浅谈高校档案电子化管理现状

伦凤梅　吴卫　刘昊瑜　路红华　姚岚

摘 要：随着社会飞速发展，信息化建设工作在各大领域都有了不同程度的发展，高校档案的信息化建设工作在高校档案领域也成了重中之重，与传统的纸质文件管理相比，电子文件具有更多的时代性，满足了信息时代的信息需求。高校档案电子化对于现代信息管理具有不容忽视的作用和意义。本文从分析档案管理的现状，介绍了档案信息化建设的概念和内容，分析了档案信息化管理的重要性，提出了存在的问题，为档案信息化的建设做出了贡献。

关键词：高校 数字化 档案 建设 管理现状

高校档案作为记录高校发展轨迹的历史以及在各方面活动历程的存在，一直是高校发展、建设过程中的重点，删除档案的记录功能，通过查阅档案还可以让后人总结前人的经验，吸取经验，去其糟粕，为高校未来的大发展、快发展起着不可或缺的作用。

在以往档案的提供利用工作中，传统的档案管理方法已经出现了很多问题，比如出现的死档问题，早期的档案年代归位不准确影响档案的提供利用问题，阅档过程中手上的汗渍对档案造成伤害问题等，不管是从信息化建设发展的速度方面看，还是从现存的档案管理方法的问题方面看，纸质档案电子化都将是一种更好的发展方向。这不仅是因为信息化建设的大趋势，而是纸质档案电子化之后可以解决当下存在的大部分问题，还可以形成资源共享，让档案可以更方便、更快捷地为人们所用，使档案可以最大化地被利用。可以说，档案电子化建设工作是势在必行的，也是充满重要意义的，因此，高校电子档案的管理工作也将被列入重要的议事日程中。

对于电子档案的建设来说，不仅需要从技术手段方面进行更新，同时还需要档案管理人员的配合，对档案的管理方法和档案管理人员自身观念做出改變。档案管理人员要通过自学相对应的管理知识，提高自己的相应能力，达到能熟练操作与档案电子化建设工作相关的各种电子设备的能力，逐渐完善电子档案的建设和管理工作。

一、档案电子化管理的概念及内容

纸质档案电子化建设工作是运用信息技术的方法和手段来提高档案管理工作现代化水平，考虑档案的现有情况、原则及整理方式等，对原始的档案管理方式进行革新、重建，应用信息技术的方法和手段重新将原来的纸质档案生成电子档案，起到加强管理，深度开发利用档案的目的，最终实现电子档案信息达到社会化的服务功能。

纸质档案电子化建设工作大概分为三部分，第一部分是利用数据库技术、扫描技术、数据压缩技术等手段将已有的纸质档案进行数字化加工处理;第二部分是进行相关的网站建设，利用主页方式提供相应的服务以及进行档案应用方面的宣传;第三部分是基于前两部分基本完成的情况下进行数字档案馆建设，形成一种无形的信息组织，把数字档案馆与实体档案馆进行结合，形成新的机制，使其相互依赖、互相监督。信息技术、快速准确处理复杂的人事数据和事务，优化高校档案信息管理，有效提高工作效率。可以使高校档案管理制度化的方向一步一步标准化、科学发展，增加电子化档案信息安全保障，不仅可以防止文件丢失，因为某些原因的损失，也可以有效防止人为修改或欺诈案件的档案信息。

二、档案电子化管理的重要性

（一）保护档案原件

在信息化的众多优点中，最重要的要属对档案存放的变更，在传统档案管理方法中，保管档案的要求很严格，但局限于技术手段和保管方法限制，无法对档案原件进行很好的保存，档案的每一次提供利用都是对纸质档案原件的一次损伤。

电子文件管理不仅可以最大限度地节约资源、提高效率，而且可以实现文件的实时共享。分类检索系统能够对重要文件进行有限制的检索，从根本上消除了文件的泄漏。其次，档案电子化管理与建设中，可以使用扫描存储、拍照录像等方法存储纸质档案，再将形成的电子档案存储在电脑里，不仅方便使用，在使用期间也不用担心频繁地利用档案再对纸质档案原件造成的伤害，不用担心翻阅纸质档案时的摩擦、复印时使其字迹变浅、变淡直至模糊不清的状况出现。同时，也可以更好地管理档案，延长档案的保护期限，不再担心因外力因素导致的档案丢失、损毁等情况的出现。

（二）整合资源管理

档案电子化管理带来的另一突出特点就是对纸质档案进行更好的综合整理。档案记载着一个学校的发展历史进程和各类信息，蕴含的知识非常广泛，在现有的档案管理模式下，对档案管理工作中提供利用这方面既耗时费力，又存在着工作效率过低，提供利用档案有时不准确，而且使用范围较小，对档案信息资源利用的局限性很大，同时也存在着管理混乱的现象，无法形成资源共享等问题。纸质档案形成电子化管理模式后，此过程可以大大缩短，在整合管理方面有很大进步，会大幅度地提高工作效率，包括后续的查询和使用也会相当的快捷方便。

（三）快捷查询

在档案管理工作中，录入档案信息只是其中一个部分，最重要的部分当属档案的查询，查询在过去的档案管理工作中是困难最大的。由于档案系统的庞大，查询资料变成了最消耗时间的一件事，有时还会因为档案过多而无法寻找到自己所需的资料，查询时的流程也非常复杂，无法发挥档案应有的便于查询特性。电子化管理后，可以利用电子局域网建立词条、关键词搜索等快捷查询系统，实现轻松查找、方便查询等利于档案使用和发展的功能。

（四）提供技术支持

档案电子化的到来不仅仅是在存储以及查询时带来方便，还可以更好地为高校服务。利用电子档案数据进行研究和考核，也反映了高校的风貌，更好地让档案转化为高校发展历程中最重要的一部分，为高校更快、更好的发展做出应有的、更大的贡献。

三、档案电子化管理现存的问题及解决方案

（一）对电子化管理的观念落后

传统档案管理模式贯穿了档案管理的大部分时间，大量的档案管理人员只习惯于传统的档案管理模式，对现在新的电子化管理纸质档案感到手足无措，在归档过程中也没有分清档案电子化的管理方式和传统的档案管理模式的区别，不太接受电子归档方式，使得正在归档的档案进行电子化加工工作受阻，使得电子档案的管理工作进程反而无法获得应有的效率，无法直接完成从传统的档案管理模式到电子化管理档案方式的转化，大大影响了建立电子化管理档案的推进工作。对此，相关部门应根据实际情况组织与档案管理电子化加工工作相关的实际操作方面的培训，根据各校提供利用档案使用频率提出档案电子化加工的顺序，充分发挥出纸质档案完成电子化加工后的优势，改变档案管理人员念旧的想法;同时，在档案电子化加工工作中多与外校交流，激发档案工作人员学习现代化管理档案的热情，尽快适应现今的改变。

（二）电子档案管理资金不足

实现电子化管理档案，基础的硬件设施是必不可少的，不仅包括计算机、各种扫描仪及相应的备份、存储介质等，在后续建设电子档案馆时，还需要更为专业的服务器、陈列柜等，建立区域网络、数据库，设立专业网站等;没有完善的设备，电子档案管理的第一步就无法迈出，然而购买设备需要较大的资金投入，同时又要与相关部门沟通购置适合档案部门使用的扫描及存储设备等;因为目前很多高校对于电子档案管理方面的投入并不高，硬件设施和条件跟不上，一些陈旧的设施也无法完美地提供信息共享与相关服务等。

各高校应重视电子档案资金管理不足的问题，调拨专项资金来着重发展电子档案的前期建设和后期管理等事宜，增加电子档案建设的资金投入所带来的好处是无穷大的，且稳定后的资金投入并不会太大，属于百利无一害的建设项目。

（三）管理人员专业水平不达標

在转变档案电子化管理工作的过程中，除去观念外，还需要工作人员具备相应的电子化工作操作能力，需要掌握相关的技术手段，例如：熟练使用计算机及附属设备将纸质档案变成电子档案，电子档案数据的安全存储、安全使用及数据的安全备份、安全保管等。很多高校依旧停留在传统的档案管理工作形式上，即使想做出改变，想更新技术，也没有相应的人才可用，并且缺乏懂得局域网、网站管理等方面的计算机专业人员，这对电子档案管理也是一个不小的阻力。而在现有人员的基础上通过培训来解决能够搭建局域网、数据库等平台建设和维护工作的计算机管理人员不是切实可行的办法，这样就需要高校在设置档案管理人员岗位时侧重懂计算机且在网站、局域网和数据库建设方面的人员，因为档案方面的业务知识和操作技能较网站、局域网及数据库建设与维护工作更容易学习和掌握，能够最大限度地完成高校电子档案馆初级阶段的局域网建设、数据库管理与维护等工作。

（四）对硬件依赖性较高

档案电子化后在管理过程中，如何确保电子档案数据的安全是非常重要的，档案的数字化给我们带来便捷的同时也蕴藏着危险，用设备存储电子档案后，电子档案就无法离开设备，只能依赖计算机读取。档案对于高校来说是至关重要的，如何确保电子档案的安全性，同样是很重要的事情，如果电子档案被黑客窃取，将会造成重大损失。加强软件的性能，配备安全度高的安全软件，采取一些数据加密技术，做好数据备份以及追踪功能等，确保电子档案的安全性。

四、结语

档案可以记载过去的历史和前人的经历，在高校发展中起着相当重要的作用，利用信息技术进行创新，是必经之路，但不能一蹴而就，是一个长期的过程和工作需要，需要广大档案管理人员、计算机技术人员，还有各部门的支持和配合，耐心解决路上遇到的问题，跟随发展的步伐，始终保持学习和创新的精神，要更新，要改进，努力使电子档案管理工作更加完善，更加规范。

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