“互联网+”档案管理优化策略的研究1

谢文杰

（惠州学院 综合档案室，广东 惠州 516007）

在以传感技术和通信技术为代表的科学技术的不断推动下，互联网技术得以迅速发展和不断普及，使其呈现鲜明的“连接一切”优势，并不断地深入到各行各业，人们的日常生活受到重大的影响，社会的发展大步迈进。李克强总理在十二届全国人大三次会议上明确提出“互联网+”行动计划，进而使“互联网+”成为国家发展战略［1］。当前，“互联网+”已经和许多传统产业对接，产生“互联网+1＞N”的神奇效果，催生出巨大的经济效益和社会效益。在此社会背景下，档案管理工作者必须紧跟时代发展趋势，不断更新工作理念，才能为人们提供更好的档案服务。

一、“互联网+档案”概念解读

档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。“互联网+”是在传感技术、大数据技术和通信技术相互融合发展的必然产物，其代表着一种全新的经济发展形态。在互联网+不断发展的背景下，信息数据的呈现方式发生了巨大的变化，电子档案策划成为档案管理工作中的主要内容，而这无疑会推动档案管理理念与实践的变革［2］。

“互联网+档案”中的“+”并非只是将二者进行简单的叠加，而是充分利用先进的互联网技术将传统的档案管理和互联网进行深度的融合，从而创造出一种新业态。“互联网+”对于档案管理带来的技术性变革的影响已经凸显出来，从表面看，“互联网+”将档案管理方式进行了创新，从本质上来分析是生存模式发生了变化。“互联网+”对于档案管理工作来说是一种新的突破和变革，彻底转变了档案管理的模式，为档案事业发展带来了重要机遇［3］。

二、“互联网+”对档案管理的积极影响

（一）为档案工作带来了全新理念

在“互联网+”的影响下，陈旧落后的传统档案管理模式面临着以互联网技术为代表的先进档案管理技术和理念的挑战与变革。在这种时代背景下，档案管理工作者必须紧跟时代发展趋势，主动转变传统管理理念，不断顺应信息社会时代的潮流，以“互联网+”理念来优化档案管理工作模式，构建起适应“互联网+”时代要求的档案管理新方法和新体系。应该说，“互联网+”不仅仅为档案管理工作提供了各种各样的先进工作方法，还可以为档案管理工作者带来全新的工作理念。

（二）丰富了档案管理的技术手段

目前，各种各样的科学技术为“互联网+档案”管理工作提供了更加多元化的技术手段，传统档案管理主要以纸质为载体，档案管理工作人员通过收集、分类、立卷、存档来实现档案管理，这种是以消耗了大量的人力物力为代价来获得较小的信息量的传统档案存储模式。传统落后的档案技术手段已经难以适应“互联网+”时代不断增长的档案信息存储需求［4］，档案技术手段的转变势在必行，如通过对档案资源进行数字化处理，可以便利地储存、查找档案资源，丰富档案资源的存储形式，而且有利于提高档案管理的时效性、准确性，节省档案资源占用的空间。

（三）提升了档案工作的服务水平

近年来，伴随着我国经济的高速发展，人们对于档案资源利用的需求不断增加。“互联网+档案”借助各种先进的技术手段使档案利用方式得以更具多样性、安全性，由原来的封闭型利用逐步向开放型共享转变，让档案资源更好地服务社会公众。如微信公众号的出现，使得档案利用方式大跨度转变，社会公众可以通过关注微信公众号，发出查档需求来获得自己需要的档案资源。档案利用方式的转变是提升“互联网+档案”服务水平的途径之一［5］。

三、“互联网+”时代档案管理工作存在的主要问题

（一）管理观念狭隘，缺乏服务意识

“互联网+”时代下，我国的档案管理工作已经逐步由单纯的档案存储模式向档案数据挖掘模式转变，进而实现了“互联网+档案”的信息化管理。但档案管理观念狭隘，如某些单位抱着“不出错，即无过”想法对移交上来的档案资料，只是进行单纯地保管、简单利用，且从来不主动去收集档案资料，怀着“你爱交不交”的心态，造成许多珍贵的档案资料遗失。“互联网+档案”深受这种传统档案管理观念的束缚，难以普及新型的管理方式和技术手段，对于提高档案工作的效率和服务水平无从谈起。

（二）技术不够完善，缺乏安全保障

随着“互联网+档案”不断推进，先进的计算机技术和多媒体网络得以广泛应用，使得各种档案资源的收集和利用变得更加方便，由于数据库所存储的档案资源弥足珍贵，因此，档案管理过程中必须确保数据安全性和保密性。在“互联网+”时代下，办公自动化和管理网络化的普及程度越来越高，各种网络病毒入侵、黑客恶意攻击窃取用户信息、木马攻击等导致档案信息资源泄密的事件时有发生。此外，由于我国还没有建立健全相应的电子档案保密制度，这也在一定程度上不利于保障“互联网+档案”的安全性。

（三）缺乏统一标准，影响共享共建

由于“互联网+档案”的信息数据是海量的，且这些数据来源于不同的单位，并存储在不同的网络系统和数据库中，使得档案数据在内容、形式和结构上存在着较大的差异，因此，在“互联网+”时代要更好地发挥档案价值就必须做好档案信息资源的规范化和标准化建设。目前，我国档案管理在规范化和标准化方面没有统一的衡量标尺，档案资源在共享共建方面非常落后，难以适应“互联网+”时代对于档案信息资源共享的要求 。另一方面，由于我国现实行的是分层分级的管理体制，海量的档案信息资源分散在各个档案单位中，在“互联网+档案”利用多元化需求的现实情况下，如何更好地整合不同单位的数字档案信息资源，已经成为各个档案管理部门必须重视的问题。

（四）管理要求提升，人才储备不足

目前，以“云计算”为代表的先进技术已经得到普遍的应用，并成为“互联网+”的重要标志之一，同时也成为优化和发展档案数据管理的关键技术手段。然而，在各个档案管理部门中，可以熟练掌握先进互联网技术的档案管理工作者少之又少，又由于这些工作人员本身没有专业背景，没有接受过相应的技能培训，这就使他们难以应用互联网新技术开展工作。鉴于档案部门本身是一种公益性的公共服务机构，没有建立必要的激励机制，部分档案管理工作人员的主动服务意识不强，降低了“互联网+档案”的服务水平。比如有些单位开展档案工作还相当困难，档案管理部门也仅仅是一个“文书保管室”而已，配置一两个兼职工作人员，他们的任务就只是“看管好”档案。随着管理要求提升，人才储备不足的问题已日益严重。

四、“互联网+”时代档案管理优化策略

（一）树立档案管理互联网思维

伴随着“互联网+”时代的到来，档案管理工作已经具有“互联网+”内涵的，传统的档案管理观念已经不再适应管理工作的需求。因此，档案管理工作人员必须主动转变传统思维，积极树立档案管理互联网思维，而档案管理互联网思维的树立是一个长期的渐进的过程，需要档案主管部门积极开展各种形式的宣传教育，不仅提高档案管理工作人员的管理理念和服务意识，同时还应增强社会公众的档案互联网意识，让社会公众更好地了解和认识档案，这样才有助于“互联网+档案”工作的顺利开展。

（二）推动档案管理体制机制改革

科学严谨的管理体制、合理有效的运行机制，是“互联网+”时代实现我国档案管理事业可持续发展的关键因素和必要保障。首先，必须强化各个部门的管理职责，形成一级抓一级、层层抓落实的档案管理体制；其次，必须建立健全长效管理机制，应该从“互联网+档案”的各种新形态出发，结合本地区和单位的实际情况制定“互联网+档案”管理和运用的规章制度，并在管理实践中严格执行；最后，必须不断强化档案服务职能，更好地适应社会转型需求，档案管理必须实现从国家事业向公共事业的转变，使档案管理单位发展成为自行发展、自主管理、自我约束的法人实体，借助“互联网+”平台强化服务职能，促进“互联网+档案”事业的可持续发展。例如，一些企业倡导建立合理、科学的档案管理制度来约束管理行为，在档案收录、检索利用等工作方面进行革新，档案管理工作实行“三位一体”管理制度。这种管理制度要求“管理方法”与“管理流程”进行对应，“信息收集”严格符合“管理流程”要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，合理化企业档案管理平台建设，提升企业档案管理信息实用度，推动企业改革有条不紊地进行。

（三）实现档案信息资源共享共建

相关主管部门应从全局出发，积极扶持档案室（馆）研发各种先进的档案管理软件，在国家层面制定统一的研发标准，不断地推动我国档案信息资源的网络化、共享化以及平台化进程。为了更好地保障档案信息资源快速便捷安全的传递，必须加快全国开放档案数据库的建设步伐，逐步将全国各个部门和单位的开放档案信息资源收集起来，以方便社会公众进行查询和利用。此外，各个单位必须严格遵守《机读目录格式》标准，消除非标准化档案数据对档案信息资源共享共建的负面影响，真正实现跨部门、跨系统的档案信息资源共享共建目标。浙江嘉兴市档案局建设开通了民生档案远程查档平台，实现了不出村即可查档，被称为“老百姓家门口的档案馆”。海宁市档案馆整合了全市档案资源，以开放馆藏档案资源、返还历史进馆数据、共享现有室藏档案的方式实现档案资源的服务利用。

（四）建立科学档案网络安全体系

档案信息资源的安全性是档案管理工作中的重中之重，尤其是在“互联网+”时代，档案信息资源的安全问题也日益凸显。因此，必须重视并建立健全的档案网络安全体系，确保档案信息资源的安全存储和安全使用。首先，必须重视档案信息资源的安全，严格遵守档案信息资源使用制度和操作规程，不断强化各个环节的监管责任；其次，明确档案信息资源的使用原则，建立起一套完整的等级使用制度，根据档案信息资源的保密等级分类管理；最后，应定期或不定期组织开展安全检查，对系统加以测试和维护，及时发现各种安全隐患，提高档案信息资源的安全性。如天津市档案馆部署强大的数据库跟踪审计系统以及主机安全防护系统，分别从数据库和操作系统底层对相关数据、文件进行保护，形成一套完整、严密的证据链，保障数据的安全有效。一旦监测到有试图篡改数据的行为，系统会实时报警，管理员可在第一时间对系统进行检查。

（五）加强“互联网+档案”队伍建设

在“互联网+”时代，如何更好地促进档案管理工作和“互联网+”有机结合，重要的前提条件就是建设一支综合素质强且具有互联网思维的档案工作队伍。档案管理作为一项专业性和科学性很强的工作，其人员必须具备较强的专业理论知识，同时又需要掌握先进互联网技术。首先，档案管理部门必须正确意识到“互联网+档案”对于工作人员的新要求，组织他们学习新观念和新技术，不断创新和提升其运用互联网技术开展档案管理的基本能力；其次，档案管理部门还应注重吸收具备“互联网+”专业背景的人员，将他们充实到“互联网+档案”队伍中来，以便更好地提高“互联网+档案”管理水平。

综上所述，伴随着“互联网+”时代的来临，互联网已经逐步和档案行业进行深度融合。档案管理部门必须审时度势，学会适应和利用“互联网+”时代下档案管理工作的新特点，充分依靠和借助“互联网+”开展科学有效的档案管理，不仅可以为社会大众提供更加优质的档案服务，同时也可以实现自身的可持续发展。