关于高校档案管理数字化建设的思考

盛桂兰

【摘要】高校档案是高校教学、科研、人事管理等各种活动的真实历史记录，是高校事业发展的重要组成部分，是高校管理水平高低的重要标志之一。目前，随着高校的发展，各类档案资料积累的量越来越大，导致传统的档案管理工作难度逐年加大。随着信息化、数字化、网络技术的更新进步，给高校的档案管理工作提供了数字化的解决方案，极大改观了档案管理工作现状，最大限度地发挥档案管理工作的效用。

【关键词】高等学校 档案管理 数字化建设

一、高校档案数字化管理目标

高校档案管理数字化就是把高校平时运营涉及到的各类文字、图纸、声像等信息以数字媒介进行存储，通过网络和应用终端实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。

高校档案数字化是一个动态的发展过程，是利用信息技术获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享和电子档案管理规范化的重要途径。其目标就是实现高校各类档案信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化。

二、高校档案管理数字化建设的作用

1.档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设

资源建设包括两大任务，一是现有各类档案的目录数据库建设和重要档案和照片、录音、录像档案的数字化，二是电子文件归档与电子档案管理。

2.档案数字化能有效地保护档案原件

代替原件使用，保护档案原件。数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存，既使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

3.档案数字化能改善档案的利用方式

不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

4.档案数字化能充实各档案馆网站的内容

对我国大多数已上网的档案馆网站来说，存在网上信息资源贫乏、简单的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

三、高校档案管理数字化的对策

第一，高校对于档案的录入应该严格实行电子化的档案录入手段。作为整个档案数字化管理的基础性工作，档案录入过程中必须要确保进行电子化的录入，从而在后期的档案管理工作中才能进行有效的数字化管理。档案信息的电子化录入也就是要形成电子化档案，这需要有人工的参与，并且需要借助于多种信息录入软硬件设备。整个形成电子档案的过程应该对其准确性加以重视，并对录入后所形成的电子档案库进行备份，防止档案丢失。

第二，高校的相关领导应该对档案管理数字化建设工作给予足够的关注，并为这项工作的顺利进行创造有利的条件。档案管理的数字化建设更多的可以被看为一种高校管理工作的改革，这需要大量的人力、物力作为支撑。因此，在高校資源有限的情况下，只有得到高校领导的认可与支持，相关的工作才能够获得较好的开展。事实上，作为一种改革活动，其必定会涉及到对原有行为模式的打破，而这也会带来一定的阻碍。因此，领导的支持会大大降低这种阻碍，有利于高校档案管理的数字化建设工作顺利开展。

第三，为高校档案管理的数字化建设工作配备相应的软硬件设施。目前针对档案管理的数字化工具开发比较成熟，但却往往采用泛化的开发策略，也即多数软硬件可以被用到不同的高校当中。因此，高校有必要专门针对自身的特征，来进行软硬件的开发、设计与搭配等，尽管这会在一定程度上增加投入的成本，但却也会大大降低后期的维护成本，并可以保证所使用的软硬件设备能够在高校档案数字化管理工作中发挥出自身的效力。

第四，提升高校档案数字化管理人员的综合素质水平。人员素质是高校档案管理数字化的基础。档案管理人员整体素质高低，直接影响到高校档案数字化建设的进程。档案管理人员必须掌握现代数字化技术，熟练地应用计算机进行档案数字现代化的管理和应用。因此，高校要加强档案数字化人才建设，为档案管理部门配备高素质的专业人才，采取多种方式加强档案管理人员的培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案数字化建设和发展的需要，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障，为高校档案管理数字化建设打下良好的人员素质基础。