新时期测绘档案管理探析

胡小玲 （安徽省第一测绘院，安徽 合肥 230000）

测绘地理信息档案指的是测绘业务单位在履行管理职能和开展各项业务活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子数据等形式和载体的历史记录。测绘地理信息档案是测绘地理信息事业的重要组成资源，是业务单位履行职责、开展业务的信息支持和保障。随着测绘技术的不断进步，在测绘信息档案管理中，需要与时俱进，发挥创新管理模式，同时应兼顾测绘成果的保密性。

1 测绘地理信息档案的特点

结合我国测绘地理信息发展形势，目前测绘地理信息业务档案的主要内容包括：航空航天遥感影像获取档案；基础测绘项目档案；地理国情监测档案；应急测绘保障服务档案；测绘成果与地理信息应用档案；测绘科学技术研究项目档案；工程测量档案；海洋测绘与江河湖水下测量档案；界线测绘与不动产测绘档案；公开地图制作档案。针对以上内容，测绘地理信息档案有如下特点。

1.1 专业性强

传统意义上的测绘档案管理仅是单一的资料收集和整理，资料借阅与发放。资源利用效率不高，随着计算机信息技术的飞速进步，测绘地理信息行业得以支撑并取得迅猛发展，在测绘地理信息产业创新中，档案管理人员从最初单一的资料搜集管理发放到目前数据信息的获取、分析、表达、处理和管理，是一项集测绘技术、数据分析、档案管理为一体的专业性活动，具有较高的专业技术要求。

1.2 阶段性强

在测绘地理信息档案管理中，档案的建立管理贯穿于整个测绘地理信息生产活动，需要进行阶段性的跟踪和处理。以目前省级基础性地理国情监测项目为例，从立项到结项阶段，档案管理贯穿全局，应纳入测绘地理信息项目计划、经费预算、管理程序、质量控制、岗位责任等，在项目实施过程中，同步检查建档制度执行情况。在前期资料收集及分析中，产生的影像数据、本底数据、文档规范等，作为项目过程数据需要及时跟踪建档整理，便于内业生产人员及时查阅，做到生产过程有规可依，有据可循；外业调查产生的照片、解释样本、外业轨迹等数据，以及项目管控过程产生的一级二级检查记录，都需及时存档处理；技术总结、工作总结、最终验收报告等文档作为结项依据，需要归档，前期资料和过程数据作为生产活动中产生的数据，是提供最终成果数据的依据保障。由此可见，测绘档案管理在项目实施过程中，环环相扣，需要和生产活动同步进行。

1.3 保存周期长，数据量大

测绘地理信息档案保管期限分为永久和定期，具有重要查考利用保存价值的，应当永久保存；具有一般查考利用保存价值的，应当定期保存，期限为10年或30年。无论是永久保存还是定期保存，都应对测绘档案进行分类，整理编制目录，做到分类科学、整理规范、排列有序、目录完整。

近些年，随着智慧城市、三维模型等新型测绘产业的快速发展，产生的测绘海量信息数据需要及时存档备份，目前档案数据的保存主要为硬盘和光盘介质进行双备份异地保存，此外在服务器有对应的阵列备份储存。当前较大数据的存储一般采用服务器或磁盘阵列进行保存处理。

1.4 成果具备保密性

测绘地理成果数据信息关系到国家的主权、安全和效益等，具有保密性的特点，测绘成果是针对不同时期的自然地理要素和地表人工设施的真实反映，数据信息量涉及内容广泛，测绘成果的获取更是需要花费大量的人力物力财力，一经丢失必须实地重测，且成果散失后易造成泄密，对国家安全有重大危害，因此，测绘成果的保管需要业务单位建立健全测绘成果资料保管制度，采取安全保障措施，以保障测绘成果的完整和安全，测绘成果在对外发放时，需使用方办理正规有效的测绘成果领用手续，且档案管理方需和使用方签订测绘成果保密协议。档案管理人员应了解档案数据的保密程度和资料概况等，定期学习测绘法律法规，强化保密意识，确保测绘成果安全。

2 测绘档案服务管理体系建设现状

测绘档案管理体系建设过程中受到各种因素的影响，存在不同程度的问题，现结合当前体系建设进行以下简要分析。

2.1 管理手段落后

当前测绘档案管理主要还是以传统人工管理方式，依靠计算机手工检索的方式进行资料查阅，效率低下，信息滞后，资料的借阅登记目前采用纸质手工登记台账管理，涉及到周期长、参与人员多的复杂项目，在资料借阅管控方面不易掌握，不能满足当前数字化测绘快速发展的要求。测绘档案管理是一项集测绘技术和档案管理的专业性工作，需要两者进行有效的技术管理融合。

2.2 技术手段欠缺

目前测绘档案管理采用的是物理方式和逻辑方式进行归档处理，考虑经济成本和保密性的原则，大多业务单位主要以物理方式进行归档，而物理归档受当前技术条件的影响，难以进行离线存档，对数据量大的项目成果容易造成存档延迟等问题。TB级以上的测绘信息数据存储更易造成数据冗余的现象。不同项目之间难免存在资料数据交叉使用的现象，如不进行规范的数据整理分析，在项目生产过程中，势必存在多头资料的出现，对数据的内业处理产生混淆，影响项目生产进度的同时，也会降低测绘成果的准确度，因此，在测绘档案归档管理过程中，要求档案管理人员根据实际情况及时进行数据组织分析，做好数据分类归档工作。

2.3 管理标准不规范

当前测绘档案数据内容广泛、数据量大、复杂冗余，在数字化档案管理中，归档工作面临极大的挑战性。目前我们所做的测绘档案管理工作远达不上测绘数字化产业的快速发展需求。项目交叉，数据没有按照要求进行合理分析保管，尤其数据多头来源、混合存档、数据冗余等问题较为严重，如没有合理的管理标准制约，对于后期资料查找使用极为不便。为避免出现资料管理不到位的情况，需进行合理管控，业务单位可结合本单位实际情况进行规范的档案管理，建立有效的管理标准制度，定期对测绘档案进行检查，对出现不合理的情况需要及时整改。

3 新时期测绘档案管理的措施

在信息化时代快速发展的今天，大数据逐渐渗透到测绘地理信息行业，海量数据为测绘产业带来了更多的发展机遇。新的发展时期必将对测绘信息档案管理提出更严格的要求，针对当前测绘管理体系的具体要求，对新时期测绘档案管理做以下简要分析。

3.1 夯实基础，完善标准的测绘信息化流程

测绘档案是一种传承，历年档案对于测绘事业的发展更是一笔宝贵财富，业务单位应摸清家底，整理立卷，在做好档案管理的基础工作之余，结合一定的标准规范逐步完善测绘档案信息数据库，形成统一有效的管理机制以满足当前档案查阅使用要求，推动周期性管理。根据测绘资料档案的方案进行共享模式规范管理，在资料接收管理过程中，做好宗卷鉴定分析和登记造册工作，及时做好档案数据的编制检索工作。

3.2 不断学习，提升档案管理人员业务水平

测绘档案信息管理工作是一门理论知识和专业技能相结合的工作，不仅要求档案管理人员熟悉国家保密法、测绘法律法规，还需要有专业的测绘基础知识、档案管理知识和计算机网络安全知识。档案管理的信息化发展，需要业务单位有专业优秀的档案管理团队，同时测绘档案管理应采取专人专项负责，人库分离。可通过定期参加学术交流会、组织开展相关专业的管理技能培训，增强档案管理人员的保密意识，提升管理业务水平，建立高素质高技能的档案管理队伍，以保障测绘档案的质量，做好档案资源的管理和开发循环利用。

3.3 优化创新，建立信息化档案管理模式

随着信息时代的发展，测绘档案管理与计算机互联网技术不可分割，两者的融合贯通推进了测绘档案信息资源的有效利用。测绘业务单位应严格遵守现有的档案管理制度，在此基础上，根据实际需求，优化现有管理制度，提高创新意识，顺应信息化时代的档案管理发展要求。依据信息化测绘档案的标准流程，可按行业发展特点和业务要求，对不同项目进行档案分类化管理，在存储设备、专业技术、管理水平等方面逐步提升，建立全面、专业、利用率高的档案测绘数据库。

4 结语

测绘档案管理是个循序渐进、不断创新的过程，在管理制度不断完善的同时，新的信息化创新管理尤其重要，结合信息化管理、基础设施更新以及人才培养等方面，进而提升测绘信息的档案管理效率，不断推动测绘档案信息化建设，满足测绘信息产业化快速发展的需求。业务单位应把握好测绘地理信息技术和档案管理技术的发展方向，科学严谨的做好测绘地理信息档案管理工作，提高测绘档案信息资源的利用率，为社会经济建设提供更好的服务。