高校教学秘书岗位胜任力现状及提升路径选择

2019-03-02靳广民

文化创新比较研究 2019年19期

靳广民

（天津商业大学，天津 300134）

1 胜任力与高校教学秘书岗位

1.1 胜任力

最早对胜任力研究的是有着科学管理之父的泰勒，他首次对胜任力特征运动进行了研究，他认为能够观察可得的操作工的技能以及体力就是胜任力的特征。关于胜任力的概念在1973年首次被学者提出，该学者认为，与工作、生活或者绩效中产生的重要成果相关联的技能、知识和特质就是胜任力，胜任力能够将绩效表现优秀者和绩效表现一般者区分开来[1]。

1.2 高校教学秘书的岗位职责分析

高校教学秘书的岗位职责可以从管理层面、组织层面以及协调层面来进行分析。

从管理层面来讲，教学秘书的主要职责是教学管理，贯穿于二级学院的所有教学相关活动，主要有：培养方案的修订、成绩管理、考务管理、排课管理、毕业资格审查以及学生的成绩档案管理。排课、考务管理、成绩及其档案管理、试卷管理等工作；负责收集、整理各系、教研室制订的教学计划、相关报表以及其他教学材料，并交教学副院长审定后进行排课；协助学院教学指导委员会检查各系的教学计划、教学基本要求（大纲）及教学进度执行情况；负责布置各系、室填写教师教学安排表、教材订购表，协调各系、室对教师本科生教学任务的安排，以保证学院课程任务的落实；负责学院日常调课、借用教室等相关教务工作；负责“推免”工作中成绩核定、材料上报等相关工作；负责汇总核定各系的教学工作量，并上报给学校相关部门。

从组织层面来讲，参与组织期初、期中、期末教学检查以及试卷、论文专项检查，将检查情况向院领导汇报，并撰写相应的教学等问题检查报告；协助处理学生考试作弊、缺考等事项。参与起草有关教学管理文件，协助教学副院长做好教学管理的规章制度的整理、编辑、印刷等工作。

从协调层面来讲，教学秘书在进行教学管理职责时，始终面临着协调的问题。教学秘书是学院领导班子和师生、理学院和其他二级学院以及理学院和学校教务处之间的桥梁和纽带，教学秘书承担着上传下达，协调和沟通过的角色[3]。

教学秘书要将学校关于教学管理的政策以及文件精神及时和准确地传达给学院的领导、各系主任任以及学院的所有教师们，同时及时将学院反馈的意见和问题整理出来传达给学校的相关部门，实现学校和学院教学信息共享的作用。教学秘书是师生沟通的桥梁，通常教师授课对象很多，与学生的沟通方式和沟通时间都有限，而教学秘书可以加强师生之间的联系。教学秘书可以采取有效地方式了解学生对于教师在教学方面的意见，及时地反馈给教师，这样可以帮助教师有重点的实施教学，提高教学质量。

1.3 高校教学秘书岗位胜任力分析

基于上面我们分析的教学秘书的岗位职责，下面我们针对岗位的职责来分析一下教学秘书岗位所需的岗位胜任力，也就是说教学秘书岗位所需要具备的专业技能、知识和特质。我们从胜任力的三个要素来分析教学秘书所需要的专业素养、行为能力和心理素养。

（1）专业素养。教学秘书是一个综合管理的角色，也是一线教育工作者。我们知道任何职业想要做得好就必须有强的业务素养，教学秘书也是一样。教学秘书需要有夯实的职业技能，主要包括管理能力、组织能力和沟通协调能力。

管理能力要求教学秘书掌握现代化管理技术，将管理学和信息化的知识运用到日常的工作中。只有夯实管理学知识才能够将管理的技能激发出来，管理是一门艺术，对于管理学知识的灵活运用是保障教学秘书履行教学管理职责的基础。举个例子来讲，教学秘书所涉及的各大工作模块：考务、成绩、选课、排课等，都是需要运用管理学的思维来开展的，每一模块工作的展开都需要运用到计划、组织、领导和控制的职能。脱离了管理思维的工作方式必然是僵化的不合适宜的，工作效率和效果必然不高[2]。

（2）行为能力。教学秘书的执行能力是保障工作完成的核心要素。即使教学秘书有很强的专业素养，但是执行能力不足的时候也是很难很好地履行工作职责的。良好的沟通协调能力是支撑教学秘书执行力的基础，教学秘书岗位主要的职责就是上传下达，主要起到桥梁的作用。教学秘书良好的行为能力是确保工作有成效的关键，所以教学秘书必须具备良好的行为能力，这也是教学秘书岗位胜任力之一。

（3）心理素养。教学秘书岗位所涉及的工作很繁杂，工作接触的对象也很多，有学生、教师、学院领导、学校教学部门以及相关部门的同事和领导，要处理的人际关系也很多，而且教学秘书所涉及的工作稍有不慎就会造成教学事故，因此教学秘书通常会感到压力大，有时候会出现急躁情绪，不利于工作的开展。因此强大的心理素质也是教学秘书岗位胜任力的元素之一。教学秘书需要有强大的心理，这样才能在遇到异常情况下保持冷静的头脑，才能保障工作的高效完成。

2 高校教学秘书工作胜任力现状

（1）专业素养有待提升。当前高校教学秘书队伍业务水平参差不齐，整体上来看，教学秘书的业务知识不够，采用的工作方式和方法较为落后，有些教学秘书对办公软件不够熟练，也从心理上抵制信息化技术，这样造成了工作效率低下，业务水平不能跟上时代的步伐。同时，自我提升意识不足，满足于经验和传统的方式方法，整体的专业素养不高，对于高校教学质量的提高助力不够，有待进一步提高专业素养。

（2）行为胜任力有待增强。当前高校教学秘书在执行能力上也存在不足，在面对沟通对象时不能采取灵活机动的方式和方法，在沟通协调上面较为遵循自身的主观意愿，这样执行力就偏不足，处理问题时不够科学、合理和有效。拿学生选课管理来讲，在选课进行的过程中总会学生提出有各种各样的问题，教学秘书要面对不同的对象回答不同的问题，如果在处理这些问题时不站在学生的角度，而是从自身的主观感受来处理这个问题，就会出现沟通协调不到位，执行力不足的局面。

（3）心理胜任力有待加强。当前高校教学秘书对自身的心理素质建设不够重视，心理疏导不足。由于教学秘书的工作属于繁杂多头绪的，经常会面临着较大的压力，但是又不能采用科学的办法进行疏导，长期累积下来会造成不同程度的焦虑感，进而影响行为模式和处事能力，不利于岗位职责的有效履行。当前高校教学秘书岗位的心理胜任力不足，亟须加强。

3 高校教学秘书工作胜任力提升路径选择

（1）运用顶层设计提高对教学秘书岗位胜任力的重视。顶层设计是基于从最高层面的设计，也是解决问题最根本的方法。教学秘书岗位胜任力想要提升，就必须要获得高校对教学秘书岗位胜任力的重视。高校对教学秘书的岗位定位直接影响着高校教学秘书发挥作用的强度，直接影响着教学秘书能否伟高等教学质量的提升起到有效地支撑。高等院校应该从顶层设计上就注重高校教学秘书的岗位胜任力，对教学秘书的岗位胜任力、岗位职责以及岗位定位进行全局的设计和规划，明确教学秘书的职业发展，让教学秘书对自己的职业生涯有信心，这样才能从根本上激发教学秘书岗位胜任力的提升[4]。

（2）岗位设计明确胜任力标准。高校在进行秘书岗位设计时应该将岗位胜任力标准明确到招聘的条件中，对于自主招聘的高校来讲，应该针对教学秘书岗位从笔试到面试设计出一整套测试岗位胜任力的标准，建议在招聘时引入办公软件操作环节，将常用的软件、常用的公式以及常用的版面设计能元素融入考核的环节。这样才能最大程度地从起点寻找适合从事教学秘书岗位的人才。

（3）注重培训提高职业素养。教学秘书从入职以后，其工作能力和工作经验大多都是依靠时间的积累来改变的，如果没有主动学习的精神和系统化的培训方案，单凭个人是很难改变自己的原有的工作胜任力的。因此高校应该注重针对教学秘书岗位设计出专门的系统化的培养方案来提升教学秘书的职业素养和岗位胜任力。

培训的内容要涵盖管理学知识、信息化技能以及心理学方面的知识。教学秘书岗位所涉及的工作纷繁复杂，工作量大，往往都是多项工作同时进行，如何统筹兼顾，如何释放工作压力，在做培训设计的时候都是需要考虑到的。通过培训，通过有效地学习，可以提升教学秘书的业务水平、心理素质，进而提升教学秘书岗位的心理舒适度，从而激发教学秘书们的工作激情，提高工作效率[5]。

（4）完善考核激励机制。当前高校教学秘书的考核和奖励机制并不完善，不能将履职好的和履职不好的区分开来，呈现出干的好坏结果都一样的现状。这样就很难激励教学秘书，一定程度上也削弱了教学秘书的工作激情，不利于教学秘书岗位胜任力的提升。

因此，高校应该针对教学秘书岗位设计出适合教学秘书的考核标准，从胜任力的角度来制定科学合理的考核标准是迫使教学秘书不断提升岗位胜任力的手段，同时配套设计出相应的激励机制能够激发教学秘书不断提升个人能力。