如何确保档案信息在保密的基础上得到充分的利用

摘 要：随着经济的发展和科技的进步，档案作为一种重要的信息资源，渐渐被大众所认知，其潜在的利用价值也日益突显。但同时我们也应看到，在档案资源实现其利用价值的过程中，也给档案的保密工作带来了不少问题。所以如何协调好利用和保密的工作，充分地发挥档案资源的价值是一个非常值得探讨的问题。本文主要介绍了档案利用和档案保密的关系，分析了在档案管理过程中如何处理利用和保密的关系，旨在确保档案信息在保密的基础上得到充分的利用。

关键词：档案;档案利用;档案保密

一、档案利用的内涵

根据《档案法》的规定，档案利用是指对档案的阅览、复制和摘录。它是档案馆通过一定的方式或方法为档案利用者提供各项服务的过程，包括档案原件、档案复制品和由各种综合档案内容编写的书面材料的利用。一般可以通过档案阅览、档案外借、档案复制、开具档案证明、举办档案展览、提供档案咨询和编写参考资料等方式来实现档案的利用。

二、档案保密的内涵

档案是对过去和现在的政治、经济、军事、科技文化等活动的历史记录。对于关系到国家安全和利益的，要根据国家的保密法律法规进行保护;对于涉及商业秘密的、有较大经济价值的也要进行保护，以防经济利益受损。

档案的保密程度是有层次的。根据档案法的规定和档案的保存价值，可以把这种层次分为三个密级：绝密、机密和秘密。这三个密级并不是静止不变的，是有时效性的，会根据社会需求及形势需要而变化的。有些保密档案，当保密期限已满后，便会失去保密的价值，就要求我们要及时做好解密工作;而有些档案，保密期限已满时，由于某些原因需再次被划为密级或是继续延长保密期限的，我们就要做好调密及延密的工作。

三、在档案管理中，做好档案利用与档案保密的工作

首先，要做好档案利用前的保密工作。档案的保密管理是每个档案工作者的职责。在档案收集后，开始归档工作时，档案管理人员就要根据每份档案的价值进行密级划分，分为保密文件和非保密文件，把它们分开存放。对于非保密文件，要做好保管利用的常规工作，对于保密文件，则要重点管理，把他们存放在配有安全措施的库房。同时还要注意对保密文件再进行深入划分，划出不同密级的文件，按级别放置，也要制定出安全管理机制和利用制度，对于不同的密级，规范不同的利用范围，对档案利用的时间、权限等也要做出明确的规定，使开放利用和保密管理达到档案发展的要求，方便日后管理。同时，在硬件方面，要加强档案查阅室的安全建设。档案查阅室是档案利用者查阅档案的地方，要提前做好安全保障工作。在查阅室门口设置门禁和管理人员，禁止无关人员随意进入，还要在里面安装360度无死角的摄像头，利用现代化的科学技术，监督查阅者的行为，避免原始档案资料的遗失或是外泄。

其次，要做好档案利用时的保密工作。档案在利用过程中也是存在泄漏、遗失等方面的安全问题的，为了确保利用过程的顺利进行，我们也是要从以下几个方面加强保密工作的。第一、加强档案利用时的监督工作。从制度方面看，要制定监管制度，规范档案使用的程序、内容、时间和用途，完善档案复印、外借、归还等相关制度，做到有法可依，有章可循;从档案利用者方面来看，管理人员要对不用的利用者采用不同的监督策略，要学会观察、分析每位利用者的心理状态及行为，对于不文明及不恰当的行为要及时提醒、制止，预防档案被涂改、弄脏或是撕毁，保证档案资料的完整性;从程序方面来讲，要做好借阅审批的监督工作。当利用者要查阅档案时，管理人员要做好登记，包括查阅时间、查阅内容、查阅者、有无什么特殊情况的，还要查看有无借阅审批单，手续是否完整，让借阅者签好字后方可让其查阅;从档案利用的内容方面来看，对于非保密文件，要按照程序做好审批工作，对于保密文件则要严格审批、登记、传递等手续，对利用者的权限要认真核对，不得让无关的人员随意进入涉密档案的保管场所。第二、要加强档案管理人员的岗位职责和专业素养建设。保证每一份档案的安全是每个档案管理者的职责。在档案利用时，管理人员除了要有较强的责任心和一丝不苟的工作态度外，还要有高度的保密意识及较强的政治素养和专业操守，能够在档案利用者查阅档案时，随时监控，宣传保密原则，提醒使用者勿在档案资料上乱涂乱画，禁止更改或是撕毁文件等违法行为。第三、在档案利用时，要积极使用现代化设备，比如高清摄像头、监视器、红外线等技术，监控和记录档案利用者的行为，确保档案的安全。

再者，要做好档案利用后的保密工作。在档案利用者使用完档案资料后，管理人员要及时做好各项工作。首先，要在档案利用者离开前，认真清点、仔细检查被利用过的资料是否完整、是否有被涂改、弄脏、毁坏等情况，若情况正常，请使用者在档案利用登记表上确认签字;若有出现问题，要把出现的问题记录在登记表上，并请使用者在上面签字确认，对于情节严重的行为，要及时报告给相关的领导，及時处理，挽回损失。接着，要再认真检查一遍档案利用登记表的内容是否完整，特别是要确定是否有利用者的签名后，方可让其离开。在使用者离开后，管理人员要及时把被利用过的档案归档，放回原来的地方，避免遗漏或丢失。

最后，要做好档案利用和档案保密的日常工作。档案管理人员在日常的工作中，除了要按照规定做好档案的收集、分类、阅览、转移及销毁等工作外，还要对保密档案定期核查，保证其安全。在核查保密档案时，要及时做好保密档案的调级工作。档案的密级是动态的，管理人员要根据具体情况做好档案的升密、降密和解密的工作。同时，最为一名合格的档案工作者，要把加强安全技术学习和提高安全意识当成日常学习的一部分，在任何场合，都要坚守职业道德，不可在生活中或工作中泄露机密。

参考文献：

[1]沈雪娟.如何做好企业档案开发利用工作中的保密工作[J].机电兵船档案，2016（1）：35.

[2]皮序宇.新形势下做好档案保密工作的思考[J].档案工作，2016（07）86.

作者简介：

林燕卿（1981-），女，福建泉州，研究方向：档案管理