档案规范化管理与信息服务的策略探讨

郝梦菲

摘要：文章在分析档案管理现状的前提下，针对性地提出档案规范化管理的措施，对有效提升档案公共信息服务的能力，提升档案管理工作的影响力和认同度，具有较好的理论和实践指导意义。

关键词：档案;规范化;信息;服务;策略

当社会对于档案管理的要求逐渐提升的趋势下，要考虑到档案管理工作复杂度高、数量大、烦琐枯燥的特点，从档案管理的各个方面进行规范化、程序化管理，确保档案信息结构完整、统一规范、科学合理。要在全面分析档案管理现状的前提下，针对性地提出档案规范化管理的措施，并较好地提升档案公共信息服务的能力，提升档案管理工作的社会影响力和认同度。

一、档案规范化管理的基本要求

1.注重档案资源的规范化收集和整理。为了更好地提升档案的开发利用水平，要档案资源的收集、整理和归档工作，必须确保档案资料的来源清晰、材料收集齐全完整，并且要根据档案材料的名称、作者、时间等要素进行合理、明确的整理分类，依据档案的重要程度进行标准化格式的转换，使之统一标准和格式，满足档案规范化管理的要求。同时，在互联网、大数据技术等现代信息手段的应用下，还要加强对互联网、新媒体等档案信息的收集和整理、归档，必须对这些虚拟空间的档案信息进行分类，依循与网络体系相契合的科学分类整理方法进行操作。

2. 兼顾实体档案与数字化档案的建设。在档案管理规范化建设的过程中，要注重实体档案与信息化、数字化档案的统筹并进，要充分重视实体档案自身所具备的原真性和凭证功能，加强对实体档案的资料保管工作，避免实体档案受到环境因素、人为因素的破坏，确保实体档案资料的原真性、完整性。同时，还要以现代信息技术为依托，将不同载体的档案资源转化为数字化的档案信息，使之具有数字化、仿真性的特点，借助于计算机设备实现对数字化档案的存储和管理。

3. 确保档案信息的安全。在档案规范化管理与信息服务的建设中，必须保证档案信息的安全性，具体来说包括以下方面：（1）档案管理系统的安全性。要对数字化档案信息进行备份处理，使之与实体档案实现同步保管，较好地防范和规避档案信息设备故障、软件问题、操作失误或计算机病毒现象，确保档案信息的完整与安全。（2）档案数字信息的保密性。要制定完善的档案管理保密制度，尤其是特别重要的保密档案信息，要进行数字化保密处理，严防档案保密信息的泄漏现象。还可以采用计算机物理方法，对档案信息进行物理加密处理，使数字保密信息与其他设备进行物理隔离。（3）档案信息应用软件的安全性。软件安全是极其重要的部分，要确保操作系统、密码登录系统、各种应用功能软件系统的安全，可以为系统设定专用VPN、用户名和密码，各个工作人员只能在自己的权限内使用账户，不得超出管理权限。

二、档案规范化管理的现状分析

1.缺乏对档案规范化管理的足够重视。部分领导对于档案规范化管理和信息化服务缺乏深入的认知，认为档案规范化管理和信息服务是部门内部的事情，没有引发档案规范化管理的足够重视，在资金投入、硬件设备更新、管理人员的专业技术水平等方面的关注较少，导致档案规范化管理和信息服务的效率下降。

2. 时效性不强。在档案规范化管理的建设过程中，档案管理部门与其他业务职能部门之间的衔接不够紧密，没有形成档案规范化管理的协同意识和观念，导致档案信息收集不够完整，一些档案资料没有及时归档，显现出档案管理与实际工作状况不相适应的迟滞现象，极大地制约了档案资源的信息更新和服务。

3. 档案管理体系尚未完善。在档案规范化管理的建设进程中，暴露出较多的问题，如：档案管理制度不够完善、档案管理内容存在缺失等，没有顺应时代的发展要求，健全档案管理系统和机制，使档案管理系统的科学性缺失，满足档案规范化管理的要求。

4. 信息化程度不高。在档案规范化管理的过程中，尽管计算机设备和技术得到了广泛的应用，然而由于档案管理的信息化建设还起步较晚，受到基础设施设备、人员素质、思想观念等方面的限制和制约，导致档案规范化管理的信息化程度不高，局限于档案资料的信息化采集、存储等，而缺乏对档案信息资源的深度挖掘、开发和服务利用，导致档案规范化管理效率低下。

三、档案规范化管理与信息服务的策略探索

（一）加大档案规范化管理的重视力度

各级领导要加大对档案规范化管理的重视，从资金投入、人才配置、基础设施等方面提供支持，充分认识档案管理效率与人力资源之间的关系，树立正确的大档案观念和意识，采用科学化、专业化的措施实现档案规范化管理。

（二）完善档案信息服务机构及制度体系

可以从多元主体的视角建构档案信息服务的扁平化管理，建构扁平化的档案管理组织机构，减少整体层级，将重点放在对档案信息资源的服务流程控制、梳理、分析等关键环节，转变粗放的信息服务模式，以“扁平”程序、“放大”价值为目标，面向用户开展档案信息采集、检索、利用等工作，使档案信息传播渠道更为通畅。

同时，要完善档案信息管理的制度体系，建构并完善档案信息收集、整理制度;档案保密制度;档案信息服务制度等，更好地实现对档案信息资源的开发和更新，从不同角度设计和完善档案规范化管理制度体系，为档案信息服务提供制度支撑。

（三）强化档案信息资源的优化配置

为了实现档案信息资源的价值最大化，要从不同方面入手，加强档案信息资源的优化配置：1. 明确档案信息资源优化配置的目标定位。要注重对档案信息资源需求对象的细分，明晰档案信息资源需求的用户对象、方式、范围等，并分析档案信息资源的其他属性，使之能够满足各类档案用户的需求。2. 注重档案信息资源的市场优化配置。要建立健全市场需求导向的供求机制，关注档案信息市场的供求变化，考虑资源类型、用户主体、组织机构等因素，确保档案信息资源与市场需求相契合。同时，还要建立健全档案信息资源市场化配置运行机制，实现对档案信息资源优化配置的宏观引领和规划协调。另外，还要注重对特色档案、综合档案、专业档案的整合，使各类档案信息资源能够优势互补、信息共享，最大化地体现档案的利用价值。

（四）创新档案信息服务方法

要充分彰顯档案信息的开发、利用和服务价值，要不断创新档案信息服务的方法，结合互联网、数据库、大数据、云存储等现代前沿信息技术，较好地提升档案信息的服务能力和水平。1. 树立档案信息服务意识。要树立用户至上的档案信息服务理念，基于档案信息服务对象的需求，进行动态、全方位的档案信息服务，以服务对象的需求作为档案信息服务的首要前提，为提升档案信息服务水平奠定思想基础。鉴于此，档案管理部门首先需要优化档案挂那里规章制度，按照相应的标准对档案信息化进行处理和管理。与此同时，根据档案信息服务意识的要求，管理部门还需要对工作人员相关业务能力与服务水平进行系统综合地培训。2. 推进文档一体化建设。要依循“存量数字化、增量电子化”的理念，全力推进档案全文数字化、文档一体化的建设，简化档案信息利用的审批权限，优化档案利用环节，更好地优化档案利用水平，高效地服务档案需求用户。在文档一体化建设过程中，工作人员首先可以根据相应档案管理规范的具体要求与当前档案实际保存情况相结合，选取合适的档案规范化手法，采取相应的单套制或者双套制来保障档案归档过程中的安全性。3. 创新移动终端环境下的档案信息服务。要树立以用定采、以用定服的理念，创新应用电子信息、终端应用、大数据、云计算等基础技术，利用移动终端的交互性延展性，拓宽档案信息服务的载体形式，并推进档案信息的电子化认证体系建设，实现档案信息服务流程的再造和重构，为需求用户提供快捷便利的档案信息服务。同时，要建构合理有效的档案信息服务安全网，加强对档案信息的筛选和分类，加强涉密信息联网的风险防控。另外，还要推进档案信息服务机制的协同建设，要形成各系统、各部门之间的沟通协调机制、畅通交流与协作渠道，突破档案信息服务壁垒，实现档案信息资源的多点共享和互为印证，更好地提升档案信息资源整合和服务的个性化。

综上所述，档案管理工作要顺应时代的要求，加强档案的规范化管理和建设，在分析档案规范化管理现状的基础上，切实提出档案规范化管理的提升措施，树立档案规范化管理的观念，整合和优化配置档案信息资源，更好地发挥档案信息服务的价值和效能。

（作者单位：霍州煤电集团晋北能化公司）