EPC 项目文件资料收集归档问题分析

郭友青

（中国瑞林工程技术股份有限公司，江西南昌 330038）

EPC（Engineering Procurement Construction）是指公司受业主委托，按照合同约定对工程建设项目的设计、采购、施工、试运行等实行全过程或若干阶段的承包[1]。 这种工程建设模式能够有效地解决设计、采购、施工之间脱节的问题，在一定程度上降低项目的造价,是建设工程市场发展的一种趋势。 工程总承包一系列活动中形成的文件资料和信息，是整个EPC项目真实记录和实际反映。 随着国家出台了一系列针对重大基本建设工程项目建设与管理工作的验收制度标准，项目管理过程中产生的过程性文件更详细地被列入归档范围，以满足项目建设、竣工验收以及今后的查证利用需要。 因此，有效、科学地收集文件资料并及时归档， 是EPC 总承包项目实现质量、进度、安全等目标控制的保证。

1 EPC 项目文件资料的特性

EPC 项目过程中形成的文件资料，贯穿于项目的全过程，在设计、采购、施工、竣工、交付中，文件内容信息反应出项目中各种状态，能够真实再现设计、采购、施工、试车时的情况，其主要特性如下：1）系统性。贯穿于EPC 项目始终，具有连贯系统性。2）凭证性。各个工序相关细节数据反映于其中，通过文件资料信息项目经理或负责人可以不用凭零星一些的材料和个人的记忆来对整个项目的节点进行控制，凭证性突出。3）动态性。 反映了一个不断变化的EPC工程项目建设管理活动过程。

2 EPC 项目文件资料涵盖的主要内容

EPC 项目是交钥匙工程，从招、投标开始，中标、设计、采购、施工、试车、竣工环节多，每个实施环节形成的文件资料，按管理要素和文件功能，可归纳为以下内容[2]：

1）合同管理文件，包括总包合同、分包合同，设备采购合同，检测、试验合同，合同变更文件以及合同管理报告等相关资料。

2）项目基础资料，包括勘察报告、记录，地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位，业主情况，业主提供的信息和资料，项目基础数据，项目选址意见书及其报批文件，环境预测、调查报告等相关资料。

3）项目综合管理文件，包括项目管理目标责任书、管理与实施计划、审计报告、项目过程中形成的会议纪要、 项目进度管理文件、 项目风险管理文件（含风险评估报告、风险应急工作流程与其控制及总结等）、项目收尾管理文件（含项目总结、项目大事记，项目同期产生的如业主反馈、回访等）。

4）设计管理文件，包括项目建议书及报批文件,可行性研究报告及其评估、报批文件,初步设计说明书、附图及其报批文件, 施工图、设计评价、鉴定及审批、审批意见，工程设计项重大事故、事件调查处理报告等。

5）采购管理文件，包括项目请购文件(设计部门提供的请购单、 技术规格说明书数据表和附图等)，设备采购招标或询价文件，招（议）标评审文件，设备的相关变更通知单，设备技术文件，设备及其备品、备件移交清单，固定资产(设备部分)清单等。

6）施工管理文件,包括施工技术准备文件，施工现场准备文件，地基处理、工程图纸变更记录，设计会议会审记录，设计变更记录，工程洽商记录，施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录，施工记录，工程质量事故处理记录，事故分析报告、会议纪要，工程质量事故整改措施及报审、整改记录，工程质量事故整改验收记录及申请报告、整改总结，工程质量检验记录等。

7）开车管理文件，包括施工试验方案，试运行考核资料，开车记录，试车考核总结等。

8）项目信函，包括重要通知，函电(含业主、监理、总包、分包、政府部门间的往来文件等)，项目重要的邮件、 电话记录以及信件， 业主要求变更的邮件、信函、联络书等。

9）竣工管理文件。项目竣工验收报告，竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件，工程峻工总结，峻工验收证明书等。

3 EPC 项目文件资料收集归档的现状分析

EPC 项目文件资料产生于勘察、设计、采购、施工、试运行（竣工验收）等全过程中。由于该文件资料存在收集周期长、涉及部门多、管理流程多、形成格式多、流转接口多等问题。

1）文件资料内容不完整或缺失。因为工程总承包项目一般工期较长，形成文件的内容多，数量大，时间跨度长，涉及人员、部门多，项目管理人员只重视结论性文件资料收集的管理， 疏忽过程性文件的管控，很容易出现文件资料不完整、缺失现象。

2）文件编制表述不清楚。EPC 项目有分散、分布广、点多面广、流动性强的特点，在勘察、设计、采购、施工、试运行（竣工验收）不同阶段形成的文件资料，内容和信息会有所差别。但在文件编制过程中，存在编制的结构不明确，没有按类别组卷，文件表述模糊或不清晰等问题。

3）版本号不明确。 项目实施运行中,资料、图纸出现了变更和升版，由于管理不到位,归档版本更换不及时，导致版本混淆，变更版本号不明确，给使用带来不便。

4）文件资料有代签或签署不全的现象。施工现场人员流动比较大，在文件需要签署时，相关人员往往不能及时赶到现场，为了完成文件资料的编制，常常出现代签字或签署不全的现象。

5）注重纸质文件的收集，忽略电子文件。EPC 项目在施工过程以纸质文件为主， 但随着现代技术的进步，文件形成介质逐步发生了变化，但很多项目管理人员管理过程中观念没有及时转变， 对电子文件的凭证性和法律性有异议。因此，在收集过程中只注重传统的纸质文件收集，而忽略电子介质文件。

6）档案归档责任意识不够，归档不及时。往往简单以EPC 项目工期完成为目的来开展文档管理工作，出现了文档管理与项目管理之间不流畅、不同步，甚至脱节以及应付式的收集归档现象。有些项目完成后，相关资料仍未及时归档。

4 EPC 项目文件资料收集归档的改进措施

1）设立岗位责任机制，增强责任意识。在项目立项之时，项目部应根据项目规模、特点与工作需要，设置专职或兼职项目文档资料管理和控制岗位，应根据合同和工程总承包有关规定， 确定项目统一的文档资料结构、分类和编码规则。将文件收集归档工作纳入项目管理计划中，纳入管理制度中，纳入管理职责中。 文件的鉴定、检测和整理的各个环节，应有统一规定，包含载体、质量、规格和格式等，以达到事半功倍的效果。

2）规范各个环节控制，完善流程。 在投标之初，就应有计划有意识地把投标有关文件保留， 投标完成后，在立项之初就做好策划，梳理过程中文件形成的流程，使合同管理、基础资料、综合管理、设计管理、采购管理、费用控制、施工管理、开车管理、项目来往信函、 竣工管理等管理环节的文件资料处于受控状态，确保内容的原始、准确、齐全和规范。确定各环节文件资料的责任人，规范档案信息资料的收集、整理方法和过程。控制好资料信息质量，保证准确性和完整性，并按规定编号整理。 同时，并注重对各个环节产生的电子文件的收集，明确电子档案延续、扩展了纸质档案的保存价值， 便于以后项目查询和利用参考。

3）加强学习培训实践，提升文档资料质量。凡是涉及文件收集归档的管理人员， 在具有项目管理的专业知识和经验基础上， 都有必要进行档案相关专业培训， 提高档案专业技能。 对于项目管理人员来讲，每个EPC 项目的文件资料收集归档过程都是一个学习、培训的过程，通过理论学习和项目中的实践操作， 和沟通协调， 可大幅提升管理人员的综合素质，使其在项目精细化管理中扮演重要角色，参与到工程总承包项目建设管理的文件控制和指导督促工作中，进而提升项目文档的归档质量和效率。

5 结语

随着社会经济发展，EPC 项目市场也不断多样化，EPC 项目面临挑战和竞争，相应的也提供了更大的发展机遇和发展空间。 EPC 总承包项目管理人员只要能积极应对，不断学习，总结经验，及时完善、补充各项管理制度，定能使EPC 项目档案资料更好地为项目建设服务。