分析档案管理的发展趋势

李爱华

摘 要：档案管理在众多行业领域中都属于关键性工作，而随着科学技术的进步，该项工作也发生了翻天覆地的变化。在传统的档案管理工作中，主要依靠人工去完成对档案信息的收集、整理、编目、存储等，而将信息化技术与档案管理相融，不仅让档案管理工作效率有所提高，更是明显降低了由人工管理带来的偏差，所以档案管理信息化一定会成为档案管理工作的未来发展趋势。鉴于此，文章将针对档案管理信息化这一发展趋势展开全面且深入的分析。

关键词：档案管理;信息化;发展趋势

随着科学技术的发展进步，我国各个行业领域工作都发生了巨大变化，其中档案管理也不例外。在过去传统的档案管理工作中，不仅工作效率不高，而且还存在大量档案信息遗失、残缺等情况，给相关企业单位及个人带来极大损失。而随着信息化技术的高速发展，档案管理信息化建设与发展为档案管理工作带来全新机遇，但纵观目前我国档案管理工作信息化推进的过程中，还存在一定的安全隐患而影响其推进实效，所以如何优化档案管理的信息化则成为了现阶段需要重点解决的问题。基于此，文章将主要针对档案管理的信息化发函趋势展开全面分析。

1 档案管理信息化概述

所谓档案管理信息化，指的是充分运用现代信息化技术对档案资料展开管理，比如用到互联网技术、计算机技术以及图形处理技术等等，确保档案资料能够得到更加科学合理的管理与配置，提高档案资源的开发、利用与共享效率[1]。由此可见，档案管理信息化是对档案管理工作的全新变革，传统的人工、纸质档案管理模式将递进到数字化、信息化的档案管理，更能提高档案管理人员的工作效率，为用户提供更好的服务，在如今信息技术高速发展的时代尤为重要。

2 档案管理信息化发展的重要意义

2.1 提高档案管理效率

科技水平的提高以及信息时代的来临，也让人们的生活、工作、教育发生了巨大变化，档案管理工作也需要顺应时代的改变去不断提高工作节奏与效率，而信息化的应用刚好能够服务这一趋势，不仅能够让档案管理工作节省下大量时间与资源，同时也能提高档案资源的开发利用价值。

2.2 为管理工作提供智能化服务

档案属于原始参考资料，能够为企事业单位甚至国家的今后发展提供决策参考，因为不管是企业或是国家，在对未来的发展计划进行决策时，一定会回顾历史教训与经验，避免同样的错误再次发生，通过趋利避害去制定更合理的决策。而在参考借鉴过程中，必须要用到以前的大量资料，这些档案资料在信息化管理手段加持下能够让参考工作变得更加有效率且智能化，大大节省了时间成本。

2.3 改善档案管理空间结构

档案管理信息化能够改变传统档案管理工作需要占用大量空间的情况，因为档案资源实现数字化转变，能够为馆藏档案结构节省出一定的占地空间[2]。众所周知，传统的纸质化档案文件一定要有足够的空间进行保管，而信息化的档案管理只需利用大容量存储载体便可将这些文件信息存储在计算机磁盘当中，比如硬盘存储系统等等，不但能够改善档案空间结构，也能够降低档案管理工作量以及提高档案管理工作效率，在保证档案管理安全性与规范性方面作用重大。

3 档案管理信息化建设的主要内容

3.1 应用系统建设

为了保证信息化管理所用软件系统与互联网、政务网的档案网站建设要求相符，还需要重视档案管理信息化软件系统的开发工作，确保最终应用系统拥有较好的通用性与兼容性，能够满足企业、机构组织、政府以及个人的档案利用需求。

3.2 基础设施建设

软硬件基础设施处于基础建设中的重点，作为档案资源开发与利用的技术支撑，一定要重视基础设施建设。其中档案信息网络建设能够实现档案信息的传输、交换与资源共享，可见做好基础设施建设的重要目的在于提供计算机使用率以及加速档案管理网络方面的建设。

3.3 信息资源建设

建立起综合性的档案目录数据库，其中应当涵盖馆藏案卷级目录和重要文件及其目录。此外，有必要建立起两类数据库，一种是档案全文数据库，另一种则是信息化建设中较为关键的多媒体数据库[3]。同时，对电子文件归档管理予以规范，实现传统纸质化档案的数字化处理，保证档案信息类型格式的丰富性，能够满足更多用户的个性化需求以及提高档案资源的利用效率。

3.4 安全体系建设

由于许多档案信息内容具有一定的保密性，一旦出现遗失或泄露将可能带来无法预估的恶劣后果，因此在档案管理信息化建设过程中还需要做好安全保障体系的建设。具体来讲，安全保障体系主要包含完善的安全管理机制、完善的安全保障体系框架以及较高的档案信息安全管理意识等等。

3.5 人才队伍建设

档案管理工作归根到底需要人员进行管理，所以人员的工作水平会直接影响到档案管理信息化的水准。由此可见，在档案管理信息化的建设推进中需要高度重视档案管理工作人员的关键性，重视人才队伍建设工作，加强对档案业务人员的技术培训，确保人才队伍对新技术、新设备能够熟练运用，并且要重视领导干部新观念的引导，才能够为档案信息化管理工作的推行奠定基礎。

3.6 标准规范建设

档案管理信息化的法治体系以及标准规范体系尤为重要，这一点对于档案资源的描述、存储、利用、管理等工作来讲能够形成明确的约束，保证数字化档案资料能够得到更为规范化的管理，从而保证档案管理信息化建设朝着标准化、规范化方向发展[4]。

4 档案管理信息化存在的不足与改进措施

4.1 存在的不足

1）信息化管理意识缺乏。档案管理信息化是对传统档案管理手段的变革，更是对传统档案管理服务理念的冲击。将现代信息化技术应用在档案管理工作当中，不仅能够提高档案部门的职能效率，还能为用户的档案资料查阅提供方面，更能更好的实现档案资源的共享，进而达到整体效率的提升。然而部分档案管理人员对信息化管理的优势缺乏有效认识，所以在推进信息化建设中并不积极，严重影响了档案管理能力以及降低了管理效率。

2）档案管理方法落后。目前我国档案管理体系还存在一定的不完善之处，所采取的管理手段与方法呈现出一定的落后性，并且档案管理人员的综合素养也相差甚远，部分人员并非专业背景出身，在档案管理工作中难以保证科学合理性，进而有可能导致档案管理信息化进度有所耽误[5]。比如过去传统的纸质化档案资源管理更多是采取手工收集与整理的方式，并未与现代信息化技术相融，造成档案管理方法落后且信息资源安全无法保障，不利于档案管理工作的可持续发展。

3）信息资源利用观念错误。对档案管理信息化发展形成影响的很重要一点是对档案信息资源利用的观念存在错误之处，过去传统的档案管理观念认为档案管理便是将各种档案进行分类且保管好，为后续查阅提供方便。为在信息化时代的档案管理最主要在于资源的开发、利用与共享，将传统的档案存放功能升级为对资源的利用与分享，充分发挥出档案管理工作的服务属性。然而部分档案管理人员对档案资源的利用观念仍然陈旧，只关注档案存放而不重视资源的合理利用，进而造成档案管理效率偏低。

4）信息化水平存在差异。由于各地区的经济水平与发展速度存在差异，也就导致各档案部门的管理信息化建设以及人员专业能力存在差异，具体表现到档案管理信息化水平便出现参差不齐的差距，导致档案管理效率受到影响。比如部分档案管理部门已经全面实现信息化管理，工作效率大大提高，而还有部分档案管理部门使用单机展开管理工作，两者之间无法真正实现资源共享，导致档案管理信息化的作用无法得到真正凸显。

4.2 改进措施

1）提高档案管理人员思想认识。唯有档案管理人员对档案管理信息化建设的重要性认识有所提高，才能够在工作中更加积极主动的投入其中，对档案管理的最终目标与标准要求有所掌握，从而强化自身对信息技术的应用，共同推进信息化建设进程。作为管理层，同样需要制定完善的管理制度且确保其落实到位，一切违反信息化建设制度的人员要给予相应的处罚，对工作表现优秀的人员给予以经济奖励[6]。此外，还要做好对档案管理信息化的宣传工作，提高社会对档案管理信息化的认识。

2）重视设备投入与统一。现阶段有部分单位仍然存在信息化设备与手段难以全面统一的问题，造成在实际的档案管理工作当中出现数据不兼容的情况，而且由于技术设备与信息化程度偏低，档案资源中蕴含的丰富信息与价值尚未得到充分挖掘与利用。为了改善这一问题，相关企事业单位应当加大资金投入力度，配备更加专业且统一的档案管理系统与设备，保证各个环节的档案管理工作都能够在设备支持下完成数字化转换以及自动化的目录编制、识别与检索等等，虽然这对于档案管理工作而言投入并不小，但是在推进档案管理信息化发展层面来看，有着重要现实意义。

3）確保档案管理网络安全。档案资料本身具有一定的特殊性与保密性，所以对档案的管理工作要重视其信息不得泄露与意识，而电子化档案的管理而保障安全，一定要重视网络的安全性。档案管理人员应当明确不同档案资料的重要级别，对其管理权限进行相应的设置，负责管理的信息化设备也需要定期进行安全升级，比如定期杀毒、备份、修复系统漏洞等等，阻止一切有可能发生的网络攻击行为。

4）建立复合型管理队伍。为了全面提升档案管理的信息化水平，不仅要有完善的档案信息化管理体系，还要有专业的档案管理人才队伍作为保障，才能够真正提高档案管理信息化建设的质量与速度。一方面，需要提升档案管理人员的思想意识。除了要对电子档案文件的特征以及上述所言的档案规范管理全面了解外，还要掌握必要的计算机网络安全防护知识，保证档案资料的完整性与安全性[7]。作为档案管理人员，同样需要在工作之余不断提高自己，积极参与信息化培训去更新知识储备，从而助力自身职业能力的提高;另一方面，档案管理人员的工作模式要尽快从传统向现代信息化转变，相关企事业单位也需要重视对档案管理人员的技能培训工作，重点针对计算机、信息工程、网络等方面，创造有利条件去不断提高档案管理人员的信息化意识与能力，才能最终在工作上体现出来，有助于复合型管理队伍的建立。

5 结束语

综上所述，为了顺应档案管理的未来发展趋势，一定要对传统的档案管理模式予以改变，充分结合信息化技术且采取合理有效的措施去推进档案管理信息化建设。在具体的档案管理信息化建设过程中，不仅要求企事业单位及工作人员提高档案管理信息化意识，同时还要更新档案管理设备以及完善档案管理工作制度规范，加强对档案管理人才的培养与引进，如此一来才能够真正实现档案管理的全面信息化，确保档案资源的合理开发利用，进一步推动我国档案管理事业的可持续发展。

参考文献

[1]罗晓华.信息化时代下档案管理的创新与发展探究[J].内江科技，2019（09）：11+84.

[2]王彩莲.分析档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].才智，2019（24）：217.

[3]夏璐.档案管理的发展趋势分析——档案管理的信息化[J].建材与装饰，2019（24）：207-208.

[4]翟鹏.档案信息化建设的现实需求和理论路径[J].现代信息科技，2019（14）：113-114+116.

[5]谭凤眉.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].现代经济信息，2019（14）：55+57.

[6]卢少华.事业单位档案管理信息化建设与发展探讨[J].湖北农机化，2019（13）：41.

[7]董晓荣.大数据时代档案管理信息化策略研究[J].山西档案，2019（03）：80-81.