基于全面质量管理视角的高校财务内部控制建设思考

陈洋琴

(同济大学 财务处，上海 200092)

全面质量管理和财务内部控制均是为了实现单位控制目标，通过各种有效措施和专业技术方法，对单位管理活动进行全方位的监管。高校财务内部控制主要包括事前控制、事中控制和事后控制，这三个环节为高校的全面质量管理提供了有力保障。在高校财务管理活动中，有机结合全面质量管理的特点，从高校全部经济活动的决策、执行和监督全过程进行全方位控制，全员参与财务内控体系的建设，二者相辅相成、互相促进。

1 全面质量管理视角下高校财务内控存在的问题

目前，按照财政部、教育部等部门政策法规和文件的要求，大部分高校已于2016年底前启动了内部控制的建设与实施工作，开展了行政事业单位基础性评价。2017年开始，各高校开始执行行政事业单位年度内部控制报告制度，这在一定程度上推进了我国高校财务内部控制建设的进程。但因为高校财务内控建设起步较晚，缺乏统一的管理模式和操作规范，因此在财务内控建设的实践中还存在着一些缺陷和局限性，这些问题主要表现在以下方面：

1.1 财务内控意识有待加强

财务内部控制建设在我国教育领域起步较晚，部分高校管理者对财务内部控制建设的重要性缺乏足够的了解和认识，对财务内控工作人员的选任具有很大的随意性。财务业务流程以及岗位职责权限的划分也不够清晰明确，造成了财务内控制度建设的力度和程度不足，这就在某种程度上使得财务内控建设更多流于形式。财务内部控制建设需要全员参与，除了高校管理层，实际上高校所有财务人员均是内控实施的主体，但财务人员内控意识的缺乏在很大程度上影响着内控的运行水平。部分财务人员没有足够的知识储备，或者其专业知识更新不及时，高校对财务内部控制建设的宣传和培训工作不到位，都会影响内控体系完善的进程。

1.2 财务内控体系有待健全

目前，根据相关管理部门对推进行政事业单位内控建设的指导意见和要求，大多数学校已开始部署相关工作，出台了财务内控制度和管理办法。但随着管理部门要求的不断提高和学校客观形势的发展变化，一些尚未建立完善财务内控体系的学校已经出现了明显的问题。部分学校对内部控制建设不够重视，主要表现为缺乏统一的组织领导、学校内控建设和内控评价流于形式、财务内控制度梳理缺乏更新、经济活动流程缺乏规范性、财务内控工作缺乏监督管控机制。学校无法根据学校事业发展持续优化内部控制体系，这会严重影响学校财务内部控制的运行效率，进而出现财务风险。

1.3 预算管理有待完善

预算管理是财务内控管理工作的重要组成部分，但因为预算工作的专业性和复杂性，很多高校的预算管理工作存在明显不足。一些学校尚未搭建完整的预算管理体系，预算管理工作的职能界定不清晰，预算制度和预算流程不规范；制定的预算与学校事业发展战略规划脱节；部分科研项目负责人缺乏财务专业知识，科管部门人员对预算的审核不到位，导致预算编制工作的不科学，预算编制缺乏长远性；在项目执行过程中出现无预算，超预算列支经费，预算随意调整，超范围、超标准使用经费的现象；部分项目因周期长及研发过程中诸多不确定因素，造成预算执行进度缓慢；预算绩效管理有待完善，缺乏预算绩效评价和惩罚机制，未能有效提高经费的使用效率等一系列问题。

1.4 稽核监督有待强化

财务稽核包括财务稽查和财务复核，是财务管理部门人员定期对日常的财务会计工作进行及时的审核或者自查自纠，借以提高会计核算质量，规范财务管理。财务稽核是加强财务内部控制的一种方法，是开展内部稽核管理工作过程中出现的错误和纰漏，杜绝出现由于人员处理失误带来的资金风险的一种内部监督手段。但是在高校财务实际稽核过程中，对稽核工作权限并没有一个清晰完整的界定，对整个业务的操作和管理也没有形成一个完善的监督机制。很多高校无法解决财务工作过程中出现的不合法、不合理问题，而且很多时候只是将整个工作重心放在表面的规范与标准上，整个稽核过程过于简单化。同时，高校的外部监督力度不够，高校没能充分利用财务、审计、纪检、监察等外部单位的联合检查，对外部监督发现的问题也没有及时地纠正和整改。

1.5 财务内控信息化有待增强

当前，随着信息科技日新月异的发展，电子支付、电子票据已趋向普及并将成为主流，将逐步取代原有的支付方式和传统的纸质票据。高校的经济活动呈现多样化发展的趋势，这对高校的财务内部控制提出了新的要求。但很多高校因为对财务内部控制建设的不重视，很少能运用新的信息技术手段开展内控建设，往往采用传统的人工控制方式进行简单的财务内控，影响了财务内控的实施效果。部分学校财务系统相对独立，与其他系统的数据交互多采用线下方式。例如：学校人事系统与财务系统无法对接，学校职工工资信息由人事处编制工资起薪、停薪、变更、职级变动等工资相关变动表报财务处，再由财务处工作人员手工制作工资发放明细表。因人事系统与财务处系统不对接，无法用计算机直接进行匹配核对，人事系统和财务系统业务协同的缺乏，不仅会降低各部门的工作效率，还会对传输数据的准确性、完整性和实效性造成影响，更不利于权责分离。

2 基于全面质量管理视角的高校内控优化措施

2.1 增强高校财务内控意识

高校应促进工作人员更新理念，跟上形势，认识到财务管理的重要性，建立健全财务内部控制制度，防范财务风险，进而提高办学效率，提升人才培养质量。高校构建有效的财务控制体系要求管理层必须拥有相应的观念认知，内控机制要在高校发展中起作用需要全员的内控意识。高校财务内控建设首要的是管理层有强烈的内控意识，因而管理层观念的转变显得尤为重要。高校管理层必须高度重视高校财务内控管理工作，主动学习了解财务内控相关知识，提升财务内控管理工作的专业水平。同时，管理层也应当加强财务内控工作人员的队伍建设，重视财务和会计工作，选任综合能力强的专业财务管理人员，定期组织对其进行内控相关专业知识的培训，提升财务管理人员的专业技能和知识。同时，高校可邀请内控专家定期面向全体员工开展培训，以增强全体财会人员的财经纪律和财务内控意识，增强其工作责任心，要把内控意识和观念落实在具体工作环节中，不断加强财务管理的监督力度，对财务人员进行有效约束。

2.2 构建并完善财务内控体系

高校应该建立分工明确、责任清晰、齐抓共管的内部控制组织管理架构，从学校内部控制机制全面评估开始，根据“问题导向、分步实施、全面推进、共同治理” 的总方针，逐步开展财务内控建设，改进完善内控体系。根据管理部门的要求尽快研究制定适合自身事业发展的内控管理办法，积极成立内控领导小组，负责学校内部控制规范建设工作的组织、协调和推进，全方面、系统地梳理内控制度，将经济活动标准流程的修订更新作为常态化工作；重视内控风险评估，及时把控和识别风险；定期开展内控评价，根据评价结果改进完善；有机融合学校财务审计和纪检部门的管控职能和监督审计职能；借助社会中介机构的力量建立和完善学校内部控制体系。按照“统一规划、分步实施、逐步完善”的原则，构建贯穿财务经济活动全过程的有效防线，持续推动内部控制体系不断优化。

2.3 规范高校预算管理

学校应明确预算管理组织架构及职权，制定科学合理的预算管理办法，明确规定预算管理机构的职责，规范预算工作流程，确定预算收支范围。学校预算管理部门应加强对预算执行全过程的管理，从提高预算编制的准确性、合理性着手，强化预算执行监督，对预算执行情况存在的问题及时进行反馈，提高预算执行的有效性。同时，建议预算管理部门做好上下沟通，即向上与学校及时沟通校级预算总体情况，向下与各部门做好预算情况；定期通报各部门、各专项经费的使用情况，加强校级预算的有效执行；开展校院预算两级管理，指导学院相关预算管理工作；引入预算绩效评价机制，逐步完善预算绩效考核目标和指标的设定，扩大绩效目标的监控范围，尝试对学校部门整体支出绩效进行评价。

2.4 加强财务稽核监督力度

为了保障高校内控建设的有效开展，学校应该建立系统完善的财务监督机制。高校财务稽核应对经济活动全过程进行监督，通过实时监控、事后核查、线下抽查数据录入等方法对各项业务进行分析与告警，以达到揭示、监督、规范、控制操作风险的目的。高校应该加强财务稽核人员综合素质的培养；建立健全财务稽核内部监督制度，明确规定内部监督的程序和要求，明确相关部门及岗位在内部监督中的职责和权限；积极拓展在线稽核深化应用，以现代化信息技术支撑财务稽核工作，创新稽核手段，拓展稽核范围，提高稽核工作效率。高校财务内控建设的外部监督主体主要是高校的财务、审计和纪检等部门，高校应加强外部联合监督力度，通过对高校内控建设过程和成效开展定期或不定期的监督监察，及时发现存在的问题和缺陷。同时，针对检查发现的问题和缺陷提出有针对性的建议，将监督检查结果在校内平台公开，对检查和监督过程发现的问题严格落实整改。

2.5 完善高校信息化建设

为了加强内控系统链条各环节信息传递的有效性，高校要充分利用虚拟专用网络技术，建立大数据共享平台。大数据监控系统应着眼于实时监控、事后监督和风险预警工作的综合化、集中化、自动化。建议学校从全局角度对经济活动的信息化建设进行整体规划，将系统协同纳入规划范围中；增强各业务部门之间的沟通，共同确定数据交互和业务协同的系统需求；建立和发布完善统一的数据交互标准；同时构建安全的校内通信渠道，各系统管理员做好安全检查和数据备份，为系统间数据交互保驾护航；优化财务系统及其他相关业务系统，提高系统之间的互联互通、信息共享和业务协同。

3 结论

综上所述，高校财务内部控制建设涉及高校管理的各个方面，是一个相互联系、相互制约的动态系统。完善高校财务内控建设是一项长期工作，要求高校依据事业发展规划和财务工作内容、要求的不断变化进行补充和调整。完备的财务内部控制体系应从内部控制制度、管理人员优化配置两方面建设，运用预算管理、财务稽核、信息化建设等方法实现对高校财务的有效监控。高校应结合本校特色和实际发展需要，构建适合本校特点的财务内部控制体系并不断加以完善，提升管理工作水平。本文对高校财务内控建设中存在的几类常见问题进行了概述，并结合全面质量管理理论的特点提出了相应的改善建议和措施如提高高校内控意识、全员参与内控，对经济活动全方位采取财务稽核监督和外部监管，对经济活动全过程运用预算管理、信息化等方法进行监管，以期为相关高校财务内控建设提供一些有价值的参考借鉴，使高校的经济活动在规范的流程中健康运转。