档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用

何文仙

摘 要：电子信息技术为社会各行各业提供了诸多便捷服务，尤其在档案管理中的实际应用，不仅将大体量的纸质档案转化为占用空间小、利用价值高、信息检索高效的电子档案，同时，也提升了档案管理的工作效率，节省了大量的人力资源成本。因此，本文将围绕档案管理中电子信息化管理模式的建设要点，针对电子信息化管理模式在档案管理中的实际应用效果展开全面论述。

关键词：档案管理;电子信息化;建设;应用

以电子信息技术为载体的档案信息化管理系统，是当下乃至未来一段时期内档案管理的重要应用模式，这种管理模式对整合档案资源、及时获取高价值信息、实现档案资源共享具有划时代的现实意义。因此，档案管理人员应当进一步明确档案管理中电子信息化管理模式的建设要点，充分发挥电子信息技术优势，利用电子信息化管理平台，使档案管理模式逐步向规范化、标准化、智能化方向过渡。

1 电子信息技术在档案管理中的应用优势

1）档案检索高效便捷，档案信息真实准确。档案电子信息管理系统为档案需求群体提供了简单高效的检索服务，借助于管理系统，档案资源的需求群体可以在检索界面进行模糊查找以及精确查找，只要输入高频字或者关键字词，显示界面就会出现相关的档案资料信息，然后，档案需求者根据个人的主观需求，对档案资料进行筛选，快速获取所需的资源信息。这一检索流程只需要在管理系统界面完成，无需与档案管理人员进行口头交涉，大大缩短了档案查询、借阅时间，为各项工作的正常展开提供了强大的技术支撑。

2）优化档案管理流程，突显档案利用价值。电子信息化管理模式在档案管理中的应用，减少了大量人力资源的介入，无论对档案管理人员来说，还是档案使用者来说，只需要一个信息管理系统，就可以完成档案的立卷、分类、加密、借阅、审批、存储等工作流程，节省了大量的人力资源投入成本[1]。过去，档案的人为管理模式，极易产生管理漏洞或者发生信息录入错误的情况，给档案管理人员带来诸多困扰，而电子信息化管理模式恰恰规避了这种情况，信息系统的自动识别功能，强大的纠错功能，能够保证档案信息的准确性，进而提升了档案资源的利用率，档案的利用价值也逐步浮出水面。

3）存储能力惊人，安全系数较高。由于电子信息化管理模式有效利用了计算机技术、大数据技术、云计算技术等高尖端信息技术，因此，档案信息存储系统的空间容量巨大，可以同时存储文档、图片、音频、视频等多种类型的档案资源，节省了大量的纸质与实物存储空间。此外，档案信息管理系统自带加密功能，档案管理人员通过设置登录访问权限，保障了档案资源的安全性，规避了档案资源丢失或者泄漏的风险。

2 电子信息化管理模式在档案管理中的建设要点

1）应用系统开发，功能设置多样。档案管理电子信息化建设涵盖硬件与软件两个方面，其中，应用系统软件应具有多重功能，比如档案组卷、分卷、检索、借阅、维护，并且系统操作原理易于掌握，简单易懂，操作界面需要清晰直观，此外，应用系统软件必须具有良好的兼容性，以便于后期维护。应用系统的硬件设备主要包括计算机终端、工控机、服务器、交换机、光纤模块、UPS、路由器等，硬件配置应满足档案管理的基本需求，并时刻与档案管理的工作步调保持一致。

2）完善档案信息化管理机制，构建档案标准化管理格局。档案信息管理系统的运行需要管理机制的支撑，包括应用系统操作规范、电子档案的归档、整理、格式、存储以及安全利用等制度，以确保档案信息化管理工作能够有法可依、有章可循、有规可守。在制度执行过程中，编制人员应始终秉持与时俱进的工作态度，实时关注新技术、新方法，针对与当下档案信息管理系统不相匹配的制度，随时进行修订，确保制度的可行性与实用性，为档案管理中的电子信息化管理模式提供确凿的法律政策支持[2]。

3）设立数字档案馆，完善信息数据库。档案管理人员应将原有的纸质档案以及当下正在传递流通符合归档要求的纸质资料转化为电子文档，并及时录入档案信息管理系统当中，在录入过程中，做到“逐一核实校对，避免资源流失。”为了方便使用人获取档案资源，提高档案利用率，档案管理人员与应用系统的技术维护人员根据系统的应用功能，为使用人开通检索服务界面，使各项工作能够顺利展开。此外，档案管理人员应积极转变观念，树立高度的主人翁服务意识，依托于数字档案馆资源，设立数字化服务平台，结合先进的电子信息技术，为档案使用者提供个性化、专业化、高效化服务，提升档案使用者的满意率。

4）健全安保系统，确保信息安全。档案资源属于内部保密信息，一旦泄漏或被窃取，将给档案所属机构造成严重损失。因此，档案电子信息化管理的安保系统至关重要，在整个应用系统当中占据着主导位置。档案管理安保系统的主要防护手段包括内外网安全隔离、网络防火墙、档案资料加密、登录权限控制、网络密钥等。通过这些安保措施，能够有效防止网络病毒入侵以及黑客攻击，将威胁档案应用系统安全的因素消灭在萌芽状态，为内部档案管理创设一个安全、高效、稳定的运营环境。

3 电子信息化管理模式在档案管理中的实际应用

1）在档案检索查询中的应用。档案信息管理系统具有强大的检索查询功能以及目录编制、归档分类功能，档案使用者利用档案资源检索通道，能够快速获取所需档案资源。比如以中职学校的档案信息管理系统为例，如果任课教师需要查询2017年度的教学质量分析档案，教师只要登录档案信息管理系统，在检索界面输入“2017、教学质量”的关键词，显示界面上就会出现相关的档案资源信息，然后根據系统提示，快速调取档案信息，节省了大量的档案查询时间。此外，应用系统还具有清除重复档案以及无效档案信息，避免档案使用人混淆档案内容，制约工作进程。

2）在档案美化中的应用。在纸质档案转化为电子档案过程中，往往需要用到扫描仪等硬件设备，但是根据扫描仪性能以及分辨率的不同，扫描出的电子版档案页面质量也千差万别，如果电子档案页面不清晰，图片质量差，将直接影响档案的正常使用，使其失去利用价值。因此，档案管理人员可以应用电子信息技术、计算机技术对电子版档案进行美化，通常情况下，以photoshop软件作为美化工具，比如对图片、图像清晰度的调整、分辨率的微调、界面明暗色调的调整等，当完成美化工作后，再对档案资源进行分类归档处理[3]。通过这种方法，能够确保档案资源中文字资料、图片资料的可辨识度达到最优化。

3）在档案归档中的应用。电子信息化管理模式具有强大的档案分类与匹配功能，当档案管理人员录入卷宗名称时，数据库中的档案资源能够与卷宗名称逐一对应，成为该条档案卷宗下的子目录。比如以中职学校的档案信息管理系统为例，当在卷宗录入界面输入“学生学籍档案”的名称时，数据库当中的“新生录取花名册、学生登记表、学生学籍变化情况、流失生花名册、毕业生花名册”等信息就会与该卷宗相匹配，而不需要档案管理人员逐一进行录入和查找，不但提升了档案归档速度，同时，也保障了档案内容的真实准确性。

4 结束语

电子信息化管理模式在档案管理中的实际应用，是档案管理工作的未来发展趋势，在新时代、新形势下，档案管理在电子信息技术的促动下，完成了由手工录入、人工查询的被动式管理模式向资源整合、信息共享的主动式管理模式的转变过程，不仅加快了档案标准化、信息化、智能化管理的前行步伐，同时，档案资源的最大化利用价值也逐步突显。

参考文献

[1]陈倩.电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用解析[J].消费导刊，2019（35）：263.

[2]肖钦钦.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].才智，2019（27）：231.

[3]郑丹.电子档案管理与档案管理信息化建设[J].青春岁月，2019（17）：493.