二级预算管理背景下高校文印改革发展路径探讨

刘丽凤

（福建水利电力职业技术学院 福建 永安 366000）

一、研究背景

政府会计重大改革，明确提出建立预算绩效评价体系，有利于提高预算管理水平，也是提高政府决策水平、转变政府治理模式和建立高效廉洁政府的客观需要。学院遵循统一的改革安排，对部门预算绩效管理理念有了必要的认识，并取得了广泛的改革共识，坚持责、权、利相统一的原则，合理配置财力资源，扩大各系经费使用权，调动各系部办学积极性和职能部门效能管理，鼓励各系部及职能部门增收节支、奖勤罚懒和增强活力，增强管理责任感，实行二级预算管理，省财政厅下发的预算为一级预算，学院下发到各系部的预算为二级预算，学院实行院长负责制，全面管理预算资金收支，学院计划财务处在院长的授权范围内，对全院的预算进行具体的管理和核算。效能考核部门制定了相关绩效管理实施办法。

文印服务辅助教学行政工作，党政办文印室的文印管理应积极响应实行二级经费预算管理，将文印费用细化到二级经费的开支范围，提高投入产出比及工作效率。

时代快进，科技日新月异，生态环境建设和绿色发展已成为主旋律，现代生活服务绿色化、数字化、智能化是必然趋势，学院应在文印管理方面进行创新改革，合理分配资源，精准预算。探索文印发展改革的途径，实现文印信息化、自助服务，助推智慧校园建设，最终达到教育信息化及财政资金的最大效用。

根据《教育信息化“十三五”规划》和十九大精神，从广大师生的切身利益出发，提供信息化教学需要的基础条件和育人环境，建设有丰富的数字教育资源、开放的智能化学习的条件，培养全院师生良好的学习生活习惯，营造学院浓厚的人文气息。

综上所述，面对行业当前的发展形势以及教育信息化的要求，审时度势、找准定位、创新思变，探索文印信息化发展模式意义重大。

二、存在问题分析

（一）高校预算有限，公共资源紧缺

1.学院校园占地面积广，部门众多且办公场所分散，目前有五系一部和二十几个职能部门，但只有一个文印室，难以满足需求。由于部门经费预算有限，院系和职能部门实行二级管理、各自结算，出现为满足基础需要及办公方便而没有系统化考虑的随意购买简易文印设备，采购缺乏专业的筹划和预算管理，造成效用不大的设备堆积和耗材浪费，资产管理和处置上劳心劳力。

2.人工智能、大数据时代，信息技术日新月异，机器设备升级换代迅猛，打印设备购买年限长，难以满足高效办公要求；过旧设备的耗材成本偏高，环保指标偏低。

（二）缺少健康的文印环境，成本难以控制

1.例如设备频繁停机、维修，造成员工四处寻找可用设备，不稳定的文印输出质量以及复杂的设备操作，使得文印输出效果无法与质量相匹配，降低工作效率和广大师生的满意度。

2.文印设备运行成本有“耗材”、“维护”、“维修”组成，成本统计不清晰。IT及行政等部门不得不投入大量的人力物力以维持硬件的正常工作及检修升级等相关服务工作；为了应对随时可能发生的状况，大量费用发生在耗材及备件的储存管理上。

3.耗材等采购方面，要同时面对假冒和低价的挑战，对文印环境的预期不足造成不必要的费用支出使预算不精准，市场供应方众多，评估和选择难度大。

（三）制度老旧，信息安全担忧，信息化应用素质差异

1.制度建设不健全、不规范。学院建设新校区，生源增长趋势较快，老旧的制度不适应新的发展要求。目前师生无限制、无门槛的要求完成文印作业，没有制度制约，文印管理员无正当理由不敢拒绝，或者碍于同事情面等缘由，不好拒绝，只能按实际工作量做好台账，年底统一结算，造成资源浪费现象凸出。

2.学院专业文印设备、计算机等公用资源集中，师生众多且有的缺乏自有资源保密意识，导致信息安全问题严峻，令人担忧。

3.学院师生因不经常使用打印设备，实际操控设备生疏，甚至不会使用，无法自行完成需要的打印、复印、扫描服务；其次掌握计算机应用知识水平良莠不齐，各类相关办公软件应用能力参差不齐，在教育信息化各方面的适应性差，基础的文件排版都是头疼的问题。

三、改进建设性意见

通过前期的调查和分析工作，了解学院的具体文印环境，在充分调动学院IT资源的基础上，对成本上做了更具体更深入的研究，得出学院在成本和预算管理、文印流程控制、文印安全性以及设备前瞻性等诸多方面得到提升的一些方法。

（一）强化预算管理意识，考核预算执行结果。

学院资金有限，师生应强化预算管理意识，做好预算编制，实现广大师生切身利益最大化。学院统一口径，文印室合理收取文印费用，为学院创收；财务部门采用云财务系统，实行文印结算月提醒功能，以OA下发各部门，细化考核，最终严格二级预算，提高教职工节约的意识和行为，确保预算支出效率。

运用统筹思维，从顶层设计，改变传统的文印管理模式。由资产管理部门统一采购，文印室配备专业的设备和人员，大型、特殊用途、生产批量作业的设备集中统一管理，其他重要部门根据需要购置，节约预算。文印耗材根据各部门需求实际申报，编制预算，对此集中采购，统一管理，后期根据需求进行分配，严格把关，登记出入库，实行严格监督制度，保证用纸用途，不得随意领取用于其他用途，严格控制成本。

专业设备打印速度快、质量好、负荷高，耗材使用情况有提醒功能；学院部门文件可以在OA智能办公软件上传挂网，纸质文件印制份数减少等，都能大大降低库存成本。

另外，最早计划淘汰旧设备、产品，考虑到管理上的要求以及设备优化使用，先保留了一部分设备，合理选址布局，供师生零散复印使用，分散机器的使用频率，解决集中超负荷运转等问题。

（二）文印自助服务、信息化，校园智能化、绿色化

学院文印发展的创新途径主要有以下几个方面：首先是制度创新，根据发展形势制定新制度，做事规范化。

其次是自助服务。学院根据师生学习生活习惯及需求，科学选址，配置一体化速印机，配备专人管理，将文印设备与一卡通系统对接，师生可以在任何有网络的地方随时递交打印任务，刷卡或微信支付等快捷方式结算后才打印输出，易于管理、实用性强，提供更安全的自助服务，合理布局，就近获取打印材料。

广大师生通过自助文印，简单快捷，节约时间成本，自行排版打印复印保证信息安全。通过设备与后台的信息交互，可获取对设备使用、部门费用和学生打印消费情况等数据，满足分析和统计的需求，针对部分不需要纸质输出的，运用云服务，可以另存为电子文档上传存储或者下载，降低成本、节约资源的同时提高工作效率和师生满意度。

三是文印信息化，体现在流程信息化：充分利用现有的OA智能办公系统，完成文印服务的申请、审批、查询、统计等功能，实现文印信息化，教职工不要培训即可使用。

通过网络协同工作，不再受时间、地点的限制，教职工、部门或分管领导、文印管理员可以随时随地上传、审批文档，减少送稿环节和审批时间，同时在计算机或手机上随时查询流程进度，印刷完成后直接取件，减少等待时间。文印管理信息化流程：1.新建工作流：申请人根据实际需要填写OA底单，如主题、份数、用途、紧急情况等信息，然后上传相关附件，便于部门领导和文印管理员在用最短的时间查阅和完成印刷作业，提高工作效率。2.部门、分管领导审批：各领导根据权限审核申请人的申请。3.及时印刷、实时反馈：文印管理员依据有关规定，对审核通过的文件按紧急程度有条不紊的完成不同程序的作业，并及时把作业结果反馈到流程上，广大教职工可以登录OA随时了解流程执行状态。

以上规范化流程针对重要的公文、特殊材料、科研申报材料等文件，若常规的教学材料可以通过电子邮件流转，并抄送部门或分管领导告知文印情况，这样节约时间。

再者工作方式智能化，比如公文排版，根据系统分析和设计，运用合适的排版软件，减少重复性工作；身份认证、电子签章、电子签名等电子化，方便上传查阅，减少纸质打印输出。

四是无纸化办公，从根本上节约成本。现在是信息化时代，除了使用信息化流程审批打印，最终还是要尽量实行无纸化办公，例如，计划财务处使用云财务报销智能系统，不用纸质报批，包括立项、合同审批、支付审批、会议审批等，充分利用网络平台，每个人专门设置一个签名字帖，审批完形成存档材料后再通过网络平台存档，减少纸张费用，也可以更好的形成电子档案，更不容易丢失材料，随时可以查阅资料，也保证消防安全。通过无纸化办公，不仅降低纸质等库存成本，又可以减少人工成本，还可以提高工作效率，还可以避免人工签字的找不到领导的工作现象，随时随地可以审批，让“数据多跑路，广大职工少走路”，节约时间成本。

信息化促进办公无纸化，协同创新，节约资源、节省预算资金，符合十九大提出的生态文明建设理念，推进绿色发展、循环发展、低碳发展，建设绿色智慧校园。

（三）人才是第一资源，提高师生的信息化应用能力，培养师生对信息技术和信息应用的兴趣和意识，提高获取和应用信息的能力，提高数字素养，提高师生的综合素质，促使教育信息化，教职工的幸福感和存在感也越来越强烈。

学院可以搭建终身学习教育平台和培训体系，教职工应积极沟通学习，参加技能培训，营造共创共享的智慧教育新生态。

四、结束语

5G元年，人工智能、云计算、大数据时代，办公也趋向现代化、智能化、信息化，学院师生、广大教职工应主动适应信息化、人工智能等新技术变革，不忘初心，创新发展，提升信息技术应用能力，未来发展方向就是加速高校信息化发展，实现教育信息化，那么从细微处入手，文印室作为全院的文印服务的窗口，服务信息化，顺应绿色化、数字化、智能化发展，将为全校师生的健康营造了安全、绿色的校园环境，理念具有创新性，具有重大意义。