基层事业单位电子档案与纸质档案配套管理的启示

刘凤娟

摘 要：随着互联网技术的高速发展，档案数字化管理已成为现代管理的一种趋势，在发挥其优势的同时，我们还要对其不足不断改进，特别是要同纸质档案一起进行科学管理，使其配套管理更有效地为我们基层事业单位的发展服务。

关键词：纸质文件;电子文档;归档管理;开发利用

在推进档案综合管理方面，我们在档案分类、整理、编目、检索等管理环节上，如何开发利用档案信息资源，作为基层事业单位在电子档案与纸质档案配套管理方面，我们作了较为深入地探索，获得一些有益的启示。

1 事先要明确档案管理体制和程序

作为公益型和生产型兼融的事业单位，我们在进行档案的归档、整理、保管与保护、利用与借阅、鉴定与销毁等管理工作当中，要依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广东省档案条例》《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等法律法规[1]，并结合工作实际，进一步规范档案管理工作，有效地提高档案管理水平。

那么，我们所说的“档案”，是指我们从事社会公益和水务生产的工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式的历史记录。

就档案管理体制而言，我们基层事业单位作为局直属事业单位，要对应局里的设置并与之加强工作联系。就综合档案的管理工作，我们应在局办公室的统筹、协调、组织、管理下，接受局档案室的档案业务指导，积极参加其组织的培训，并结合本单位实际制订档案工作发展规划等。

我们的档案员如何严格按照档案室各业务环节的管理程序开展工作呢？大致承担以下职责：一是贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本局档案工作规章制度，并向上级档案部门备案。二是负责局综合档案的接收、整理、编目、保管和提供利用等管理。三是负责档案整理工作，根据档案分类归档范围和保管期限，做好档案鉴定，对有存毁疑义的档案作出合理判定。四是熟悉室藏档案的内容与结构组成，及时发现和妥善解决保护工作中出现的技术问题。

2 有序做好纸质文件和电子文档的归档

当档案的形成时，我们要将在本单位工作活动中形成的已办理完毕并具有查考、利用和保存价值的文件材料有序地归档;比如：党务管理、行政管理、业务管理、工程建设资料、信息化建设、财务管理、人事管理、科研成果、课题研究、行政执法、规划设计、设备采购、材料汇编、会议材料、出版的刊物及书籍、电子文档和声像等方面的文件材料。同时要将相对应的电子文档一一整理归档，力求通过涵盖传统纸质的文件材料和各类办公自动化平台的电子文档，来反映本单位职能活动和基本历史面貌的文件材料。那么，纸质文件按以下要求归档：1）归档的文件材料要完整、系统、准确;2）归档的文件材料必须是原件，确保其真实性;3）归档的文件材料原则上一式一份。正式发文（纸质）应有发文处理表、正文、附件;来文办件（纸质）应有办文处理表、正文、附件;各类业务材料按业务性质将正文及领导批示一并归档;各类业务简报、期刊需将正式刊物及其电子版一并归档;4）纸质文件归档时如有电子版，使用档案级蓝光光盘、移动硬盘等离线方式报送。

3 对纸质档案和电子档案实行科学分类

如何做好纸质文件和电子文档的管理呢？实践告诉我们，关键是要依据归档对象内容对档案进行分类管理。其具体类别及管理要求包括：1）文书档案（包括党务管理、行政管理、业务管理所形成的文件材料）归档要求如下：（1）需归档的文件应齐全完整，保持文件之间的联系，同一问题的正件与附件不能分开。（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）应独立成件整理，应尽量排列在一起，并在备注栏互做参照。（3）采用统一的档案盒和装具材料，按规范化要求组件、分类、排列、编号、装订、编页、装盒等。2）设备档案。本单位购买并进行了固定资产登记的机器、设备、仪器等，及在其购置、验收、调试、运行、报废等全部活动过程中形成的、具有保存利用价值材料，以及随机材料均属设备档案，均需列入档案管理。3）会计档案。会计凭证、会计账簿、财务报告和其他财务资料，由本单位根据财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》（第79号令）归档管理。4）声像档案。本单位在工作中产生的、具有历史保存意义的照片、录音、录像等声像资料，由各部门整理后，移交档案室归档。

4 对文件材料和电子文档有明确的规定

在档案管理中，我们注重在文件材料归档整理的同时，还要加快建设水务数字档案室工作，提高本系统档案管理数字化、信息化、现代化水平，提高档案管理安全性和工作效率，为本单位提供便捷高效的档案利用与借阅服务。

在实践中，我们对文件材料归档范围和移交要求都有明确的规定。比如，传统纸质文件材料：1）发文：除在本单位OA系统以外的所有发文，每份发文归档要求包含正式文件、附件、发文审批表及相关其他材料。2）收文：除在本单位OA系统以外的所有来文办件，每份收文归档要求包含正文、办文审批表及其他相关材料。3）业务类：各部门根据自身职能办理各类业务产生的纸质文件材料，如各部门有使用除OA系统办公平台办理的业务，办结后打印成纸质文件归档。一是工程建设类：工程在项目建议书、可行性研究、项目设计、施工实施、试运行、竣工验收等各建设阶段過程中形成的，有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件材料。

对于电子类档案管理，我们有如下体会：一是除OA系统外的其他平台办理的各类文件和审批业务，应在办结归档后打印成纸质文件留存归档，每份文件归档一般应包含正式文件、呈批处理单及相关材料。二是各部门在开展工作中形成的照片、录音、视频等各类音像档案。对电子类档案移交我们作了如下要求：1）归档的照片类文件格式要求为JGP、PNG以及GIF三种。以系列活动为主题，每个主题单独文件夹保存，文件夹命名“时间+活动主题+照片总数”，文件夹内照片需要著录照片号、主要人物、地点、摄影者。声像档案中的照片移交归档时，须精选有代表性的照片，普通政务活动归档的照片数量在20张以内，重大政务活动归档的照片数量不少于20张，不超过50张。2）音频类文件格式要求为MP3及WMA两种。以系列活动为主题，每个主题单独文件夹保存，文件夹命名“时间+活动主题+音频总数”，文件夹内每段音频需要著录音频编号、音频对象、简单内容。3）视频类文件格式要求为MP4、WMV以及AVI三种。以系列活动为主题，每个主题单独文件夹保存，文件夹命名“时间+活动主题+视频总数”，文件夹内每段音频需要著录视频编号、主要人物、简单内容、地点。

5 结束语

数字档案是电子信息技术在各领域中得以广泛应用的产物。档案数字化管理是档案管理和计算机软件技术相结合共同实现的，就是把传统的以各类原始档案资料（如纸质文件、实物等），通过压缩、扫描、转化等手段转换为图片文件、声音文件与录像文件等，再通过存储管理技术把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里，发布到本事业单位内部网，便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索所需要的档案资料，实现了数字化档案管理的新兴管理技术。可以说，随着互联网技术的高速发展，档案数字化管理已成为现代管理的一种趋势，在发挥其优势的同时，我们还要对其不足不断改进，特别是要同纸质档案一起进行科学管理，使其配套管理更有效地为我们基层事业单位的发展服务。