应用型高校教学秘书的定位与创新

陈 晶

(福建江夏学院 福建 福州 350000)

在大学管理中，教学管理是非常重要的一个内容，直接影响教学活动是否能够顺利开展。高校教学管理必须从基层工作抓起，就要求二级院系的教学秘书必须具备较强的综合素质及工作能力，切实承担起基层教学管理重担。

1.新形势下教学秘书的定位和身份

在国家经济结构进行巨大调整的同时，社会迫切需要更多的职业性、服务型人才，顺应这种发展形势，一些高校纷纷向应用型高校转型。所谓应用型大学，是指以应用型为办学定位，而不是以科研为办学定位的高等院校，以本科教育为主。应用型高校特点重在“应用”二字，在教学中重视培养学生实践能力，教学体系的核心环节是实践教学，专业设置紧密结合地方特色。

教学秘书需从学术管理和行政管理两方面，对自身角色进行准确定位：服务者、协调者和监督者，这三重身份必须有机统一、融为一体。

1.1 明确服务者身份

教学秘书最基本的任务是固定的，就是教学管理常规工作，包括教学运行、计划、档案、教学质量等各方面的管理，以此为各院系教学的顺利开展提供基础保障。教学秘书必须本着“为教学服务，为师生服务”的精神，从各个方面帮助并支持教师教学和学生学习。教学秘书只有具备较强的责任意识和服务意识，摆正工作态度，才能将服务寓于管理之中，使教学管理工作落到实处。

1.2 明确协调者身份

教学秘书上联学校的各个职能部门，下接基层的教学单位教研室、广大师生，联系对象非常广泛。在日常工作中，教学秘书要对包括人才培养方案制定、教学计划制定、教材征订、考试组织等在内的院系各项基础教学工作的开展进行组织和协调。同时，教学秘书还需要在学校各部门、各院系以及师生之间架起沟通的桥梁，促使涉及多个部门共同参与完成的教学工作能顺利进行。

1.3 明确监督者身份

教学秘书是连接教与学的纽带，要合理协助领导人员进行各项事务检查，包括期初教学检查、期中教学检查和期末教学检查；充分发挥教学信息员的作用，组织师生座谈会议，定期了解教师的教学情况和学生的学习情况，才能以此为依据开展相应的监督和检查工作。做到一旦发现问题第一时间进行请示和处理，并时时反省相应的工作方式方法，加强教学管理能力，促进教学效率的提升。

2.应用型高校教学秘书队伍现状及问题

2.1 福建江夏学院教学秘书队伍现状分析

福建江夏学院现有公共事务学院、会计学院、工程学院、设计与创意学院等12 个二级学院和3 个教学部，共开设33 个本科专业，涵盖20 个一级学科和7 个学科门类。全校二级院系目前共有32名教学秘书，承担着学校大多数的基础层面教学管理工作。

首先，从学历层面来说，具有本科及以上学历的教学秘书为21人，其中硕士研究生4人；具有学士学位以上的教学秘书为15人，其中有硕士学位者12人。从职称来看，具有初级职称的教学秘书为5人，具有中级职称的教学秘书为15人，具有高级职称的教学秘书为1人。从比例看，具有本科及以上学历的教学秘书比例占65.6%，学历结构仍有较大发展空间。具有中级职称的教学秘书占46.9%，具有高级职称的教学秘书仅占3.1%，未形成合理的职称梯队。

其次，从学科类别来看，尚未有教学秘书所学专业是教育管理类专业，有3名教学秘书所学专业是计算机科学与技术，除此以外，其他教学秘书所学专业涵盖法学、作物学、外国语应用等。从知识结构上看，教学秘书所学专业与所从事的岗位工作还不能完全适应。

再次，从年龄来看，30 周岁（含）以上的教学秘书为20人，40 周岁（含）以上的教学秘书为8人，50 周岁（含）以上的教学秘书为4人。从工作年限来说，不满5年工作年限的教学秘书仅有3名。比例上分析，占比62.5%的教学秘书其年龄都小于 40 周岁，并且90.7%的教学秘书实际工作年限都高于5年，这表明我校的教学秘书队伍是一支年轻有活力且经验丰富的队伍。

最后，从各学院学生数和配置的教学秘书数的比例来看，大部分二级院系教学秘书人数达不到本科教学的要求。比如在2016-2017 学年，公共事务学院共有学生1277人，教学秘书2名，教学秘书和学生的比例为0.16%；工商管理学院共有学生1558人，教学秘书3名，教学秘书和学生的比例为0.19%；海峡财经学院共有学生1136人，教学秘书1名，教学秘书和学生的比例为0.09%等。教学秘书的缺岗现象严重。

2.2 主要问题

2.2.1 教学秘书的综合素质有待提高

一方面，高校教学秘书的学历和职称不能满足教学转型的需要。随着高校转型的不断推进，尤其是复合型、应用型、创新性教学改革的推进大大提高了教学管理工作的难度，因此客观上对教学秘书素质的要求也就越来越高，但是教学秘书队伍的学历水平却没有相应的提高。从这次的统计看，仍有较多的专科生及以下学历者；同时，具有中级职称的教学秘书占比不到一半，难以适应教学管理改革的要求。

另一方面，高校教学秘书的知识结构不符合专业的岗位特性。大多数应用型本科高校在人员队伍建设过程中，更加侧重于师资提升方面，对教学管理队伍建设的重视力度不足。目前来看，教学秘书的选拔机制并不完善，队伍整体专业性不强，其中不乏非教育管理类的行政人员和教师，缺乏高等教育管理的专业知识与专业技能，配置上无法满足教学秘书日益提升的专业需求。

2.2.2 高校对教学秘书队伍的建设不重视

一方面，教学秘书队伍培训机制不够完善。高校的教学秘书普遍缺乏专业知识和技能的系统梳理培训，极少有外出进修和观摩学习的机会。这种长时间的缺少业务学习还有交流活动，造成了高校的教学秘书常使用习惯性思维与传统方式完成平时教务管理的任务，不能形成高效优质的管理服务。

另一方面，教学秘书的配置人数达不到本科教学的要求。许多高校尚未形成规范化的教学秘书配备标准，人事制度上存在较大的随意性，教学秘书人数不足问题变得尤为突出，队伍规模无法满足实际教学管理需求。

2.2.3 教务管理制度有待完善

一是缺乏针对教学秘书队伍相应的选拔机制。由于教学秘书承担的工作虽基础却繁杂，对于教学秘书的要求也应较为严格，不仅需要有丰富的专业知识，还要具有较强的综合素质，但是目前高校对教学秘书岗位的人员招聘制度缺乏明确性规定和要求，导致高校在教学秘书的配备上带有极大的随意性。

二是部分教学管理制度可操作性较低。现阶段应用型本科院校所制定的教学管理制度，基本都是停留在纲要条例层面，没有对各项条例进行细致划分，管理制度所覆盖的范围也不够全面，无法为教学秘书提供可靠的教学管理依据，容易造成职务定位不明确，无法找准管理重点。

三是绩效考核机制不够合理。教学管理具有显著的事务性特点，在对教学秘书工作进行考评时，不能按照以往模式进行。但是很多应用型本科院校现行的绩效考核机制并不完善，考核指标不够清晰，教学秘书工作待遇较低，难以调动其工作积极性。

3.应用型高校教学秘书工作的管理与创新

教学秘书作为教学管理的基层主要力量，处在教学管理转型的前沿，肩负正常教学秩序的维护以及教学质量提升的使命，应当不断思索、敢于实践、勇于创新。

3.1 完善现有制度，实行多元化管理

3.1.1 树立“以人为本”的教育服务理念

管理是高校教务工作的关键所在，而服务则是其本质体现，应用型高校在开展教学管理时，必须坚持“以人为本”的基本原则，提高服务意识。教学秘书在实际工作中，应当从广大师生的角度考虑，以维护老师和学生的切身利益为前提，通过与师生进行充分的沟通交流，不断满足师生的利益诉求，进而实现更加理想的教学管理效果。

3.1.2 完善校院二级管理

现行的高校教学管理体制是以行政管理为中心分为校、院两个等级，两者存在上级与下级双层的权力系统，使高校维持正常运作。这种“科层式”管理模式以学校管理者为主体，强调职能分工，强调规章制度控制，虽然有章可循，但是却没有很好地吸收基层二级院系、基层教学管理人员包括教学秘书参与管理活动，忽视了组织的动态性、人的主体性等问题，从而影响了组织运行速度和组织效率的提高，在现有的条件下往往制约了高校的发展。

将“以人为本”服务理念充分融入现有的教学管理制度，将人本管理运用到高校教学管理实践，是对现有高校管理体制的有益补充。为了提高二级院系的教学管理效率，应该重新对教务处和二级院系的职责、权力进行划分，可以适当提高二级院系的管理自主权。一方面，二级院系可以根据自身的学科特点以及教学管理现状，制定相对应的教学管理模式，加强对教学秘书的聘任和管理，使教学秘书拥有更多的发挥空间；另一方面，教务处不是彻底放权和放任，要继续发挥指导、监督职能，完善各种管理规定，检查院系的教学活动，指导二级院系的教学秘书管理工作。

3.2 教学秘书工作的创新

3.2.1 外部环境的改善

给教学秘书营造一种和谐、宽松、弹性的环境氛围，能让教学秘书感受到充分的被尊重感和归属感，能全面激发其工作当中的热情和积极性，推动其实现全面发展，促使教学秘书更好地发挥承上启下、服务师生的作用。

首先，按照院系的学生规模区分配置教学秘书。从福建江夏学院各二级学院学生数和配置的教学秘书数的比例来看，大部分二级院系教学秘书人数达不到本科教学的要求。教学秘书人员配备不足，造成教学秘书工作任务重、工作压力大，很难保证教学秘书保质保量地履行职责，更不用提创造性地开展工作。高校应该根据学生人数按比例配备各二级院系的教学秘书，只有教学秘书配备齐全，才能给教学秘书的身心健康提供良好的保障，进而确保教学管理秩序的正常运行。

其次，完善教学秘书的准入制度。教学管理工作者具有较高能力和水平，能够有效推进应用型高校实现其人才培养的目标。所以，在教学秘书的选拔和任用上，高校要严格把关，根据具体的工作岗位要求选拔相应的人才，引进一些专业的教学管理人员，增强管理队伍的专业性和职业性。同时，随着高校转型速度的不断加快，教学秘书的工作应以学科建设、课程建设、教学计划制定等为重点，建议高校可以配置专业的教务员，从事二级院系学籍管理、试卷保管、教材订购等一般常规性事务，这样更有利于教学秘书发挥主观能动性和创造性。

再次，建立教学秘书的岗位培训制度。随着高校向应用型、复合型培养方向的转型升级，高校教学管理也需要做出相应的改革，高校应充分认识到教学秘书学习的重要性，建立完善的培训制度，为其提供更多的系统性、专业性学习机会，提升专业素养及管理能力。应用型高校可以结合教学秘书队伍建设需求，针对教学秘书的培养培训制定详细计划，并下拨所需资金，采取短期学习和长期进修等不同方式，通过不同渠道和形式，打造一支高素质和强能力的教学秘书队伍，解决人人员配备不足及专业性不强等问题。

最后，引入科学的绩效管理体系。应用型高校应当以学校目前教学管理的实际情况为基础，制定科学合理的绩效考核机制，既能确保考评的公平性，又可适当提高教学秘书的薪酬待遇。高校可以在注重多劳多得激励理念的基础上，强调能者多劳，优岗优酬，对于在教学管理中表现优异的教学秘书，可以以提供培训机会、发放奖金、优先职称晋升等方式给予褒奖。公平合理的绩效激励机制可以提高教学秘书自身存在感，促使其工作效率和工作质量得到全面提高，最终使高校综合教学管理水平得到提升。

3.2.2 内部自身的创新

现今社会是激烈竞争的时代，不进则退，在这样的时代背景下，在高校向应用型转变的新形势下，教学秘书工作不再是陈旧的服从照搬。教学秘书在认真执行校院两级管理部门下达的工作任务的同时，必须要有开拓创新的精神。

（1）创新工作意识。

教学秘书必须明确自身服务的对象是广大师生，坚持“以人为本”的教育服务观。在日常的工作中，教学秘书要转变过去陈旧的管理理念，增强服务意识，变被动服务为主动服务，既要考虑管理事务在每个师生身上体现出来的共性，也要考虑个别师生的个性化需求。只有本着“为教学服务”的工作方针，加强政治思想和职业道德教育，才能以点带面，激励教学秘书努力工作，激发教学秘书的工作热情，提高自己的教学管理水平。

（2）创新工作思维。

教学秘书要积极学习先进的教育管理理论，借鉴先进的教学管理经验，以提高自己的教学管理水平。一方面，教学秘书要多参加横向、纵向校际、院系之间的教学管理工作研讨会，开展教学管理业务探讨，交流基层教学管理的工作经验；另一方面，教学秘书要利用业余时间提高自己的专业知识储备，高校也应支持一些较为年轻的教学秘书积极通过多种渠道和层次去攻读教育管理类别的学历学位。只有不断取长补短，更新自己的工作思维，才能使教学秘书由内而外提高自身职业素质，进而推动教学转型升级。

（3）创新工作手段。

办公自动化是当前高校教务管理主要发展方向，顺应这种发展趋势，教学管理也必须从工作手段上加以创新，充分利用各种先进的信息技术手段，提高工作效率。目前，福建江夏学院的教务网络系统已经覆盖学生学籍、教学计划和教学排课、考试事务、学生成绩、教材征订等几乎所有一般性教学管理事务，在大大提高了办事效率的同时，也对教学秘书的电脑操作能力提出了较高的要求。教学秘书要适应新形势，掌握新技术，一方面，要熟悉电脑操作系统、数据处理软件、学校教务管理系统等；另一方面，要掌握最新的信息通信工具如QQ 群、微信群、飞信群等，提高信息传递的效率。教学秘书只有能充分运用现代化的教学技术手段，才能大大提高教学管理的时效性，从而使教学管理实现规范化、科学化和现代化。

（4）创新工作能力。

在基层教务管理工作中，教学秘书应树立较强的责任意识，不断提升自己的综合素质及工作能力，努力做好本职工作。首先，教学秘书必须具备沟通协作的能力。教学秘书是二级院系与教务处、教师与学生之间沟通的桥梁和纽带，所以教学秘书要具备较强的集体意识与沟通能力，面对问题能够从多角度进行全面的思考，及时对异议进行疏通，针对交办与催办的相关任务要妥善安排与处理。其次，教学秘书必须具备科研创新的能力。一方面，教学秘书长期处于教学管理的第一线，能够及时发现教学中存在的问题，因此高校要多鼓励教学秘书从事教学改革工作的研究；另一方面，教学秘书要善于把管理中的难题转化为科研课题，积极参报教育管理科研项目，将工作实践提炼成管理理论，进而再次指导实践，从而对自己的工作形成有效帮助。

总而言之，只有与时俱进、转变观念、开拓创新、锐意进取，才能成为一名称职以及出色的高校教学秘书，才能真正适应应用型高校教学管理的要求，为高校的转型升级添砖加瓦。