高职院校教学档案管理体系构建研究

2019-02-22张晶

山东农业工程学院学报 2019年4期

张晶

（青岛酒店管理职业技术学院教务处山东青岛 266100）

在高职院校的资源财产中，物质类以及基础设施类财产属于通俗意义上的“实体财产”，但高职院校属于教育场所，其更加重要或者说可以起到更为核心的教育作用的资产即为教学档案。教学档案是一种融合了教学经验、校内特殊教学模式的文本型档案，教学档案可以说是高职院校内部最具价值的思想财富。虽然各个高职院校都会格外注重对教学档案的管理，但在现代社会中，复杂的社会构成和日渐更迭的思想形态大大加强了教学档案管理的难度。因此各个高职院校有必要在当前的社会情势中再度升级管理体系，进而稳定校内档案管理的实际效果。

1.高职院校中构建档案管理体系的必要性及档案搜集范围

1.1 高职院校中构建档案管理体系的必要性分析

首先，对于教育机构而言，即使某一时间阶段内的教育信息已经被时代淘汰，但其仍然具有对比价值。同时，每一个已完成教学的教学方案也都具有参考和评价的实际价值。对于高职院校来说，将这些代表着经验的教学内容进行整理，明显能够为高职院校下一阶段的教育工作以及教育创新工作提供别具价值的参考素材。其次，虽然高职院校这一教学组织的运行状态相对而言比较稳定，但也有案例显示，高职院校也可能会面临学业层面上的法律纠纷。而在解决法律纠纷的进程中，这些代表着实际教学的教学档案，便能够成为高职院校申辩的核心素材。因此以完善的方式保留教学档案，无论从提升教学质量亦或是维护高职院校基本权益中的哪一个观点来看，其都具有切实的构建价值。

1.2 高职院校中教学档案管理的搜集范围分析

除具有收录价值的教学方案外，能够被写入到高职院校教学档案管理体系中的内容还包括科研方向的相关资料、中央下达的整改文件、教育部门对照给出的整改思路、教师的创新笔记，校内行政管理团队的活动报告、调研报告等。这些都是具有绝对性录入价值的教学档案，且能够在高职院校的日常工作中起到决定性的作用。

除教学方案外，教学档案还包括以学生为核心的信息类别档案。例如学生学籍档案、名册档案、成绩单、德育分档案、毕业论文及答辩评分、学生评级备份证书、学生成果资料等。也包含“教学辅助”类的档案内容，例如实习报告、见习报告、教师质量反馈信息、教材答案参考资料、题库、教师用书资料等。上述的录入范围仅作为通俗参考，不同的高职院校基本都具有属于自身特色的档案类别，具体的录入方向以及内容需按照高职院校的特别情况进行详细选择，但大致都与上述类别相符。

2.高职院校教学档案管理体系的现存问题概述

2.1 高职院校教学档案管理实际观念有待更新

档案管理理念呈现出落后状态的根本原因有两点，其一是高职院校档案管理团队并未意识到创建完全性档案管理的重要性。他们认为过去的教学档案仅能代表“过去”。因此便不会注重去搜集和整理教学素材。更有部分管理人员认为档案择选工作仅仅能够起到应付上级的作用，故其平常时期不注重对资源进行整理，必要时间段内才选择应急方案，即仅搜集标题信息及浅薄信息，不注重对文化信息进行多面性和全面性的整理。这样一来，高职院校即使需要开展档案管理工作，也很难能够真正将有效信息完善搜集。故多数高职院校内部的档案管理工作都不会具有深入探究的实际价值。其二则为因教师主观原因，高职院校中难以保存完整的教学档案资料。具体则为，多数高职院校中的教师并未同步负责科研项目，因此他们便本能的认为自身的工作只有教学和考评这两方面。这种状态下虽教学氛围和教学效果并不能受到严重的影响，但对于教学档案管理者而言无疑是造成其“搜集无素材”的根本原因。因此若要建立完善的档案管理体系，高职院校变应改良这一现状，从稳定素材来源的角度构建完善的管理体系。

2.2 高职院校教学档案管理制度存在明显漏洞

教学档案的写入需要依靠详细的制度方能完成，但目前多数高职院校中都并未构建完善的管理制度。档案管理者完成本职工作时常会遇到档案上交时间不一，上交格式参差不齐、档案资料内外结构不匹配等现象。理论上，档案管理人员只需要将各个教师以及行政办公室专人所提交的档案加以分类和细致归类即可完成录入。但当所提交的资料存在上述问题时，管理人员在比对进程中就会发现大量的问题，继而需要将档案原路退回并重新编订。重新编订则会浪费掉大量的时间，并直接令高职院校的档案管理工作无法在预期时间内完成。导致这种现象发生的成因即为制度存在漏洞，具体则为上交时间以及关联责任人的相关制度并未完善，使得多数负责人并未谨慎和详细的对待工作。故高职院校应针对这一现状，重新改良教学档案管理体系的构建思路。

2.3 高职院校教学档案管理人员专业水平低

教学档案在录入前需要专业人员对其内容进行价值确认。同时价值确认工作的实际效果与工作人员的行为意识并无过多关联，即使工作人员具有认真参与的意识，其也很难在专业能力欠缺的状态下完成分拣工作。而目前的实际状况为，高职院校环境中，能够有效且高效完成筛选工作的专业档案管理人员只占少数，多数工作人员均选择“不认证”，或认证处于低质量状态中。这明显会降低高职院校教学档案录入内容的实际质量，故高职院校也应将该点作为参考，改良教学档案管理体系。

3.高职院校教学档案管理体系的构建思路分析

3.1 重塑制度，升级观念意识

首先，高职院校高层管理者需率先意识到升级教学档案管理状态的必要性，如此一来高层管理人员才能做到带头作用，才能从根本上稳定管理体系构建的“骨架”质量。其次，高职院校需要协助档案管理团队建立全新的管理制度，制度内容需要与具体的档案管理工作分项保持高度吻合。如上交时间、上交质量、出错次数以及细致的奖惩机制等。这些都可以作为具体的管理制度被落实到教学档案管理的常规工作中。再次，高职院校需要针对档案管理团队进行观念教育。教育的重点在于令其了解搜集教学档案的长期价值。只有扭转工作人员的工作观念，才能保证每一份被写入到信息化系统以及被录入到实体档案室的教学档案资料都能够具有切实的参考价值。最后，高职院校需要设定返检制度，即不定期对实体档案室以及网络档案室的档案内容进行抽查。一旦发现存在标题内容不对等、质量不过关等严重工作失常现象，应立即调查事件相关的负责人，争取做到直接惩罚、按章惩罚，直至在整个档案管理部门建立系统性的档案质量维护观念。

3.2 创设信息网监管体系，以维护预期计划为己任

信息网指的是高职院校中处于不同管理地位中负责人之间的信息联通网络，这种网络状态的形成能够更加明确的落实关联责任制度。且在创设信息网监管体系的进程中，管理者需要保障每一位关联人的地位不均等。从而避免出现以公谋私和官官相护现象，彻底将教学档案提交体系变动为系统性、有规则的互动模式。且在固定周期内的档案上报时间段内，管理者需要提前设定符合各个部门工作效率的对应计划，并将计划公示公开，旨在减少各个部门之间进行“通气”的概率。当期内的所有监管工作均需以所设定的计划为主，每一个完成节点前后管理者都要对各个部门的工作状态和质量进行抽查。务必要令整个高职院校的教学档案管理工作能够在稳定预判的状态下完成。当各个教师以及后勤部员工的个人能力令其无法在预定时间段内及时上交时，高职院校应提前对这些操作存在误差的人员进行统一培训，切勿因个别能力受限者拖慢项目完成的时间。

3.3 建立互联网管理分区，实现高效管理

高职院校的教学档案管理可以利用大数据技术来实现高效率的实时运作，但前提为，高职院校档案管理相关负责人必须要设定好具体的运作流程，如若出现系统活动项目冲突现象，则必然会降低管理质量。对此，高职院校可以从收集阶段开始，设定网络管理与实体管理成为同步模式，先由教师以及各部门人员上交电子版，经大数据系统确认并无明显语病、错字现象后，交由管理者进行人工的再次确认。完成电子版的初期录入后，技术人员应该将具体的文件信息设定具体的标签并再次整理归纳，而后再将具体的录入信息以标签形式为主，在信息化管理设备上完成同步录入。