浅析企业物资采购标准化流程

■ 邢盛 刘瑾瑄（邢盛,洛阳三隆安装检修有限公司；刘瑾瑄,中国石油化工股份有限公司洛阳分公司）

物资采购作为企业物资供应的重要组成部分，是风险防范的重要领域.企业作为经济主体，由于采购的方式、方法、物资重要程度的不同，采购行为往往具有较多的不确定性。另外，由于经济利益问题所带来的机会主义行为也会时有发生。目前企业物资采购过程中主要存在采购计划不合理，工作流程不规范，绩效评价不科学等情况，无法保证企业有效的降低采购成本、保证物资质量、加快企业资金周转效率并增加企业经营利润。

为保证企业有效降低采购成本，保证物资质量，可以从建立物资采购标准化流程着手。物资采购标准化流程主要包括采购计划的编制、供应商的选择、成本费用控制、物资质量验收、付款及采购绩效评价等。

一、采购计划的编制

采购计划的编制要根据企业的实际需求，提前做出安排。企业应提前制定年度采购计划，根据年度采购计划分解成月度采购计划，逐月实施并控制采购进度。采购计划主要包含物料名称、数量和单位、使用部门、需求日期等信息。对于物资使用部门的申请应严格判断，确保其合理性。对于常用物资应储备合理的库存，保证生产所需。

二、供应商的选择

合格优质的供应商可以为企业经济安全高效的生产保驾护航。企业应根据采购计划的物资不同，选择不同资质的供应商。企业应基于顶层设计，秉持科学性和规范性的原则，并参考ISO质量认证体系及行业的特殊标准性质，构建供应商管理系统。首先应建立合格供应商名录，将企业的全部供应商按经营范围、资质、信用进行分类；其次对供应商进行评价，分析各个供应商的优势及不足，最终从中选取几家优质的供应商列为合格供应商，以便在日后采购过程中选择。企业采购过程中，可以让供应商参与到企业的新产品开发项目，利用供应商的专业优势，缩短产品创新的时间周期，以达到节约成本的目的。

供应商的选择可以根据定性法及定量法做出判断。根据采购物资的不同，在合格供应商中选取至少3家具有对应物资经营范围的供应商进行采购谈判。其核心谈判内容包括所采购的物资价格、质量、货期及售后服务等内容，最为关键的价格谈判往往成为采购订单能否签订的直接因素。

三、成本费用控制

成本控制往往直接关系到企业的经济效益。科学的成本控制方法，既能满足生产所需，又能为企业创造效益。在经济学中的五个适当原则、价格歧视原则，经常性库存，公平性原则可以很好的为企业采购成本控制提供指导帮助。本文着重介绍五个适当原则的应用。

五个适当原则，即适当的时间，适当的价格、适当的地点、适当的数量、适当的品质与服务。适当的时间即适时原则，既要避免停工等料又要避免物资积压侵占资金，根据市场价格波动、生产周期等因素影响，在合适的时间进行物资采购，使资金效益得到最大化的使用。适当的价格即在合理的价格采购物资，从降低成本的目的来看，低价往往成为最好的选择，但是盲目追求低价往往导致产品质量的下降、服务水准的降低，长期稳定的物资供应，应追求公平合适的价格。适当的地点即就近原则，物资的供应商距离采购单位越近越好，既可以降低运输费用又可以帮助企业实现“零库存”的目标，较高的机动性以便于在物资供应出现问题时更容易得到及时解决。适当的数量，根据三级价格歧视的因素，即物资采购数量越大，价格越低，价格谈判时采购方具有优势。但资金占用、仓储成本、运输成本往往会占用企业大量资源。经济订货量则是企业采购最为合适的数量。适当的品质与服务，往往不求“最好”而是要最“合适”，应根据价值工程的原理做出合理的选择，不能脱离实际而追求高品质的物资。

四、物资质量验收

物资质量验收即供应商根据采购订单合同的约定，将采购物资送至采购方的指定地点。采购方安排物资验收人员对所采购的物资名称、数量、包装以及质量进行验收工作。物资质量的保证最终决定企业生产经营活动能否安稳长优运行。目前由于低价中标、供应商为了利益最大化等客观因素，存在废旧翻新、假冒伪劣、偷工减料、以次充好等情况。若发生质量不合格产品，应拒绝验收入库并立即做出退货处理，避免不合格产品流入企业，进入生产环节。物资验收环节对验收人员提出了较高的辨识要求，需要物资验收人员在短时间内做出判断是否符合验收标准，这需要验收人员不断提升能力及素质并加强物资验收的管理工作。

五、付款及采购绩效评价

在付款之前，需将支付发票及送货验收清单逐一核对是否一致。经确认后，连同验收单、发票向财务部门申请付款，财务经审核后通知银行付款。绩效评价作为采购的最后一个环节，对采购工作做出总结及效果评估。目前部分企业仅依靠“成本”这个财务因素来取决评价结果。这样缺乏科学性，并没有从企业发展的角度来评价采购工作，也没有行成一套完整的评价体系。平衡记分卡是目前最为有效的企业绩效评价体系。平衡记分卡从财务、客户、内部业务流程和学习成长这四个角度有机的结合起来，全面考察企业采购绩效。平衡记分卡综合反映了财务与非财务指标的间的平衡、长期与短期目标间的平衡、企业内部与外部间的平衡、结果和过程之间的平衡等多个方面，使业绩评价更加合理及规范，有利于企业长期发展。

对供应商的绩效管理往往在绩效评价中不体现。在对供应商的管理中，可以应用动态化管理的理念，促使企业管理体系全面贯彻落实，在动态化的管理过程中，根据企业采购物资的特点，建立合理的供应商绩效考核体系。应用平衡记分卡绩效评价体系，对供应商所提供的物资质量、价格、货期、服务等项目做出评价。对供应商在物资供应过程中存在的问题，采购方须及时的进行反馈及考核，并将考核结果及时兑现到双方合作的合同条款中，同时制定符合采购物资特点的奖惩制度，进一步督促供应商实施改进措施，从而满足采购方的实际需求；与此同时，企业还应根据实际情况进一步完善的考评指标，使考评指标合理化，并满足企业实际需求。

六、信息化应用

企业物资采购是信息流、商流、物流的结合，伴随着计算机技术的迅猛发展，信息化技术的快速推广应用，大大提高了企业物资采购的效率，更为高效的解决流程长、审批慢的因素。从20世纪60年代的MRP(物料需求计划)系统到如今的ERP(企业资源计划)系统，为企业提供全面的信息化服务。物料需求计划已成为ERP(企业资源计划)系统中的重要组成部分，它包含库存控制、采购管理、分销管理三部分。其中库存管理针对生产实际需求给与有效的控制和库存调节，既能保证生产又可以最大程度上降低库存，减少资金占用；采购管理则根据实际采购需求情况，选择最佳供应商，确定最佳的经济订货量和储备库存，确保及时准确的物资供应。

在互联网信息技术不断发展的今天，随着电子商务越发成熟，网上采购日益成为更加流行的采购方式。相比于传统方式，网上采购可以跨越时空局限；货比多家，不仅仅比价格、比质量更可以比服务、比诚信。同时还能直观的看到供应商的库存等信息。通过电子商务平台，可以瞬间完成采购信息的传递过程，提高采购效率。

科学的采购是实现企业利润最大化的利润源泉。“开源节流”成为企业经营重点。节约采购成本成为“节流”的重中之重。标准化的采购流程可以更好的为企业控制采购成本，避免主观因素损害企业利益的不规范行为，让流程的每一环节都合理、科学、规范。从而提高企业内控管理制度，使企业日益激烈的竞争中立于不败之地。