推行“互联网+办公”提升企业运行效能

杜志明

摘 要：本文针对互联网技术在企业办公中的应用进行研究，以企业办公信息化发展为目标，提出“互联网+办公”的理念和措施，以便提高企业运行效能，在高效办公的情况下，促进企业健康发展。

关键词：互联网+;办公;运行效能

随着移动设备的普及和各类应用软件的推出，使得互联网逐渐从桌面PC转向手机和其他移动设施，加快了互联网技术和企业办公的融合，为企业办公提供新思路。“互联网+办公”满足随时随地办公要求，提高了办公信息化程度，为人们生活工作带来极大便利，加大对“互联网+办公”的研究有着一定现实意义。

1 移动办公应用

互联网技术逐渐发展成熟，发展出多种移动业务，包括移动交互社区、移动下载、移动视频等，移动办公只是多种应用业务中的一种。在大数据时代下，智能技术不断改进，互联网办公系统的功能更加多样化，用户需求和移动办公软件的结合，促进了“互联网+办公”模式的发展，为移动办公提供了条件，为企事业单位创造一个良好的办公环境。一方面，从互联网办公需要来看，为了实现企业办公效率的提高，目前各企事业单位都建立了办公数字化系统，可完成日常办公和信息传输等，电子化办公极大程度加强了企业运行效能。但传统的局域网相较于企业办公要求还存在一定差距，受到有线连接和空间限制，不能满足办公人员不定期外出的要求，在传统OA系统中，一些紧急公文无法及时处理，降低了整个工作质量。要想顺应现代办公发展趋势，确保各项事物处理的时效性，应在“互联网+办公”上作出努力，是互联网办公理念开始产生的背景条件。互联网办公是传统移动办公系统在无线技术上的拓展运用，可利用收集等移动设备，接入企事业单位的移动办公系统中，确保系统功能正常实现，摆脱有线连接和地理空间的限制，促使办公人员实时了解单位内部信息，将实时办公理念落到实处。

2 推行“互联网+办公”的措施

企业办公信息化是企业信息化建设的重要部分，应坚持顶层设计、统筹规划、分步实施的指导原则，加快建立和企业发展目标、经营特点相适应的信息化办公系统，具体措施如下。

2.1 互联网办公思路

从公司实际情况出发，我们提出两加快、两优先的移动办公信息化建设理念，两加快是指加快实现信息化和办公业务相融合，促进协同办公;两优化，是指整合现有应用系统，大力发展移动办公，突出互联网技术在企业移动办公中的应用优势。同时在构建互联网+办公平台时，还要注重市场管理、经营管理、设备管理、人力资源等部门的协同作业，根据部门工作实际需要完善构建信息化管理体系，实施深入融合，将移动办公业务需求纳入信息化体系中，逐渐形成具有企业特色的办公业务处理体系。

2.2 互联网办公的推行措施

2.2.1 提高“互联网+办公”重要性的认识

将“互联网+办公”落实到企业经营管理中，能实现办公移动化和协同化，是企业创新管理的重要途径，并能实现管理体系完善构建，是满足办公管理专业化的有效举措，也是企业高效运行的重要支撑[1]。总的来说，要想促进移动办公业务的有序开展，需要将“互联网+办公”理念贯彻在办公人员心中，加快企业办公信息化发展趋势。一是在管理层加强信息化建设，提高整体管理效率;二是将移动办公融入到企業经营管理各个环节，如在业务流动、人员安排、信息传递等方面，应充分利用互联网平台。在实现互联网技术和业务处理相结合后，使得传统办公转变成智能办公，规范管理流程和管理行为。提高对移动办公的认知，不仅体现在办公软件开发上，还要求及时转变办公模式及管理模式，以信息化手段取代传统手段，从根本上提高办公现代化水平，实现工作无纸化，减少在电话费、纸张上的办公费用，发挥移动办公在降本上的作用。

2.2.2 确定“互联网+办公”的实施方法

在实施互联网办公时，要针对企业不同部门和不同工作岗位设定统一标准、统一规划，坚持统一管理和统一建设的原则，从多角度推动企业办公信息化发展。在办公信息化平台上，可建立多个安全、开放的信息共享渠道，提高业务处理时效性，确保企业内部信息资源和人力资源的科学配置，提高企业经营效益。在技术路线选择方面，应注重兼容并包，在保证公司办公系统有效应用的同时，不断开发系统新功能。办公系统运行流程要结合业务处理要求的变化而进行调整，在长期开发和维护作业中，保证系统功能多样化发展。一方面应加大在开发、升级上的资金投入，另一方面要提高科技水平，将先进技术融入到移动办公平台中，为系统功能的实现加以保障。

2.2.3 加大对信息人才的培养

要想将“互联网+办公”和企业业务处理紧密结合在一起，应从信息人才培养角度出发，重视人才培养，建立一批高素质的信息化队伍。新时代背景下，各行业发展对信息化人才提出较高要求，要加强人才引进、提升等工作，培养企业自己的开发团队，为信息专业人才培养创造条件[2]。只有在保证人力资源有效安排的情况下，才能推动企业信息化办公发展进程，实现互联网办公在企业经营管理中的普及。另外，还要高度重视安全工作，对于互联网办公带来的安全风险，需要制定有效的防范控制体系，明确各办公人员的管理权限，从系统运行特点出发消除可能存在的安全隐患，以免发生泄密事件或数据丢失事件。在实施互联网办公的同时，应从管理和技术层面入手建立完整的安全防护体系，是突出企业移动办公优势的保障，同时有利于企业运行效能的提升。

3 “互联网+办公”的发展趋势

企业办公业务自动化的快速发展，相关软件和产品较多，已经融入到企业、政府等领域，应用深度和广度有所提升。从“互联网+办公”发展趋势来看，主要体现在以下两个方面：一是协同办公，具有节省成本、方便快捷、提升效率的优点。从企业经营管理要求出发，利用协同系统实现信息共享和资源上的协同。在协同管控系统中，可全面开展档案管理、公文管理、人事管理、会议管理等，随着相关软件的研发，为企业各项业务处理提供了信息化服务，可解决信息孤岛问题。确保企业管理层可实时把控企业运行情况，达到加强管控的目的;二是移动办公，即是办公人员能随时随地利用移动设备进行管理作业，提高了管理效能，并能做到快速反应。在移动办公模式下，规范工作流程，在收发文、公文处理、汇报、审批等工作业务中，通过移动办公可提高工作开展的规范性和自动化。同时还能方便事务处理，利用移动办公将碎片化时间整合起来，是提高企业办公效率和质量的重要途径。

4 结论

综上所述，在企业经营管理过程中，需要充分利用互联网技术，为企业办公信息化发展提供条件，是加强企业运行效能的重要条件。本文针对“互联网+办公”的应用和推广进行研究，形成有效的“互联网+办公”实施路径体系，将先进的办公思想融入企业经营管理全过程，培养一批高素质的办公人员队伍。

参考文献

[1]董书意，林佳.“互联网+”时代下协同办公平台的设计与实现[J].办公自动化，2019，24（23）：23-25+54.

[2]罗红年.推行“互联网+办公”提升企业运行效能[J].中国管理信息化，2019，22（17）：85-86.