遭受损坏，势必会间接影响到医院的直接利益。最后，部分医院信息技术综合运用能力不强，没有将大数据技术与云储存技术、区块链技术和其他信息技术综合起来进行利用，档案信息化建设始终停留在低水平、低效率和低服务的阶段。

2.2 培训问题

由于大数据技术在档案领域运用较晚，许多高校都并未开设相关的课程，导致现实生活中大量缺乏既熟悉大数据技术，又知晓档案管理的复合型人才。因此，大数据档案管理人才的培养任务就落到了单位。现阶段，一方面，部分医院没有在人才培训体系中增设大数据技术的内容，档案管理人员难以接受到较为系统的技术培训，更谈不上对大数据技术的运用。另一方面，部分医院也没有设立相关的人才交流机制，组织档案管理人才到高校、其他档案管理单位进行交流，不利于档案管理人才的长期发展。综上所述，医院培训机制问题会直接影响到医院公文档案信息化进程，不利于医院打造一支兰台铁军。

3 大数据思维与医院公文档案管理的融合策略

3.1 加强大数据技术的运用能力

首先，为了实现档案统一管理和集成管理，医院应当通过高速扫描仪对纸质公文档案进行数字化转化，将纸质公文档案转化成相应的电子格式。医院在对纸质档案进行转化后，可以将其统一录入到档案管理系统当中，将其与电子档案进行集中管理。其次，为了实现对医院公文档案的安全管理。医院从事前防控和事后防控两个层面入手，提升档案管理系统的抗风险能力。在事前防控层面，医院应当利用数据加密和个人秘钥技术来对公文档案进行安全化处理；在事后防控层面，医院则应当设置一套应急机制，利用大数据技术对公文档案进行备份。备份的方式有两种，其一是将档案资源进行数据压缩后，再进行硬盘备份，该种备份方式的优点是快捷灵活，对医院资金消耗较少，缺点则是需要不断购置大容量的硬盘，不利于医院公文档案管理工作的可持续发展。其二是云储存端备份，该种备份方式的优点是简单快捷，能够实现公文档案动态备份，缺点则是需要医院购置相应的云储存端系统，对医院资金消耗较高。医院在发生档案损毁和遗失事件后，可以迅速下载相关档案，降低医院损失。最后，医院应当综合利用多种信息技术来开发公文档案。医院可以探索利用区块链技术和云储存技术，打造“一站式”公文档案管理平台和服务平台。

3.2 优化培训机制

首先，医院应当立足于本单位人资状况，结合档案事业发展趋势，制定一套切实可行的培训机制。其次，医院应当丰富培训内容，避免培训内容单一化。医院在丰富培训内容时，应当提升大数据技术、其他信息技术以及互联网技术在培训内容中所占的比重，全面提升档案管理人员信息技术运用能力。医院应当举办相关的交流论坛和讲座，丰富培训模式，为医院档案管理人员提供相应的交流平台和学习平台。最后，为了做到与时俱进，医院应当分批次派遣工作人员到高校、档案馆或者其他档案管理部门进行学习交流，借鉴他人的运营模式和管理机制。

3.3 升级档案服务

一方面，医院应当将云储存技术与大数据技术进行紧密结合，打造互联网档案服务平台。具体而言，医院可以开发相关的APP应用，将医院档案管理系统与APP相连，在APP上为档案需求主体提供多样化的档案服务。另一方面，医院可以与其他医院、妇幼保健院、卫生局等其他部门进行合作，搭建“档案云共享”机制，充分挖掘公文档案的价值，实现公文档案共享，节省医院相关开支。总而言之，医院档案管理人员要树立创新思维，将多种信息化技术融入到公文档案管理工作当中，充分考量档案需求主体的使用感受，优化档案服务，彰显公文档案作用。

4 结束语

近几年来，信息技术与医院各项业务的融合程度不断加深，医院办公朝着自动化、智能化和人性化的方向发展，给社会公众就医带来了许多便利。与此同时，医院办公自动化过程中产生了许多电子档案资源，增加了医院档案管理难度和医院档案管理人员工作负担。在这一背景下，医院档案管理人员必须树立大数据思维，对档案资源进行统一化和集成化管理，减轻自身工作压力，为单位节约档案经费开支。未来伴随区块链技术与人工智能技术的愈发成熟，我国大数据档案管理事业一定会向着新的方向发展。因此，医院必须打牢公文档案信息化建设的基础，才能适应时代发展需求。

参考文献

[1]李晶.公文档案信息化建设研究[J].中国管理信息化，2018，21（12）：

180-181.

[2]刘光鑫.医院文书档案规范化管理研究[J].兰台内外，2017（05）：66.

作者簡介

王昆，男，汉，山东德州，本科，毕业于滨州医学院，初级档案管理，研究方向：档案管理。