地市级档案部门创建国家级数字档案馆实践分析

李 霞 冯 佳/嘉兴市档案馆

1 营造开展工作良好氛围

一是形成全员参与的内部工作环境。数字档案馆系统测试涉及基础设施建设、硬件建设、软件系统功能开发设计、纸质档案数字化以及建立档案目录和专题档案数据库五大方面，因此开展数字档案馆建设、迎接系统测试需要整体规划各项工作，并确保工作齐头并进。2015年，嘉兴市档案局将创建国家级数字档案馆列为当年度档案重点项目工作专案。根据要求，市档案局技术管理处承担了国家级数字档案馆创建工作的主要工作。但是创建工作综合性比较强，还需要基建处、办公室（财务处）、登记备份中心、保管利用处、监督指导处等多个处室配合，为此市档案局领导班子召集相关处室负责人召开工作会议，明确各处室工作职责，要求各处室将责任落实到人，形成齐抓共管、全员参与的工作氛围。

二是形成高效协同的外部工作环境。嘉兴市数字档案馆建设项目于2007年正式立项，总投资682.3万元人民币。市数字档案馆建设先后列入《嘉兴市国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》《嘉兴市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》《嘉兴市电子政务“十一五”建设规划》《“数字嘉兴”建设规划纲要（2005—2007年）》《嘉兴市“智慧城市”发展规划（2011—2015年）》《中共嘉兴市委关于全面深化改革再创体制机制新优势的实施意见》。市档案局被列为全市信息化工作领导小组新成员。全市各部门（单位）数字档案室建设同步跟进、协同开展，呈现多方参建、共同提升的良好发展态势。

2 打造综合业务管理系统（平台）

先后完成档案馆业务管理系统、集中式档案室管理系统、共享利用平台、民生档案利用平台、局办公自动化系统、档案史志网站和“掌上档案”微信公众服务平台等系统（平台）建设，在全市层面搭建满足数字档案资源管理利用的软硬件支撑系统。

一是坚持拓面提质、广纳并蓄。按照“统一建设、集中管理、馆室一体”的一体化建设思路进行档案综合业务管理平台建设和推广，打破馆室分割、文档分离、存用异地、标准不一的分散建设格局。运用档案馆业务管理系统，全面替代传统的档案管理方式，将馆藏档案全文和机读目录数据全部成功匹配后载入系统，实现在线应用，无纸化查档利用大大提高了查全率、查准率，提高了工作效能。目前集中式档案室管理系统已在104家部门实现应用，做到归档数据随时入库、在线移交、集中存储、实时监管，目前系统全文数据总量已达55万件、780GB。积极介入党委政府协同办公系统筹建工作，制定文档一体化标准，2015年9月印发《嘉兴市市级机关电子公文归档暂行管理办法》；完成市委办、市府办等5个部门办公自动化系统预归档数据向集中式档案室管理系统的在线对接交接，加快推进电子公文在线归档应用试点工作，目前电子公文携元数据一并导入馆藏资源库管理的试点工作已取得成功。

二是坚持开发利用、共建共享。第一，建成“跨馆查档、异地出证”民生档案利用平台，平台具有纵向到底和上下贯通、高效便捷的特点，纵向到底即全市上下联动查档，实现“一窗受理、全市通办、即时出证”。2013年在全市范围内共设置查档点1173个，涵盖市（县）8个档案馆、72个镇（街道）、1093个村（社区）所有对外服务窗口，服务点利用平台极大方便了群众查档用档，查档群众只需10分钟左右就能拿到盖有电子印章和服务点公章的档案证明材料，因此服务点被群众誉为“百姓家门口的档案馆”。第二，建立馆室联动查档出证服务体系。2014年完成“横向到边”的馆室联动查档出证平台、跨部门涉民档案数据（含业务系统）查档出证平台的开发，积极开展馆（室）藏档案、部门业务档案利用窗口前置、利用时限前移、利用广度拓展工作，真正发挥各级档案部门集群效用，为当下经济社会发展供给档案咨询和服务。先行4个试点部门的运行工作有序推进。现已与市级10个涉民部门签订了馆室藏档案资源共享利用协议，将所属涉民部门的室藏民生档案及对目前未进馆的保存在各涉民部门的民生档案信息资源整合进民生档案利用平台。第三，创建嘉兴“掌上档案”APP。利用馆藏档案编辑可读性强的推文，做到每天推送，传播档案文化正能量；开办“掌上晒宝”“档案讲堂”“学说家乡话”等栏目，并提供预约查档等服务；还联合各县（市、区）档案局推出“手机查档”服务。这是在“横向到边，纵向到底”的民生档案利用平台服务基础上的升级版服务业务。“手机查档”服务的最大特点就是查档申请发起、阅档全过程全部能在实名制登记下的手机终端完成，没有时间和地域的限制，这样就使每部手机都成为“档案宣传窗口”“档案利用服务终端”。

3 加强数字档案资源建设

建立馆室存量转化“双推进”责任制并制发完成时间表，到2014年市档案馆馆藏档案和列入进馆序列的部门档案室存量档案数字化转换率达100%；坚持馆室档案资源再开发，到2015年全市建成20类民生档案专题数据库，共计信息336.5万条。

一是完成馆室档案数字化转换。按照“存量数字化、增量电子化”要求，馆藏存量档案全部高标准、高质量完成数字化转换。市档案馆馆藏档案（纸质、照片、声像、特载）数字化转换率已达100%，数据容量2.5TB，其中馆藏实体档案（纸质）全文影像700万页、电子目录200万条，数字照片3.267万张、音视频数据443.12小时。列入进馆序列的部门档案室存量档案数字化转换率已达100%，涉民和通过验收的重点项目档案数字化率已达100%。全市各进馆单位的档案通过应用集中式数字档案室管理系统，形成归档机读目录56.57万条、全文数据566万页。

二是丰富馆室档案资源建设内容。推进档案“双保全”建设，在持续抓好党委政府各部门新增归档数据纳入工作的同时，把涉民部门的业务数据、数字化后的民间档案数据、登记备份数据并入数字档案馆（室）数据资源总库。出台《民生档案资源建设2013—2015规划》，进一步加大民生档案征集力度，全市各级档案馆先后建立了婚姻、知青、精简、职工、学籍、劳模、公证、建房、工商登记档案等20类民生档案专题数据库。丰富民生档案利用服务内容，从2013年仅提供婚姻、知青、精简及二轮土地承包等4类档案利用服务，到2014年还提供劳模、再生育审批、移民、收养、村民建房、计生奖励扶持、学籍、病残儿童鉴定类档案利用服务，共计12类，到2015年增加到20类，这些档案都与民生密切相关。及时公布开放档案，镇（街道）、村（社区）可以通过民生档案利用平台实时查询开放档案和政府公开信息。

4 落实档案信息安全工作相关要求

一是制定安全管理规章制度。2013年以市委、市政府及“两办”名义下发《关于在全市推进民生档案远程利用服务工作的意见》、出台《嘉兴市民生档案利用平台系统安全管理制度》等七项制度，印制工作手册，规范受理与出证程序，确保档案绝对安全。2015年8月编制印发了《嘉兴市数字档案馆建设管理制度汇编》，包括机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数据资源管理、应急预案、数字化加工等方面的内容，重点明确了重要设施设备的操作办法。经常在业务学习会上组织全局（馆）干部职工学习《制度汇编》并对相关章节展开讨论，要求干部职工按制度办理、按规则履职，并切实把制度执行情况记录在案。由于集中式数字档案室管理系统服务市级各部门，存在用户较多、数据加载安全性要求高的状况，制定开户申请审核制和数据加载责任制，实现责任可追溯，严防档案信息泄漏。二是运用安全管理技术手段。实施数字档案信息安全管理“双固化”，2014年开展馆藏存量数字化成果涉密数据筛查分拣分存和涉密数据批量筛查软件开发项目，实现全文影像和机读目录数据的分密筛查。2015年初启动档案信息系统安全等级保护工作，开展档案信息服务系统、档案信息管理系统二级等级保护测评，及时整改26项内容，并把在目前条件下不能整改的内容汇总起来，制定长期整改方案。

嘉兴市数字档案馆建设起步早，没有较多的相关标准和经验可以遵循和借鉴，且受各方面的条件限制，因此在系统建设、资源建设方面和实际应用中，与新建的数字档案馆存在一定差距。近年来，市档案局抢抓服务“最多跑一次”改革的时机，采取多项行之有效的举措：正式启用市级机关电子公文归档管理应用系统，实现归档数据在线流转、自动归集、规范管理，基本实现档案数据在馆室间实时无缝联接，为大数据档案应用管理提供了“嘉兴样本”；积极建设市公共数据和电子文件统一归档管理平台暨数字档案馆二期项目，争取在大数据时代更好地履行数字档案资源安全管理职责，通过“互联网+”更好地发挥数字档案资源应有的经济效益和社会效益。