工程总承包项目采购风险及防范措施

王 博

（中国瑞林工程技术股份有限公司，江西南昌 330038）

随着工程建筑行业的迅速发展， 工程建筑模式也在快速变更。近几年，工程总承包模式在我国已逐步走向成熟。在总承包模式下，总承包商的利润得到提高，合同权利得以加强，但由于有的EPC 总承包商管理能力仍有所欠缺, 对风险控制的认识不足,极容易产生风险事件,导致项目建设出现困难。

采购活动作为设计、施工的承上启下中间环节，其所需配合的专业多，牵涉到的供应商杂，且涉及生产、工期、费用控制等多个方面，一旦出现差错对企业供应及生产影响至深。 影响采购的风险因素有很多方面：从上下游工作影响而言，存在设计方提交的请购单条件不准确、供应商执行技术附件不严格、现场出入库管理不规范引起的风险； 从采购自身角度而言，存在采购合同签订有漏洞、监造工作不到位、节点控制力度不强等风险。因此，在项目运行中采取有效的采购风险管理， 对采购实施各阶段进行风险识别、风险评估和风险控制，采取相应的防范措施，建立科学有效的风险管理体系和风险管理标准显得尤为重要。 本文拟对总承包项目在采购过程中几个重要节点可能遇到的风险进行分析， 并提出相应的防范措施。

1 关联方带来的采购风险

1.1 设计方

总承包项目工程由多个系统组成， 各系统均需要采购较多的设备、材料，因此将设计资料完整地转化为采购条件是采购工作保质保量完成的重要前提。设计带来的采购风险表现为：1）设计资料转化不完全，导致请购文件不详细。2）技术附件对货物功能描述不准确，参数规定不详细；3）设计变更对采购工作带来的后续影响。

以上几点会直接影响供应商返回资料的深度，延误采购、生产和项目执行的进度，从而导致货物质量不达标或不符合要求，无形中增加了项目成本。为避免上述问题的发生，应做到以下几点：1）制定详细的设计—采购接口管理规定，规范请购资料的编制、转交审核流程， 不断完善货物标准化请购文件的编制工作。2）设备制造期间，采购人员应保持与设计人员和供应商的联系， 尤其是生产期间应不断了解货物的技术要求符合性和制造进度。 3）应严格控制设计变更，并制订设计变更管理机制，为设计变更带来的采购后续影响提供解决方案。

1.2 供应商

供应商选择不当会对采购工作带来诸多风险，主要表现在：1）选择的供应商等级水平与设计要求的设备技术条件不符，导致货物高于设计条件（性价比不高），或低于设计条件（质量难以控制）；2）供应商采用的原材料以次充好、偷工减料，省略生产工序，导致货物质量难以达到技术条件要求；3）售后及伴随服务不满足要求，影响设备调试及后续试生产，项目整体进度难以保证。

所以在选择供应商和货物生产周期内的风险管理应注意以下几点：1）建立合格供应商数据库。供应商短名单在数据库内选择， 尤其是重特大货物招投标之前， 还应确保掌握相关供应商的管理能力和生产现状，并在项目结束后对其进行评价，按照管理规定作相应处理，供后续项目参考；2）把控供应商生产自检环节。每道工序完成后，供应商需要向项目采购人员提供自检结果，待确认后方可继续生产。 其中，原材料证明是把控货物质量的基础文件， 必须要求供应商提供并备案。 3）提高监造对设备生产周期内的质量、进度的控制力度，并对重特大货物提高过程检验频次，安排专业检测人员作出厂检验验收和见证出厂试验。 4）制定供应商选择、货物质量、生产进度把控和伴随服务等相关管理规定， 不断完善供应商管理机制。

2 项目文件带来的采购风险

2.1 合同文件

由于合同文件在签订过程中可能存在疏漏，故可能隐藏执行力不够、设备质量不达标、供货周期延长等诸多的风险：1） 若中标供应商自身管理力度欠缺，执行力不强，会导致合同内容，特别是合同技术附件不能很好地被解读和消化；2)合同谈判和执行阶段，设计变更后双方人员未能及时沟通并进行和调整，导致信息不对称，发生产品不满足最终技术要求的情况；3）合同谈判阶段未对设备材料关键技术参数作详细说明，技术附件内容不严谨，导致合同执行阶段供应商借此降低成本。

以上几点风险最终会集中体现在设备的质量上，具体应对措施如下：1）合同谈判阶段根据掌握的供应商信息，对其管理薄弱环节在合同中作约束；合同执行阶段加大对薄弱环节的检查和监督；2） 合同谈判阶段应当召开供应商协调会， 双方明确工作范围、技术参数、资料提交、供货周期、质量控制等要求，海外总承包项目的合同还需要将运输、服务等要求逐条全部落实；合同执行阶段确保资料是最新版，双方对生产全过程进行监控，及时沟通以便掌握生产进度和存在问题；3）根据合同谈判和执行过程中的风险识别、分析和评价，加大公司对标准化合同和技术附件管理机制的建设； 通过监造全过程参与和律师参与评审来加强重特大设备、 材料买卖合同和技术附件的评审流程管理， 通过内部管理对各环节进行控制，减小风险发生的概率。4）加大采购人员对设备、材料专业知识的培训力度，要求采购人员对采购货物的技术部分要有一定的研究，包括结构组成、技术特点、性能要求、制造标准、接口条件、外购件的质量与品牌、检验与验收、技术服务、易损易耗件等，只有对技术部分有相应了解， 才能较为全面地把握要采购的内容，减少采购中的风险。

2.2 采购计划

项目采购计划是项目实施计划的深化和补充，是项目采购工作具体开展的指导性文件。 采购计划由采购经理在项目运行初期根据项目特性及采购需求制定，是控制采购进度、顺序、质量，把控采购成本的重要依据，因此，采购计划的编制非常重要：首先，采购计划需符合项目实际运行情况，满足项目实际需求，并能根据采购计划内容按期完成采购任务，即编制需要具有合理性、可操作性。 其次，采购计划一旦制定需要被认真执行， 若采购计划不能被很好地执行或执行力度不够，可能会造成采购顺序的紊乱、采购预算成本的失控，严重的将会直接影响施工，导致项目工期拖延。

在编制采购计划时，应注意以下几点：1）采购计划一般作为三级项目策划， 要以项目一二级项目策划为基础，同时根据项目特点、设备种类及工艺进行编制；2）应与设计人员和施工人员充分沟通对接，确保设计、采购、施工计划之间具有较高的匹配度，使整个项目计划编制合理，有可操作性；3）明确采购原则，确定集中采购方式的设备类型，实施长周期设备采购把控，并对采购过程中遇到的特殊问题进行分析与协调；4）根据项目实际运行情况对采购计划及时进行调整，避免重复采购和漏项。

3 项目执行过程带来的采购风险

3.1 招标过程风险

在设备采购过程中， 招投标是相当重要的一个阶段，在这个过程中存在许多风险：1）招标管理规定不完善，招标流程不规范；2）技术参数条件不达标，导致招标文件开标要求满足质量；3）评标过程中评标人员对投标单位的技术方案理解与把控较差；4）因招标资料保密不严，可能会出现陪标、围标和串标等舞弊现象。

以上几种风险会很大程度地影响货物质量及采购成本。针对招投标过程可能带来的风险，应做到以下几点：1）加大招投标风险识别、评估和控制力度，完善招投标管理机制，规范招投标工作流程，招标过程遵循公开、公平、公正原则。2）严格审核招标文件。技术标书需要相应专业人员进一步审核， 商务标书应根据项目情况和采购货物的具体要求进行编制和审核。3）评标专家应在相关专业和辅助专业内选择，并且应有项目管理或经济专业人员对投标文件的商务部分进行把控；4）对于招投标过程严格保密，建立招投标保密规定， 对于有舞弊行为的人员或投标方应做严肃处理。

3.2 设备监造过程风险

设备监造是控制设备质量和进度的关键工作之一，此阶段可能存在的风险包括：1）监造计划的缺失或计划的不合理可能会导致设备监造落实不到重点，对设备的质量、进度监控不到位；2）监造人员对监造对象的技术理解不透彻，导致不能全面有效地开展工作；3）监造管理制度不完善，会导致监造流于形式，无法从根本上解决设备质量问题及进度问题。

为防范在设备监造过程中发生设备质量风险事件，应当做到以下几点：1）科学、合理地编制监造计划。 监造计划应根据项目的进度计划、设备的造价、重要程度、设备制造复杂程度来综合评估，并确定最终监造清单、监造方式和进度管理方案等。2）监造工作应提早介入， 监造人员应参与合同谈判与合同文件的编制；成立项目监造管理团队，加大对监造人员的能力培训力度。如遇到重特大设备的监造，宜委托专业第三方监造单位进行监造。 3）健全监造管理制度。 制订监造程序、方法及标准，明确监造管理人员的权利与责任，使监造工作有据可依、有据可查，同时重视设备监造标准化文件编制工作。

3.3 现场管理过程风险

项目建设现场设备、 材料管理是控制项目成本与质量的重要环节。 在这一环节容易出现的主要风险有：1）现场设备、材料管理制度不完善，导致现场管理混乱，发生问题无据可查；2）设备、材料到货检验验收不细致，设备、材料的错发、漏发不能完整记录，导致安装和调试阶段进度难以把控；3）项目现场仓库管理不规范，导致设备、材料发生丢失、损坏等情况发生，直接导致成本增加。

针对以上风险，应具体做到以下几点：1）根据项目特点建立完整的设备、材料进场、检验和出入库移交等工作现场管理制度，完善相关组织架构、工作流程和工作标准。2）编制开箱检验工作计划，明确开箱检验重点，规定参与单位不得随意开箱。 开箱时，不仅要对设备、材料的数量和外观进行检查，还需要在开箱前检查包装和外观检查有无破损、划痕等，开箱后根据技术附件对设备、材料的部件是否存在错发、漏发以及外购件的品牌进行查验，并及时编制开箱检验报告，对发现的问题尽快组织相关人员确认，并发送相关部门进行整改；重特大设备还必须有相关专业人员在场陪同检验。 3）设备、材料到达现场前，根据到货计划编制设备、材料储存方案，不同类型设备根据要求分类储存。建立仓储管理队伍与设备、材料仓储台账，严格把控设备、材料的出入库，提高仓管人员的工作积极性和责任感。

4 结语

本文对总承包项目采购工作中重要节点的风险进行了分析，提出了相应防范措施。采购管理人员需要对总承包项目采购各节点工作风险进行仔细识别、分析和评价，并建立科学有效的风险管理体系和风险管理标准，对采购风险进行全过程监控与管理，从而有效地降低采购风险。 在当前智能化与大数据的时代， 可以将采购风险管理与信息化技术有效地结合，对项目采购信息进行信息化管理，建立采购风险管理平台并将其作为企业内部控制体系的一部分， 根据内部控制体系的变化对风险管理内容进行更新，最大程度降低采购风险发生的概率。