合同管理信息系统功能设计研究
2019-03-16吴晓燕曹小平史强宋祖荣
吴晓燕 曹小平 史强 宋祖荣
[摘 要] 在当今社会，合同越来越发挥着重要作用，实现合同的高效、有序管理越来越受到重视。合同管理能力与水平的提升是综合性命题，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。利用现代信息技术，设计开发合同管理系统，实现合同管理的信息化，已成为合同管理的一个趋势。文章在总结多年来合同管理实践经验的基础上，充分分析合同管理的一般需求，对合同管理信息系统的功能设计进行初步研究，明确合同管理系统功能设计的基本原则、系统权限分配，并重点介绍3个流程和10个功能模块的设计思路，以期该系统可以对合同进行全生命周期动态管理和控制。
[关键词] 合同管理系统;全生命周期管理;功能模块
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 061
[中图分类号] F715.4;G203 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）03- 0152- 04
0 前 言
合同是平等主体之间进行资源配置、实现价值交换的基本手段，具有法律、经济、管理等多重属性。法律层面，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是对平等主体之间民事合同关系的确认;经济层面，合同是市场主体之间进行商品服务流通、资源配置、最终实现价值交换，满足多样化需求的有效方式;管理层面，合同是进行内部控制，规避风险，确保内部管理秩序的有效手段。合同的重要性不言而喻，如何实现合同的高效、有序管理越来越受到重视，各市场主体纷纷从管理实践出发，研究提升合同管理能力与水平的途径与方法，以不断适应合同管理的现实需要。
合同管理能力与水平的提升是综合性命题，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。在理念与思路层面，合同管理一般强调制度化、流程化和专业化;在方法和工具层面，做法不一，实践中有加强培训、增加人员数量、对标学习、聘请专业顾问等多种方式，而利用现代信息技术，设计开发合同管理系统，实现合同管理的信息化，已成为合同管理的一个趋势。本文在总结多年来合同管理实践经验的基础上，充分分析合同管理的一般需求，对合同管理信息系统的功能设计进行初步研究，明确合同管理系统功能设计的基本原则、系统权限分配，并重点介绍各功能模块的设计思路 。
1 合同管理系统功能设计基本原则
根据多年合同管理实践经验，合同管理工作可以概括为“一个思路”、“两个层面”、“三个阶段”。一份合同从酝酿到最终履行完毕，需经历漫长的时间和过程，可能遇到各种问题，面临各种风险，鉴于此，对合同进行全过程、全生命周期动态管理和控制，是做好合同管理最基本的思路。全过程管理，是一个全员参与、归口管理的过程，不同的人员和部门有着不同的权限。就具体工作内容而言，合同管理包括两个层面，第一层面着眼于完成合同立项、合同签署及合同履行的过程管理，强调程序、流程和内容的管控，是动态的管理过程;第二层面着眼于对合同相关文本的管理，强调文档、知识、资源的管控，是静态的管理过程。以合同签订为划分节点，合同管理可以分为事前、事中、事后管理三个阶段。
合同管理系统的设计应以实现合同的全过程动态管理为目标，通过不同的功能模块设置，对合同管理三个阶段中不同的内容和重点加以落实，以提高管理的质量和效率。系统的设计除遵循可扩展性、先进性、成熟性、标准性、数据格式统一性、安全性等信息系统的一般性开发原则外，特别强调在业务模块、流程及功能设计方面坚持简便易用、全过程控制、档案化管理、动态更新、数据完整等原则，做到明确管理权限和层次，落实归口要求，体现全员参与，保证全程记录，以实现合同的规范、严格管理。
1.1 简便易用原则
合同管理系统属于基础性管理系统，潜在用户一般为开发主体的所有职工，该系统的设计必须遵循简便易用原则。在流程设计上应严格遵循现行的合同管理办法，将合同管理思想转化为业务流程，但必须强调避免流程烦琐、冗余，以提高工作效率。系统各项功能、模块的设计尽量尊重用户们已形成的工作习惯，便于广大用户接受和使用，做到全员参与，实现系统的有效推广和使用。
1.2 全过程控制原则
全过程控制原则是指将合同管理工作的各个重要环节都纳入合同管理系统中，实现从立项、谈判、文本确定、审批、签署、信息统计、履行、变更、验收到成果的全过程、全生命周期管理与监控。据此，合同管理系统功能模块的设计应尽量全面，力争覆盖合同管理的各个环节。
1.3 档案化管理原则
档案化管理原则是指为每一个合同建立档案，并在不同阶段进行实时更新，详细记录每一个合同的“前世今生”，实现散乱合同信息资料的统一化管理，力求对合同相关事项可以进行历史追踪。实现合同档案化管理有双重积极意义，对外，利于记录过程，促进合同顺利履行，若发生争议，有利于收集整理证据，有效应对合同纠纷;对内，有利于强化内部控制，防范业务风险和廉政风险。
1.4 动态化管理原则
动态化管理原则主要指在合同管理系统的设计开发中通过明确管理权限和职责分工，做到责任清晰，使用系统提醒、发送待办任务等手段，督促全员参与，实现责任到人，保证合同各环节各阶段的实时数据可以得到及时更新，以便利信息的统计和掌握，为管理层进行决策提供最实时的信息支持。
1.5 数据完整性、准确性原则
合同数据是重要的基础管理数据。在系统的功能设计与开发中，尽量实现同类信息一次输入后续无限次代入使用，对于其他系统中已有的数据，尽量可以实现集成和代入共享，实现分散信息的统一化集中管理，保證合同信息采集的完整性和准确性，以便于合同信息统计、查询和合同报表管理，提升合同信息和资料的集成化利用能力。
