浅析办公室文秘工作质量和水平的优化策略

赵红燕

摘 要：文秘作为办公室工作人员，负责接收整理各类文件，协调各部门运转。从整体而言，文秘工作水平的高低会直接影响到整个办公室的效率。在信息大爆炸的今天，文秘工作量日益增大，为此，必须提高文秘工作的质量和水平，这也是保证单位发展效率的基础条件。基于此，本文针对该问题进行了简单讨论，以期为单位发展做出贡献。

关键词：办公室文秘;工作质量;优化策略

一般来说，一个单位的实际行政部门以及管理中心，都是办公室。如此一来，其最终承载的任务量将是最为繁杂、多样化的。不论是向下级部门及时地传达上级领导下达的任务和下发的要求，还是向上级部门实时反馈单位各个部门的具体工作状况，都需要办公室的协同作业。诚然，这最终的任务必然是落到文秘工作者身上。相关的文秘工作，不仅任务量非常大，而且，还有很多细节之处需要关注，不能有一丝一毫的失误。总而言之，就一个单位本身而言，其办公室文秘工作的重要性，不言而喻。文秘工作的最终完成质量及其专业性的操作水平，都将会影响到单位内部各项管理工作的具体推进与落实。因此，提升办公室文秘工作的质量尤为关键。

1 办公室文秘工作的职责

办公室文秘是领导的直接助手，其重要性不言而喻。文秘工作水平的高低，直接影响领导工作的质量和效率，甚至影响领导在群众中的声誉。建设好文秘队伍，并不断提高其素质，是办公室一项不可或缺又容易被忽视的工作。一般情况下，办公室要配合组织部门做好文秘的选配工作;要研究制定科学的管理制度，诸如工作评价体系、约束和激励机制;要及时了解文秘的工作、思想和生活情况，为他们创造良好工作环境和条件，指导或协助他们解决工作或生活中的难题;等等。而这一切的前提，是充分认识文秘工作的性质和特点。具体地讲，办公室文秘的职责，可归纳为五个方面。

一是安排活动，即根据领导机关的统一计划和领导本人的意愿，具体协调安排领导的各项活动;二是文书处理，即文件的收发、登记、筛选、呈送阅批，根据领导阅批意见，将文件及时处理、送办，了解和督促批件的办理情况，按规定进行文件清退或立卷归档;三是为起草文稿服务，即根据领导授意，做好草拟文稿的组织协调、情况资料准备，甚至直接参与起草及印制等各项服务工作;四是处理来信，接待来访;五是完成领导交办的其他工作。这些内容突出地体现了办公室文秘工作的基本特点，即服务性。

2 办公室文秘工作常见问题分析

1）办公室事务十分复杂。办公室的日常工作涉及文件处理、组织会议会务、行政事务管理等多方面的工作，办公室工作人员每天都要处理这些琐碎和杂项的问题，往往不能保证信息的及时传送，这大大影响了文秘工作人员对领导的辅助作用。

2）办公室文秘人员少，工作负担重，工作质量低。目前很多单位文秘人员很少，大多数单位只配备一位文秘人员，工作强度大，加班熬夜，不能休息，这一切都直接影响到工作的正常开展。

3）文秘工作人员的整体素质偏低。目前，许多办公室的文员不是秘书专业人員，也没有进行过系统的秘书专业知识培训，这就很难满足文秘工作的要求，更不用说满足新形势的要求了。加上文秘人员培训的机会少，秘书相关知识的更新也相对缓慢，这些都直接影响到文秘人员自身素质的提高。

4）信息研究工作进展缓慢，难以发挥咨询作用。许多文秘工作人员不重视信息调研工作，没有意识到调查研究的重要性，没有利用足够的时间参与信息调研，再加上本身不擅长秘书工作，使得信息收集工作不能满足新形势下工作的要求，当然也不能为领导干部的准确决策提供相关的参考依据。

3 办公室文秘工作质量和水平的优化策略

1）建立完善的奖惩制度。就办公室工作而言，做到赏罚分明能够在很大程度上激发办公室工作人员的积极主动性，特别是文秘工作人员。这是由于完善的奖励制度可以培养员工的竞争意识，促进文秘人员对工作的追求更高，进而有效提高自己的工作能力与工作效率。惩罚制度具有警告的作用，可以促进工作人员的自我完善。完善的奖惩制度应当根据工作人员办公的效率、效能来对其进行评估。在制定奖罚制度时，应当尽可能地保证制度的合理性、科学性，制定完成后应当对其进行重复的测评。

2）充分激发文秘的创新意识。创新是一个国家、一个企业兴旺发达的重要动力。很多人认为办公室文秘工作的灵活性很低，只要按部就班完成工作即可。但是，实际上文秘工作也需要在行为上、思想上对其进行创新。就办公室文秘来说，为了淘汰低效率的办公模式与方法，必须对其进行创新，寻找出先进、高效的办公方法与模式，进而有效提高整个办公室工作的效率与质量。要想激发办公室文秘的创新意识，主要的措施有：（1）积极鼓励文秘工作人员在办公行为、意识进行大胆的创新，做好上下级之间的沟通，形成良好的创新环境;（2）领导者应当充分发挥自己的带头作用，具有前瞻意识，想方设法地在办公室工作中融入创新理念，以便启发文秘工作人员。

3）加强技能培训。一般情况下，文秘工作难度有高有低，因此对文秘人员的专业水平有着很高的要求。单位应当合理提供部分资金来加强文秘工作人员的专业培训。随着科学技术、知识理念的不断更新，身为文秘工作人员，也应当对自己的思想、专业技能进行及时的更新，为提高办公的效率与质量提供有力的保障。

4）加强理论知识的学习。实践是需要理论来指导的，所以，文秘人员加强理论知识的学习是必要的，要求文秘人员应当积极学习政府新出台的各种法律法规，了解国家动向，把握整体价值观，这一点对事业单位、政府部门中的文秘工作人员来说更加重要。要求文秘人员应当学习所在单位的各项政策，特别是文化相关的政策，以单位的精神理念、核心价值观为向导，充分发扬集体精神。

5）合理规划文秘工作人员的数量。文秘工作种类繁多，工作量非常大，倘若文秘人员比较少，可能很难完成规定的任务;倘若人员较多，可能会发生推脱现象，进而使得办公效率低下，也不能充分发挥人才应有的作用，造成了人力资源极大浪费。因此，应当合理评估办公室工作，以便对文秘数量进行合理的规划，将文秘数量维持在较合理的水平。

6）优化工作效率。我们都知道，办公室的文秘人员非常辛苦，其实际的工作范围极其广泛，每天都要处理很多门类繁杂的任务。上到单位各部门的决策下达，下到每一项日常性琐事的落实，都缺不了文秘工作人员的亲力亲为。所以，有效地提升办公室文秘工作的操作效率，尤为必要。首先，在实际的文秘工作落实过程中，要充分考虑到待处理事件的整体性特征，继而注重选择最为合适的操作方法，以求能够实现“事倍功半”的效果。其次，注意工作的计划性。办公室的文秘人员要养成超前意识，继而落实到具体的工作中去。在开展每一天的工作之前，要将一天的任务量一一罗列好，按照工作性质、轻重缓急等相关特点，来完成分类。将需要先完成好的任务，提前准备好相关事宜，方能行之有效地提高最终的办事效率。当然了，办公室每天都有新的工作任务，亟待完成。因此，要将这些任务有机地插入到事先制定好的工作计划表中。要让办公室的文秘工作具有极佳的弹性特点，避免过于死板地依计划表进行。

4 结束语

综上所述，办公室在单位内部管理中起着非常重要的作用，作为领导与职工之间的关系纽带，不仅要协调整个单位的运作，而且还要上传下达，做好信息服务，协助单位进行指导和管理等工作。文秘作为办公室的重要组成部分，直接影响到办公室工作的效果，关系到单位的正常运作和健康发展。因此，必须做好办公室文秘工作，采取有效措施，进一步提高文秘工作者的工作能力及业务素养。

参考文献

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