浅谈物资管理系统中医用耗材应付账款的管理

□ 徐凌云 XU Ling-yun 陈斌 CHEN Bin 吴奕 WU Yi

为进一步实现应付账款的科学化管理，通过物资管理系统中医用耗材的采购管理、订单管理、库存管理、供应商管理等功能，规范物流、资金流和业务流的统一管理，体现“适时、适量、适价”的采购管理理念。对医用耗材应付账款的各个环节实施控制与监督，对资金进行有序的计划管理，保证医用耗材的充分供应，以经济的资金占用率和应付账款周转率，降低医院运营成本，持续提升医院物资管理效率，推进科室二级库管理与财务核算精细化。

医用耗材是指直接或者间接用于人体的体外诊断试剂及校准物、卫生材料、器具以及其他类似或者相关的物品。主要包括四类：(1)体外诊断试剂：按医疗器械管理或药品管理的体外诊断产品，包括可单独或与仪器、器具、设备或系统组合使用，在疾病的预防、诊断、治疗监测、预后观察、健康状态评价以及遗传疾病的预测过程中，对人体样本进行体外检测的试剂、校准品(物)、质控品(物)等；(2)卫生材料类：医院专用的纳入医疗器械管理消耗类产品；(3)医用低值易耗品：医院专用的纳入医疗器械管理可重复使用的工具、器具类医用器械，单位价值在10 元以上，1500 元以下，使用时间短，报废时可能有残值，但不能作为固定资产管理的医疗器械；(4)医用配件：消耗频率较高的专业仪器、设备配件等产品。

医用耗材是医院开展医疗服务的基本生产要素之一，有着品类规格繁多、使用量大等特点，在医院业务收入与成本中占比高，特别是高值耗材在病人医疗费用总量中占比大，价值风险高，使得医用耗材成为医院医疗费用控制、成本监管的重点和难点。

医用耗材管理及应付账款核算的现状

1.通过HRP 物资管理系统的应付账款流程，包括：请购单、采购订单、采购入库单、采购发票、应付单据、付款单据，对采购业务有一系列完整的记录，使医院能够掌握上下游供应链的各种信息。供应链上游开通供应商物资交易平台，供应商通过医院采购部门审核，方可进行配货流程，并在平台上维护基本信息和资质信息以及物资的产品注册证。根据医院采购员提交的采购订单生成配货单，配货单同步医院HRP 物资管理系统的物资编码，并记录生产批号、失效日期、配货数量、产品注册证等信息。库管员可以根据配货单上的二维码进行扫码验收，匹配到对应的采购订单。同时还能自动生成采购入库单，取代传统的供应商出库清单，减少手工入库环节的时耗，提高供应商和物资匹配的准确率，避免因未及时入库造成后续财务应付账款与供应商应收款余额不相符的核对难度。同时，减少供应商期末暂估入账金额，使应付账款金额更准确。

供应链下游采用HRP 物资管理系统与NC 财务系统相连接的方式，月底一次性按照供应商汇总集中验收，实现库存核算等相关凭证自动制单功能，降低因系统独立所造成的应付账款余额差额的问题。2010 年之前，由于财务系统和物资管理系统各自独立，应付账款账账相符率只有99.6%，不相符出现89 笔，涉及应付账款金额近百万元[1]。系统融合后，账账相符率达到100%，使实物流与资金流相符，进一步提高财务核算的质量和效率。

2.财务有效开展资金管理，合理安排医用耗材款项支付。在付款环节，物资会计先进行付款处理登记，财务部门再次确认，才能进行银行支付处理。每个月采购部门向财务部门上报资金支付计划，对于超过100 万的大额资金需提前一个月报备院部讨论审批，及时向财务传递付款信息，应对资金需求，合理提高资金的使用效率和效益。采购员统筹安排应付账款周期，普通耗材3个月内回款，高值耗材6-8 个月回款。定期进行医用耗材招标，有效提高医院的议价能力，降低耗材采购成本，从而降低医疗费用，减轻病人负担，提高医院的社会效益。

从财务内部控制角度，对于仓库有退换货的产品，要求库管员打印退货单，上交采购员及物资会计留档，有利于后续追踪负数销项发票是否到位。物资会计每个月对供应商负数的暂估金额进行监控，避免货物退回而发票金额未冲销导致的多付货款。上述措施进一步推动应付账款从核算型财务向管理型财务转变。

3.高值医用耗材采用全程动态监管模式和实行零库存管理，在存货管理档案中，设置供应商寄存库和产品条形码信息的主条码管理。以浙江省台州医院为例，目前在用的收费数据7805 条中，供应商寄存库收费数据5410 条，占比69%。现阶段医院正通过主条码管理进一步建立高效、安全的耗材供应链管理体系。由医护人员在HRP 物资管理系统中提出请购，库管员凭验收员和护士共同签名的货单对应到具体的采购订单，使用前将产品相关信息包括生产批号、效期录入或通过扫条码录入数据到供应商寄存库，使用后通过扫条码识别，与医院HIS 收费系统对接，自动关联相关信息到使用病人[2]。通过扫条码来记录高值医用耗材流转情况，实现自动出库和供应链全程可视。物资会计在维护供应商寄存库发票信息的同时，需审核登记表上的合格标签或条形码。实现从采购入库、使用收费到发票核销、付款全流程闭环追溯管理。

据统计，浙江省台州医院2018 年1 月-11 月供应商寄存库收费金额占可收费医用耗材总额的58%，供应商寄存库耗材使用后再由供应商开具发票，能及时应对集中招标采购等政策性调价。避免医用耗材降价后，收费数据同步调价到位，而科室现存物资使用成本虚高导致的收支不匹配问题。实现业务数据的实时财务记录和稽核。

4.通过比较临床各科室成本数据，发现医用耗材的增长，主要是由于手术类科室和心内科、内镜中心、血管胰脾疝科、骨科等科室大量消耗所致，手术类科室所耗用的医用耗材是非手术类科室的3 倍左右。考虑医用耗材应付账款与医院卫生材料收入相关，必须通过科室的内部流程管理，年初定额指标，每月将医用耗材使用量、现存量上下限引入到成本管理或者科室绩效考核中。加强临床科室医用耗材的周转管理，定期测算应付账款周转率，向科室责任人提供本量利分析数据，专业人士的参与有利于进一步控制耗材损失的风险，全面优化资源配置，促进医院及临床科室运营提质、降本、增效。

物资管理系统中医用耗材应付账款的其他事项

1.明确岗位职责，实现科学分工，采用货票分离的点单模式。仓库验收员根据货物及随货配货单生成验收入库单，发票由库管员当天登记并交由物资会计审核，采购员根据点单池内的验收入库记录与发票一一进行勾选，有差异的进行比对，多环节入账审核，能及时发现发票遗失情况，有效避免重复入账与付款。采购员进行款项安排后，物资会计根据同种产品进行付款处理。每个月通过物资管理系统查询当月应付款，标识每张入库单的发票号，根据入库金额和发票金额进行核对，自动生成对账报告，实现资金账目与应付账款业务流程的一致性。

2.由专人负责新增的供应商、生产厂家。出现供应商更名的情况，根据其提供的工商部门的变更函，在客商管理档案中设置原供应商和供应商修改时间选项，及时录入相关信息及银行账号。将变更前后的供应商应付账款财务账进行合并。在付款单中设置助记码：购买卫生材料、购买药品、购买固定资产、无形资产，使应付账款明细账一目了然，进一步完善同一供应商提供不同项目的应付账款余额查询。此外，针对预付款有特定会计科目核算的情况，采购员和物资会计分别在发票醒目位置和付款单上加盖“款项已预付”红色印章，避免重复付款。

3.完善精益医疗体系建设，对医用耗材使用增长较快的项目和科室进行重点监控，设置红黄卡指标。同时，分析应付账款周转率时应考虑医疗行业平均值，较低的指标表明医院支付货款的速度较慢，相当于占用供应商的资金来获得短期无息借款。结合偿债指标综合分析，避免医院偿债压力增大，导致拖欠货款、信誉下降等不良状况的出现[3]。

通过物资管理系统业务流程梳理医用耗材应付账款在实际工作中的应用，有助于医院持续建立物资供应链优化体系，并在实际运营中建立规范、集成的业务流程。最终实现以会计核算为核心，物流和成本核算为基础，有效科学决策的现代医院财务业务综合运营管理模式。