数字化背景下档案利用方式的特点及创新

张慧

摘 要：在传统档案管理中，档案利用效率非常低下，档案难以发挥应有效果，抑制了企业单位发展。数字化背景下，档案逐渐由纸质档案向电子化档案转变，档案管理灵活性增强，管理效率增长，档案利用效率提高，真正发挥了档案信息资源的价值。然而，社会在飞速发展，档案利用方式仍存在一定不足。对此，文章探讨了数字化背景下档案利用方式特点，并根据实际情况提出新的档案利用方式。

关键词：数字化背景；档案利用方式；特点；创新

前言

社会经济与文化的发展，档案事业作为党与国家事业的重要组成，不断满足人们美好生活对档案利用的需求，成为数字化背景下档案工作的重要任务。当前，传统的档案服务方式已经无法满足社会需求，数字化档案资源建设，为档案服务工作、档案利用方式的改革创新提供了契机，为档案部门创新服务奠定了基础[1]。基于此，如何有效利用网络资源、素质资源，拓展档案服务方式，充分发挥档案作用，推动企业单位可持续发展，成为档案工作者面临的主要问题。

1.档案利用的简单概述

档案利用，主要是指档案工作者通过档案利用工作系统，完成档案信息查找、档案信息利用的过程。档案利用是档案信息资源利用价值实现的过程。在整个方案工作中，档案利用工作是其的最终环节[2]。须知，国家政府、档案工作者为档案作的所有努力，对档案的安全保护，其最终目标都是利用档案，服务于现代化建设，可见，档案利用的重要性。

2.数字化背景下档案利用方式的特点

2.1档案检索方式便捷

在传统纸质版档案利用中，档案检索方式多是目录检索，人们需要在库房与检索目录之间不断寻找，才能查找到所需的档案信息，通常，一份档案信息需要几个人相互配合才能够找到，耗时较长。并且，档案的长时间存放，档案破损、丢失现象常见，影响了档案的完整性。而信息时代的到来，数字化档案代替了传统的纸质档案，在档案检索中，可直接在档案管理系统检索模块输入关键词，即可快速查找所需的档案资料，提高了档案检索的便捷性，为档案的有效利用奠定了坚实基础[3]。

2.2档案利用效率提高

实际上，影响档案利用效率的因素有很多，尤其是在纸质档案盛行时，档案利用效率较低。数字化背景下，档案查准率提高，检索速度快速，档案利用效率增高，但是，仍存在诸多因素，影响了档案利用率。如：档案馆馆藏丰富度，文档整理是否规范，档案服务人员是否专业等。对此，在数字化背景下，档案馆应根据社会需求，不断丰富档案馆藏，并规范文档整理，培养专业型档案服务人员，充分发挥档案的高利用效率。

2.3档案登记更便利

档案登记，主要包含有档案移交登记、档案利用登记。档案登记的便利，是数字化背景下档案利用方式的又一特点。传统档案利用，需要归档人通过手工填写档案移交登记表，移交单位、移交时间、移交内容等；而档案的利用也需要手工填写纸质版的档案查阅表、档案借阅表等，还需要管理员签字，才能真正利用档案。然而，数字化时代，档案利用人可直接通过档案管理系统中的利用模块，通过电子登记形式，完成一些列等级问题，极大提高了档案利用效率。

2.4服务手段灵活，凸显人性

传统纸质档案利用，需要利用者进入档案馆，才能够真正查询到自己所需内容，该种形式很难满足广大群众对档案利用的需求。档案数字化之后，档案馆可直接通过计算机远程查询并利用档案。当前，诸多档案馆引进微信公众号，利用者可直接通过关注公众号，查询所需档案。可以说，档案数字化之后，档案利用方式多样化，档案馆服务手段灵活，真正凸显出以人为本的原则，满足了各个档案利用者的需求。

3.数字化背景下档案利用方式的创新

3.1建立档案微信公众号，提高档案利用效率

当前，微信已经成为我国一大交流沟通工具，据统计，在进入2018年时，我国微信用户高达10亿。对此，数字化档案利用的创新，可直接利用微信平台。微信公众号已经成为众多档案馆的选择。虽然，在档案微信公众号应用中，常出现空壳公众号、公众号内容更新频率较低等现象，影响了档案的利用。对此，档案馆应重视微信公众号的作用，积极宣传档案馆的微信公众号，实现用户的精确定位，完善档案服务途径，充分发挥公众号的服务功能，提高数字化档案利用。

3.2创新档案推送方式，扩大社会覆盖面与影响力

为提高檔案利用效率，档案馆可创新多种档案推送方式，充分发挥档案作用，推动社会发展。其一，为提高档案利用效率，应注重界内联动。无论是档案展览，还是开展宣传活动，应注重省市县档案部门的联合，通过上下联动，资源共享，发出共同声音，形成共振效应，提高档案覆盖面积与影响力，增强档案利用效率。其二，重视跨界合作。在档案推送中，只要能够为其提供受众资源、内容资源等的社会力量，都是能够合作的对象，通过跨界合作形式，扩大档案覆盖面积，增强档案利用率。其三，积极整合媒体资源，除了电视、广播等传统媒体，还应充分利用短信平台、公众号、手机报等新媒体，推动档案资源，提高群众对新型档案推送方式的信任，提高档案利用[4]。

3.3优化档案数字资源检索系统，实行自主查询功能

档案资源的数字化，档案管理软件的应用，极大提升了档案检索速度，在档案利用过程中，利用者能够短时间内查询到所需档案内容，满足了档案的利用需求。在档案工作中，档案的数字化，档案资源实现了统一化管理，突破了传统档案利用的局限性。须知，传统档案查询工作，利用者与工作者间需要积极互动，极大程度上，利用者被动等待服务。数字化时代，利用者可直接通过系统登记完成全部手续，在工作人员指导下，自发利用计算机寻找所需内容，极大缩短了档案查询时间，提高了档案利用率。可以说，数字化背景下，优化档案数字资源检索系统，利用者可自主查询档案，拉近了档案、利用者间的距离，提高了档案服务水平，增强了档案利用的主动性

3.4推进局域网内素质档案信息资源的在线利用

在档案数字化过程中，档案馆馆藏资源是数字化档案建设的基础，其的建设，应始终以档案信息资源共享为目标，促进了新的档案利用方式出现并应用，为广大利用者服务。在局域网范围之内，各部门都能够利用档案管理系统，准确搜索所需要的信息，实现了电子档案资源的共享。当然，为保障档案资源的安全性，资源共享存在限制性。并且，在档案工作中，数字化背景下，实现了无纸化办公，省时环保，足不出户即可利用档案。与传统档案利用方式相比，数字化背景下档案利用方式是一大进步，提高了档案利用效率，推动了社会发展。

4.总结

综上所述，增强档案的数字化建设，开创新的利用服务模式，提高信息获取速度与效率，充分发挥档案最大效果。与传统纸质档案相比，数字化背景下档案利用方式具有检索方式便捷、利用效率高、档案登记便利、服务手段灵活等特点，对此，在数字化背景下，建立档案微信公众号，创新档案推送方式，优化档案数字资源检索系统，推动档案信息资源的在线利用，创新档案利用方式，提高档案利用效率，充分发挥档案效果，为社会创造更高经济效益。

参考文献：

[1]卢清富. 数字化时代档案利用方式的特征与创新[J]. 档案时空， 2016（10）：27-29.

[2]宁承修. 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路[J]. 卷宗， 2016（9）：102-102.

[3]张冬霞. 济源创新档案利用服务方式的探索[J]. 档案管理， 2015（5）：48-49.

[4]胡振荣. 让档案亲近大众——湖南省档案利用方式创新的实践与思考[J]. 档案时空， 2017（12）：6-9.